Programa do evento: passos, prazos e como criar o seu

O programa evento é a razão de ser e o motivo principal pelo qual os interessados irão participar, além do reencontro com seus colegas. Na sua agenda/programa  do evento, devem ser destacadas duas ideias principais:

  •  O conteúdo: Que inclui os aspectos técnicos e a forma com a qual irá se desenvolver a reunião (que tipos de eventos utilizar, quantidade de palestrantes por atividade, intercalar debates e conferências, etc.)
  • Os temas: Tratando de incluir tudo que seja necessário para abordar cada temática e que sejam selecionados por pessoas capacitadas, que tenham experiência e conhecimento sobre os assuntos que serão oferecidos ao público potencial.

Como programar um evento?

Existem diferentes etapas na construção de uma agenda de atividades, que vão desde seu planejamento até o final do evento.

Dependendo da temática do evento e de seu público, no dia do evento, em geral, no momento do registro dos participantes, entrega-se em mãos o programa final, em formato impresso ou em outros formatos de suporte.

Como ocorre em um diário ou em uma revista, se vamos mandar imprimir o programa previamente, temos de prever e separar algum tempo para que o mesmo seja diagramado, editado e impresso, que será utilizado pelos profissionais envolvidos nessas tarefas.

O prazo para realização de cada um desses passos irá depender de quanto tempo falta para o dia do evento. Dependendo do alcance, esse tempo pode variar entre dois anos e três meses, por isso é muito importante estabelecer datas-limite no trabalho interno para realização de cada um desses passos.

Qual o modelo de programação de evento e os passos a seguir em um programa evento?

  • Criar uma lista de temas
  • Criar uma lista com possíveis palestrantes
  • Definição do, ou dos idiomas oficiais, no caso de uma audiência de distintos países
  • Escolha dos formatos das atividades que serão utilizados (cursos, oficinais, conferências, mesas redondas, etc.)
  • Definição da quantidade de salões e atividades paralelas que ocorrerão no evento
  • Dividir os temas por salões e confeccionar um primeiro cronograma estimado, com distribuição de salas e horários
  • Colocação dos nomes em cada uma das sessões, gerando o interesse da audiência, por sua atualidade, polêmica ou outro motivo
  • Caso exista, se estabelece uma data-limite para palestrantes e oradores voluntários, muitas vezes solicitando o envio de resumos a respeito de seus discursos ou apresentações
  • Estabelecimento de um regulamento com instruções a seguir para o envio de resumos, currículos e a forma de recebê-los
  • O comitê organizador começa a convidar de forma oral (em atividades anteriores, por contato telefônico ou e-mails pessoais) a potenciais participantes (para já colocá-los a par de todo o processo)
  • Envio dos convites por escrito a todos os participantes ativos do evento (convidados especiais, palestrantes, moderadores, etc)
  • Elaboração de planilha com o andamento das respostas
  • Criação de um pré-programa
  • Fechamento do Programa Final (para edição, envio e impressão, além do processamento no formato que será entregue aos participantes)

Que informações devem ser incluídas no programa do evento final?

  • Índice
  • Plano de localização
  • Informações gerais (da cidade e horários do evento)
  • Cronograma das atividades
  • Atividades sociais (onde e quando ocorrerão)
  • Outros serviços relacionados ao evento (conexão wi-fi, diário, cafeteria, etc.)
  • Nome dos integrantes do Comitê Organizador
  • Mensagem de Benvinda
  • Eventos anteriores
  • Parcerias e oferecimentos
  • Agenda: horários, nomes dos participantes e localização das sessões
  • Organização administrativa
  • Patrocinadores
  • Informação turística (caso haja público de outras cidades ou países)
  • Lista de palestrantes em ordem alfabética

Às vezes ocorrem eventos que duram muitos dias, com intensa participação de palestrantes em muitas atividades paralelas. Isso nos leva a um programa final muito extenso e, por conseguinte, complicado e pesado.

Se for possível por questões de orçamento, convém entregar no ato do registro, junto ao programa maior, uma versão menor e mais resumida, que pode se chamar Programa de Bolso, que pode ser uma folha A4 ou A3 dupla, dobrável, com informações básicas, porém necessárias para que os participantes possam acompanhar e se organizar durante o evento.

Fernanda Mizzin

Olá, seja bem-vindo(a)! Sou relações públicas e gerencio os conteúdos da Eventbrite Brasil. Aqui vocês encontrarão cases, dicas para todos os tipos de eventos, novidades sobre a empresa e o caminho para se tornarem especialistas em eventos!

© 2020 Eventbrite. All Rights Reserved.