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Checklist minuto a minuto para programas de conferências – evento corporativo

Modelo de checklist eventos corporativos – especial para Conferências Minuto a Minuto

Sabemos que montar um programa de conferências não é nada trivial, na verdade, até para quem está há muito tempo na área, este é um tipo de evento muito desafiador e que exige total comprometimento e organização. 

É preciso que todos estejam em total sincronia para que problemas sejam evitados e, caso aconteçam, que os efeitos negativos para o público e para o evento sejam minimizados. 

Já mostramos por aqui como organizar uma conferência de sucesso, inclusive, disponibilizamos um material muito bacana e completo para você. 

Porém, neste material, você encontrará um checklist que será muito útil nos dias em que antecedem a sua conferência, assim como no próprio dia do evento.

Vamos partir da premissa que, após meses de trabalho árduo, você já tenha definido os temas das palestras, os palestrantes, escolhido o local, o sistema de credenciamento, contratado a equipe de apoio, realizado todas as ações de marketing e fechado diversos serviços como buffet, tradução simultânea, foto, filmagem etc. 

O grande desafio aqui, assim como em uma grande orquestra, é fazer com que cada pessoa cumpra o seu papel no momento certo para que nada saia do ritmo. Portanto, neste material que a Eventbrite preparou para você, será possível encontrar ações importantíssimas que te ajudarão a colocar todos estes itens em sincronia e, assim, evitar possíveis “surpresas” durante o evento que poderiam ser evitadas com uma simples ligação ou rápidas reuniões de alinhamento. 

Este checklist está dividido em ações durante os seguintes períodos:

  • 2 semanas antes do evento;
  • 1 semana antes do evento;
  • 3 dias antes do evento;
  • 1 dia antes do evento;
  • Dia do evento.

Embora esta dica não esteja no checklist, é sempre bom lembrar: No final sempre dá certo, portanto, não adianta entrar em desespero!

Caso haja qualquer imprevisto, respire fundo, pense em alternativas inteligentes e lembre-se de que você não está sozinho. Tente dormir bem na noite anterior (sabemos, parece impossível!) e, embora você precise estar bem vestido no grande dia, evite roupas e sapatos desconfortáveis, pois, embora dificilmente você saia do espaço do evento, acredite em nós: você correrá meia maratona 🙂 

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