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Guia completo de avaliação pós-evento (Com modelo grátis)

Após o fim de um evento – mesmo que ele tenha sido bem-sucedido ou o contrário – normalmente caímos na tentação de seguir em frente e nos concentramos no planejamento do próximo, sem dedicar tempo e atenção para avaliar o evento que acabou de terminar. A Eventbrite então, criou um modelo de avaliação de evento.

Nós desenvolvemos um modelo grátis para te ajudar a desenvolver um processo que funciona.

Depois de terminar, você terá todas as informações, respostas e comprometimento da equipe necessários para analisar todos os pontos fortes do evento.

Porém, para completar a avaliação, você precisa ter em mãos alguns detalhes:

  • Feedback dos participantes pós-evento;
  • Informações sobre o evento e participantes;
  • Tempo para se dedicar.

Você pode obter feedback relevante após o evento de diversas formas. Uma delas e – a mais comum – é enviar uma pesquisa pós-evento (com algum incentivo para as pessoas preenchê-la). Além disso, você também pode distribuir a pesquisa impressa durante o evento; ou, caso disponha de tempo e recursos, reúna uma amostra de participantes e faça perguntas mais aprofundadas; crie um grupo de discussão ou, caso já tenha um, pergunte ao seu grupo/comitê de organização.

Você pode aprender bastante fazendo perguntas aos participantes, mas não se esqueça de analisar também os dados não processados do seu evento. Mas o que são dados não processados? São as informações obtidas com a venda dos seus ingressos e dados que a tecnologia pode oferecer a você. Por exemplo, caso tenha usado a Eventbrite para vender seus ingressos, você tem a opção de baixar a sua lista de participantes em Excel para consultar todas as informações demográficas de que você precisa, além de responder a qualquer pergunta específica (como “quais são os seus principais objetivos ao participar?” ou “onde você ouviu falar do evento?”).

Por fim, marque um tempo com sua equipe de 1 a 2 semanas após o fim do evento, essa reunião é conhecida como debriefing. Não deixe para depois, caso contrário as lembranças do evento começarão a desaparecer e ideias valiosas ficarão perdidas; porém, não faça a reunião imediatamente após o evento, pois é necessário que todos tenham tempo para refletir e se preparar.

Descubra: Qual é a sua personalidade como profissional de eventos?

Pronto para começar?

Baixe o nosso modelo de avaliação de evento e siga o guia completo com 23 páginas recheadas de dicas úteis.

Preparação para antes da reunião:

Envie este modelo para todos que participarão da reunião e peça para eles preencherem o documento de preparação.

Certifique-se de que todos os dados pós-evento (como respostas de pesquisas) estejam disponíveis, para que a equipe faça contribuições.

Reserve tempo suficiente para que a reunião não seja corrida – metade de um dia, ou até mesmo um dia inteiro.

Parte 1: Avaliação pós-evento

Faz sentido começar com os detalhes do seu evento, incluindo as partes mais positivas, o que poderia ser melhorado e como você pode concentrar mais tempo e recursos nas atividades que proporcionaram mais valor para você e para os seus participantes.

Quais foram os pontos fortes?

Como abordar esta seção:

Comece a reunião com um comentário positivo. É tentador falar diretamente das partes que podem ser melhoradas, mas também é importante reconhecer e comemorar o que deu certo.

Sucessos: Comemore o que vocês fizeram de melhor! O número previsto de participantes foi alcançado e ultrapassado? Você economizou dinheiro no local? Você criou um novo formato que todos amaram? O serviço de atendimento ao cliente fez um bom trabalho este ano?

Certifique-se de que cada pessoa no grupo encontre pelo menos uma conquista de que tenha orgulho, comemore-a em equipe e veja como ela pode ser replicada para outras áreas, que deverá ser repetida e melhorada na edição seguinte.

Se fizer sentido, analise todas as áreas (marketing, vendas, conteúdos, operações etc.)

Itens a melhorar

Como abordar esta seção:

Ninguém é perfeito.

Um segredo importante para começar esta parte da reunião é focá-la em acontecimentos e processos, e não em pessoas.

Como os erros podem ser evitados, quais processos podem ser melhorados e quais foram as táticas que simplesmente não funcionaram conforme previsto?

Mais uma vez, tente escolher uma ideia acordada por toda a equipe, e comemore-a como forma de seguir em frente, aprender e crescer como grupo.

Se fizer sentido, considere analisar todas as áreas nesta seção também (marketing, vendas, conteúdo, operações etc.)

Como aumentar o Retorno sobre o Investimento (ROI)?

Como abordar esta seção:

Esta parte concentra-se essencialmente na eficiência – de tempo e de distribuição de recursos.

Existe algo que você produziu que obteve bons resultados mas que, para ser colocado em prática, foi necessário um grande esforço? Vale a pena fazer mais uma vez? É nessa situação que analisar o Retorno sobre o Investimento (ROI) é mais útil do que analisar apenas os resultados absolutos, para ajudar você a priorizar melhor as tarefas.

