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Como Organizar uma Conferência de Sucesso: 8 sacadas + 1 e-book

Como organizar uma conferência?

Para aqueles que estão envolvidos há algum tempo com a criação de eventos e, principalmente, de conferências, pode ser que essa pergunta já não faça mais sentido.

Mas, e como organizar uma conferência de sucesso?

Bom, já essa é a pergunta de quase todos. De iniciantes na arte de criar eventos a profissionais seniors do ramo de conferências e eventos. Afinal:

  • Quem não quer saber ou entender a fórmula dos eventos de sucesso?
  • E se você já faz uma conferência de sucesso – seus objetivos a cada edição não são sempre como crescer e melhorá-la?

Das ideias e observações, tiramos 5 regras e colocamos tudo num e-book ,
PDF rico em detalhes. Baixe-o através do formulário que se encontra aqui ao lado.

Para aguçar ainda mais a discussão de como organizar uma conferência de sucesso, nós nos debruçamos em cima do assunto para trazer a melhor seleção daquilo que lemos, ouvimos e já vimos como experiência aqui na Eventbrite.

Porém, antes vamos facilitar as coisas para quem está debutando na organização de conferências.

Talvez este post não seja para você….

  • Se apenas busca um roteiro de como escolher um local para sua conferência (bom, é a regra básica de todo mundo que começa na arte de criar e organizar eventos!), baixe o checklist com mais de 60 itens;
  • Se busca templates e ideias sobre planejamento, orçamento e venda de eventos, baixe o Kit Salva-Vidas 🙂

As 8 melhores sacadas sobre como organizar uma conferência de sucesso:

1.Levante a mão e peça ajuda

Considere buscar uma ajuda profissional, seja por meio de aconselhamento profissional (vale tanto sessões de coach ou mentoria, sabe? são super tendência dos empreendedores de sucesso!) ou contratação de uma agência especializada na organização de conferências. 

Saiba que pode ser um pesadelo lidar com escolha e contratação de serviços como: hotéis, alimentação & bebidas (ou catering ou, simplesmente, A&B), sistema de áudio & vídeo (ou AV), espaço e formatação de salas, recebimento de inscrições, pagamentos e também pedidos de reembolsos. 

2. Encare como um negócio

É muito comum uma conferência nascer como uma ação interna nas empresas de grande porte e, por isso, não ganha logo de cara a devida atenção dos colaboradores e do mercado. Sempre tem aquelas frases nos cafezinhos: “é coisa do marketing” ou “é o xodó do presidente”.

E, também, acaba sendo comum ver uma conferência conquistando seu espaço e liderança – sabe aqueles projetos que nascem da união de um grupo de aficcionados por um mesmo assunto –  sendo tratada como uma grande brincadeira.

Para fazer uma conferência de sucesso, você precisa encarar o negócio ‘conferência’ como um n-e-g-ó-c-i-o de v-e-r-d-a-d-e desde o dia zero.

Portanto, não brinque em serviço!

3. Saiba qual é o break-even de sua conferência

Para organizar uma conferência de sucesso, não basta apenas ter o engajamento total dos participantes. É preciso também fechar as contas no azul e, se possível, com lucro.

Mesmo que a entrada seja gratuita para os participantes!

Mesmo que a inscrição seja paga pelos conferencistas.

Não se canse de comparar e analisar seus custos reais com os projetados. Você vai brincar com esses números até o dia em que fechar as contas do evento. Isso pode acontecer uma semana depois da realização!

Sua conferência precisa ser rentável, caso contrário quem ou qual orçamento irá bancar a edição seguinte?

E isso, talvez não tenha nada a ver em cobrar ingressos caros ou cada vez mais caros! Pense bem.

Se finanças não for seu forte, busque aconselhamento (lembra do coach ou mentoria lá no item 1?).

4. Estipule regras claras para o público

Seja claro e transparente com seus futuros participantes sobre porque, como e quando precisam se inscrever – por exemplo.

Outro detalhe muito importante para a construção de um relacionamento forte com o público é a apresentação precisa das regras de pagamento, cancelamento ou reembolso de inscrição.

Assim como você trata sua conferência de forma absolutamente profissional (leu o item 2, né?), seus participantes também precisam entender o que você espera deles.

Não deixe que casos de não pagamentos de boletos bancários, um exemplo, tomem conta da sua rotina pré-evento.

Pagamento pendente, é venda não realizada! #afilaanda

Pedido de reembolso solicitado conforme as regras, é pagamento devolvido sem demora! #direitodoconsumidor

5. Patrocinador não manda no evento

Sim, esta parte é para você que vende aquele pacote de patrocínio e permite que o patrocinador use o espaço da forma que melhor lhe convir.

