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Checklist de planejamento de eventos – saiba o que é e como fazer a sua

Por que e como fazer check list para eventos?

As checklists ou “listas de checagem” consistem de uma relação de cada uma das tarefas a serem realizadas, com os respectivos prazos envolvidos, deixando claro quem é o responsável pelo cumprimento de cada uma delas. São muito úteis para cada etapa de um evento: pré, durante e pós. Ainda que exista mais de um modelo de check list para eventos; lembre-se que cada evento é único e é importante conferir se você relacionou tudo que é necessário para o sucesso do seu evento.

Para criar cada checklist, o ideal é ter bem distribuídos os comitês, que responderão por várias atividades, conforme a divisão que estruturemos. Cada uma dessas “listas de checagem” será encabeçada por um coordenador de área.

De um modo geral, é possível criar uma checklist para eventos para cada um dos comitês, que podem ser divididos em áreas de responsabilidade como:

  • Executivo: supervisão geral do evento
  • Conteúdo: coordenação de tudo ligado ao programa, horários e convidados
  • Imprensa e divulgação: gerenciamento da agenda para imprensa, entrevistas e espaços dedicados aos jornalistas durante o evento
  • Ambientação: operação e logística do evento envolvendo uso do espaço, como salas, auditórios e áreas de exposições ou atrações; bem como a segurança de todo o público presente
  • Comercialização: relacionamento com patrocinadores, anunciantes e parceiros do evento
  • Atividades sociais: caso existam, seleção, reserva e coordenação dessas atividades (shows, brindes e presentes, discursos, etc)
  • Tesouraria: administração de pagamentos (contas a pagar e contas a receber), conta bancária, caixa do evento e etc

Aqui você poderá ver exemplos de check list para eventos e fazer seu download, adaptando-os para uso em cada um de seus eventos.

À medida que for concluindo cada tarefa, poderá marcar e ticar os itens, sem deixar que nenhum deles fuja ao objetivo do seu evento.

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