Leia também: Guia passo a passo de como calcular o ROI do seu evento

Considere fazer as seguintes perguntas:

  • Quais foram os 20% que cada membro da equipe fez que ajudaram com que 80% dos resultados fossem alcançados? Ou em que os 20% mais importantes do dia a dia dos membros foram investidos?
  • Da mesma forma, a que correspondem os 20% de trabalho que menos proporcionaram resultados? Que parte eles poderiam deixar de fazer, terceirizar ou automatizar para o próximo evento?

Caso não estejam disponíveis dados suficientes para tomar decisões desse tipo, que medidas podem ser tomadas para melhorar a coleta de dados para o evento seguinte?

Parte 2: Concentre-se em sua estratégia central

A fase seguinte da avaliação pós-evento deixa de focar em táticas e processos e concentra-se novamente em valores e estratégias. Aqui, você deverá analisar dois componentes cruciais:

Este evento foi de encontro com a nossa missão?

Como abordar esta seção:

Comece lembrando a todos qual é a missão da sua empresa.

Agora, faça as seguintes perguntas:

  • Qual foi o momento do evento que melhor captou os valores e a missão da nossa empresa?
  • Qual foi o momento do evento que mais se afastou dos valores e da missão da nossa empresa?
  • No geral, o evento esteve à altura dos nossos ideais?
  • O evento apoiou as necessidades dos clientes?

Como abordar esta seção:

Chegou a hora de analisar se o evento atendeu às necessidades do público-alvo.

Essas são algumas das perguntas fundamentais que você deve responder durante essa fase da avaliação:

  • Para quem você está organizando eventos?
  • A lista de participantes refletiu o que você estava esperando ver?
  • Se não, por quê? Quem compareceu/não compareceu, e quais foram as surpresas?
  • Por que os seus participantes compareceram?
  • A expectativa deles foi atendida?
  • Eles ficaram satisfeitos?
  • Qual foi a sugestão de mudança mais sinalizada por eles?
  • O que eles mais gostaram durante o seu evento?
  • Eles sentiriam falta se o seu evento deixasse de acontecer?

Você também deve verificar se os dados coletados correspondem aos perfis de participantes que você criou. Houve alguma alteração no público? Agora é uma boa hora de reavaliar quem são seus clientes ideais e atualizar os perfis de participantes (ou criá-los, caso ainda não tenha!).

Parte 3: Evolua a estratégia do seu evento

Ok, agora que você já analisou profundamente o evento passado, é hora de anotar as conclusões e começar a pensar na próxima edição do evento. E, desta vez, começamos de cima: sua estratégia. Vamos dividi-la em quatro partes.

Nosso público-alvo

Como abordar esta seção:

Todas as boas estratégias de evento precisam começar com o cliente. Aliás, você e sua equipe acabaram de analisar o público do último evento, então vocês estão começando com o pé direito!

Porém, você vai precisar aprofundar um pouco mais.

Basear sua estratégia no público presente não basta – você deverá baseá-la nas necessidades do público.

Aqui estão algumas perguntas que você deve considerar:

  • Quais são as maiores preocupações e oportunidades?
  • O que o seu evento oferece que não é possível encontrar em mais nenhum lugar?
  • Como ele atende às necessidades do público?
  • Quais seriam as consequências negativas, caso essas necessidades não fossem atendidas?

Após ter respondido a todas essas perguntas, você já percorreu um importante caminho rumo a uma estratégia de sucesso para o seu evento.

Outra forma útil de analisar a situação é: se você ouvisse um cliente tentando descrever o seu evento para um amigo, o que você gostaria que ele dissesse? Sua estratégia deve se basear em criar um evento que corresponda a essa descrição.

Nossas necessidades

Como abordar esta seção:

Embora cuidar dos seus clientes seja a sua principal prioridade, você também deve se lembrar das suas necessidades! Com que você se importa? Crescimento, lucro, receita, porção no mercado ou outros fatores, como oportunidades, doações, redes sociais etc?

O ideal é ter um objetivo principal e de 2 a 3 objetivos secundários.

Como medimos as nossas necessidades?

Como abordar esta seção:

“Você é o que você consegue mensurar” essa é uma frase cada vez mais comum. Após ter respondido as duas questões acima, você deve estabelecer métricas para ajudar toda equipe a se concentrar na estratégia acordada.

Por exemplo, se seu principal objetivo é crescimento, talvez seja melhor se concentrar mais na venda de ingressos e não tanto no custo de aquisição; se você se importa com lucro, então o custo por aquisição é muito mais importante.

Reserve alguns momentos para combinar com a equipe como os seus objetivos principais serão refletidos em termos de métricas, e certifique-se de que todos estão na mesma página, no que diz respeito ao sucesso que desejam alcançar.

Análise SWOT

Na última parte dessa seção, você deve reconhecer que mensurar é preciso, por isso vale a pena fazer uma clássica análise SWOT para compreender quais são suas Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças em 2019 para frente.

