Planejamento: o que não posso deixar de fazer?

Precisamos planejar rigorosamente cada passo para coordenar da melhor maneira possível as tarefas que nos levarão a um evento bem-sucedido.

A seguir, confira algumas ações que devemos conduzir desde o início do planejamento de um evento:

Planejamento – o que não pode faltar:

  • Encontrar a justificativa ou motivo pelo qual realizamos o evento é uma das chaves para o sucesso. Algumas perguntas que podemos fazer são: Por que precisamos organizar esse evento? Quais são minhas expectativas e as de minha equipe (se houver) que nos levam a organizar esse evento? Quais as necessidades que temos de cobrir em cada uma das etapas do evento? Existe a possibilidade de arrecadar fundos para custear o evento? Quais seriam as expectativas dos potenciais participantes e parceiros?
  • Prever possíveis acontecimentos ou contingências que podemos porventura encarar na hora de organizar um evento. Pensar na prevenção de determinadas questões permitirá que nos adiantemos e não tenhamos que solucionar problemas (embora muitas vezes é preciso apagar incêndios!). Além da organização, sempre existem riscos e temos que tentar ser o mais flexível possível para nos adaptarmos a diferentes situações, de modo que a prevenção irá nos ajudar a diminuí-los. Algumas dicas para nos antecipar são: planejar a meta e os objetivos, analisar os resultados de eventos ou edições anteriores para manter os acertos e evitar os erros. Por exemplo: verificar o clima, caso possa influir na atividade principal do evento; no momento de estabelecer a data (período de realização) do evento, levar em conta feriados (nacionais, estaduais e municipais) e outras datas comemorativas; a ocorrência de eventos similares no mesmo período e assim por diante.
  • Gerar e organizar processos para ações e tarefas a cumprir, estabelecendo datas críticas (os famosos deadlines). Um calendário marcando as tarefas a realizar e seus respectivos responsáveis é imprescindível para que não nos esqueçamos de nada.
  • Manter canal de comunicação e atualização através de reuniões periódicas é muito importante para que haja intercâmbio entre os diferentes responsáveis ou comitês. Se for apenas uma pessoa quem se encarrega da organização, é importante separar um tempo para análise dos avanços em cada um dos objetivos. Esses encontros regulares também servem para definir as informações que divulgaremos para potenciais participantes.
  • Nomear um líder. É completamente necessário que haja um líder com a incumbência de coordenar todos os setores que vão sendo incorporados e seu posterior controle, acompanhando o andamento de cada tarefa. Devido à intensidade do trabalho, sobretudo quando estamos próximos da data de realização do evento, o líder fará o papel de regente da orquestra.

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