Desculpas! Mas, se esse é você ou seu time – será que o público da sua conferência quer ouvir jabá de patrocinador?

Dê uma basta às palestras vazias, sem conteúdo e sem alma.

Sem dúvida, seu patrocinador ou patrocinadores têm muito conteúdo a oferecer. Vivemos na era do conteúdo, do “share is caring” – então, nada de palestras comerciais falando sobre as vantagens de usar o produto ABC ou o serviço XYZ.

O público de conferências (e de eventos em geral) quer levar experiências para casa. Profissionais querem colocar em prática algo novo que acabaram de aprender. Estamos vivendo a era do agora, do tudo, do instantâneo…

Bom, isso tudo se agrava se sua conferência tiver inscrições pagas.

De novo, não brinque em serviço (lembra do item 2?).

6. Aja como um maestro nos momentos de imprevisto

Falha no vídeo ou no áudio bem na hora H.

Atraso de um palestrante por causa de complicações no vôo.

Um bom e experiente organizador sabe que os imprevistos acontecem e a melhor maneira de lidar com isso é ter um plano B e, mais do que isso, fazer ensaios de como colocar o plano B ou C em ação.

O mais importante nessas situações é criar um ambiente para não perder a atenção dos conferencistas e não deixar transparecer que uma falha pegou seu evento de surpresa.

Pense e analise quais poderiam ser as alternativas para sua conferência contornar imprevistos da forma mais natural possível, alguns exemplos: (a) adiantar coffee-break (b) trocar ordem das palestras (c) repassar vídeo oficial sobre o funcionamento da conferência (d) fazer um jogo de networking com o público (e) ter equipamento de áudio e vídeo de back-up…

Enfim, você precisa estar preparado e ensaiado para os imprevistos que possam surgir no palco e agir rapidamente para manter o foco da platéia.

7. Mantenha os ouvidos e os olhos abertos

Usualmente, vemos os organizadores focados em perguntar a opinião apenas do público pagante ou inscrito.

Escute a todos: conferencistas, patrocinadores, parceiros e também fornecedores!

A melhor maneira para isso acontecer continua a ser a boa e velha pesquisa de satisfação após o evento.

Os organizadores de eventos de sucesso não se cansam de escutar e entender o que todos querem e esperam para o grande dia ou a grande semana.

Pesquisas não precisam mais ser de satisfação, podem ser de opinião antes mesmo do evento ser colocado na praça.

Como você faz para saber que a conferência que está planejando está alinhada com os anseios do público-alvo? Pesquisa pré-evento é uma das melhores alternativas.

Como você faz para saber se o almoço sendo servido ou o coffee-break está a altura do esperado? Envie uma pesquisa durante o intervalo, logo após o serviço do almoço ter acabado. Com as tecnologias pensadas para eventos, tudo hoje é possível.

As pesquisas pré-evento podem te dizer se sua ideia é viável, pode validar ou invalidar aquela sua grande ideia ou desejo.

Pesquisas não precisam ser necessariamente formulários on-line, estas são excelentes quando se quer ter um grande número de respostas em tempo recorde.

Tenha em mente que pesquisas, principalmente antes do evento, podem ser na forma de conversas individuais ou happy-hours para descobrir um problema que um mesmo grupo se identifica com.

Pesquisas (não importa o meio pela qual são realizadas) apoiam ideias, percepções e projetos.

8. Seja humilde

Agradeça, agradeça e agradeça.

É o mínimo que você pode fazer após a realização da conferência.

Envie um e-mail, mensagem de whatsapp, post nas redes sociais ou sinal de fumaça logo após o término do evento.

Não deixe ultrapassar mais do cinco ou sete dias, porque você precisa pegar as pessoas ainda no calor do pós-evento.

Para mostrar gratidão, muitos organizadores e criadores de eventos oferecem descontos especiais para a inscrição na próxima conferência no mesmo espaço da mensagem de agradecimento.

Aliás, esse é o maior segredo de como organizar uma conferência de sucesso: assegurar parte da receita para a próxima edição aproveitando o entusiasmo da etapa pós-evento.

O Manual para Conferências de Sucesso: E-book com as 5 regras da atualidade

A experiência do evento não começa no momento em que o participante da conferência entra no local – começa no exato momento em que ele aprende sobre seu evento! 

Esse livro eletrônico contém as cinco “regras” que organizadores podem adotar para entregar uma experiência autêntica e valiosa para os participantes – a cada passo do caminho.

Ao obter a sua cópia, você entenderá como a tecnologia pode ajudar a:

  • Causar uma boa impressão a partir do website da conferência
  • Blindar a agenda da conferência contra erros comuns
  • Ganhar a confiança total dos participantes

Deixe seu melhor e-mail no formulário acima e garanta ‘O Manual para Conferências de Sucesso’.

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