Como abordar esta seção:

Considere:

Forças: Você tem a equipe com melhor treinamento? Os vendedores com mais conexões? A marca mais conhecida? As forças são atributos específicos da empresa que dão uma vantagem no mercado e são difíceis de ser copiadas pelos concorrentes.

Fraquezas: Existe uma grande circulação de funcionários na sua empresa? Baixa taxa de retenção de participantes? Margens de lucro baixas? As fraquezas são pontos fracos internos cuja retificação está em suas mãos.

Oportunidades: A oportunidade poderá abordar suas fraquezas, mas normalmente o ideal é analisar o contexto mais amplo do mercado. Existem novas tecnologias pondo em risco concorrentes antigos? Você poderia criar outro evento em um novo local?

Ameaças: Mais uma vez, as ameaças normalmente são impulsionadas por fatores externos, como o mercado. Os patrocinadores reduziram o orçamento devido a uma crise econômica global? O seu maior concorrente poderia organizar um evento semelhante?

Parte 4: Transforme estratégias em objetivos

Próximo passo? Todos nós precisamos de um propósito! Por isso agora é hora de decidir alguns objetivos em equipe para o seu próximo evento, que dividiremos em três partes:

Objetivos audaciosos

Como abordar esta seção:

Audacioso: Se realmente quiser se destacar organizando um evento excepcional e atrair funcionários capazes e ambiciosos, os seus objetivos deverão ser grandes, ambiciosos e empolgantes, para que todos fiquem motivados.

Objetivos audaciosos complementam uma missão motivadora, tornando o trabalho da equipe mais tangível.

Os objetivos podem ser dobrar o tamanho do evento todos os anos; obter cobertura de grandes nomes da imprensa na edição seguinte; ter uma grande celebridade apoiando (e participando) do evento ou simplesmente fazer com que seja o maior evento global do gênero.

Não defina muitos objetivos audaciosos. Preferencialmente, você deverá ter apenas um ou dois em que toda a equipe possa se apoiar; caso contrário, você pedirá muito, poderá se frustrar, frustrar a equipe e fragmentará seus recursos.

Trace objetivos inteligentes

Como abordar esta seção:

Você provavelmente já ouviu falar de objetivos inteligentes.

Eles devem ser específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e planejados. Embora seja importante ter objetivos audaciosos (conforme descrito acima), eles ainda assim precisam ser inteligentes, para que você não acabe correndo atrás das métricas erradas ou gerando oportunidades para falhas, o que pode ser desmotivador.

Nessa seção, tente dividir seus objetivos grandes e audaciosos entre 1 a 3 objetivos inteligentes secundários, que a equipe possa alcançar.

Acompanhe o progresso

Como abordar esta seção:

Também é importante dividir os objetivos em metas menores, para que seja possível observar o progresso mais de perto (ou corrigir o que não esteja dando certo, antes que seja tarde demais).

O período de tempo definido para os objetivos dependerá da sua equipe e das metas, mas o ideal é que sejam semanais, mensais ou, no máximo, trimestrais, dessa forma os seus objetivos mais amplos poderão ser anuais e vinculados à conclusão do evento.

Parte 5: Crie um plano

Por último, mas não menos importante, você precisa transformar todas as suas ideias em um plano! Como você pretende executar sua estratégia e atingir seus objetivos? Pense nesses três fatores:

Recursos

Como abordar esta seção:

A sua equipe atual possui todas as habilidades necessárias para alcançar seus objetivos? É necessário contratar mais pessoas? Ou você tem mão de obra suficiente, mas eles precisam de treinamento e especialização?

Confira também: 15 perguntas de entrevista para coordenadores de eventos montarem sua equipe

E outros recursos, como novas tecnologias? Você tem um sistema de gerenciamento de conteúdos? A automação de marketing está configurada da maneira correta? Há orçamento suficiente para marketing, design da marca, fornecedores e operações?

Estratégias de crescimento

Como abordar esta seção:

Quais são as ideias que você obteve para crescer ou melhorar o seu evento? Você deveria se concentrar mais em e-mail marketing, redes sociais ou produção de conteúdo para blog? É melhor terceirizar a produção ou manter tudo internamente? Você precisa de um novo software ou de um novo site? Alguém tem uma ideia de campanha legal? Quais são os parceiros com quem você deveria falar?

Este é um ótimo momento para discutir ferramentas específicas e ideias de campanhas para testar na próxima edição.

Melhora de processos

Como abordar esta seção:

Consulte novamente suas anotações sobre os sucessos e os problemas do evento que acabou de terminar.

Você consegue pensar em fluxos de trabalho, processos de revisão ou aprovação, ferramentas colaborativas ou outras medidas que podem ajudar você a manter melhores práticas e evitar práticas não recomendadas? Caso sim, anote essas medidas nesta seção.

O modelo completo: faça o download do nosso modelo completo de avaliação para eventos. É só preencher o formulário desta página. 🙂

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