Social Media Week São Paulo: pacotes VIPs por R$ 10

credenciamento social media week

Líder global entre as conferências de social media, reconhecida por sua curadoria e conteúdo de impacto sobre como as mídias sociais e a tecnologia estão mudando os negócios, a sociedade e o comportamento humano, a Social Media Week crescia exponencialmente em São Paulo.

Em sua primeira edição, realizada em 2011 no auditório da Faap (Fundação Álvares Penteado), o evento atraiu cerca de 1.000 aficionados por inovação e tecnologia. Em sua sexta e mais recente edição, realizada em setembro de 2014, no Museu da Imagem e do Som (MIS), foram 5.500 participantes inscritos.

Com cerca de 90 eventos hospedados (entre paineis, palestras, workshops e debates com líderes de empresas como MasterCard, Yelp, ComScore, SocialBakers e Ogilvy), os organizadores da Social Media Week São Paulo tinham como principal desafio o gerenciamento do alto volume de inscrições para diferentes atrações.

Até a edição de 2013, a #SMWSP trabalhava apenas com o modelo de inscrições gratuitas. Isso gerava um grande volume de inscritos, que acabava resultando em outras duas situações: overbooking ou altos níveis de não-comparecimento.

“Nós organizávamos as filas por ordem de chegada, o que não garantia o acesso de todos”, explica Paulo Centenaro Filho, diretor-executivo da ABRADi SP (Associação Paulista das Agências Digitais) e responsável pela logística do evento. “Desta forma, precisávamos pensar em uma nova solução eficaz, capaz de garantir a presença das pessoas mais interessadas em determinada apresentação sem deixar para trás nosso modelo gratuito”, completa ele.

R$ 10 por um lugar VIP

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Com o apoio e expertise em logística do time da Eventbrite, a solução encontrada foi oferecer dois modelos de inscrições para um único evento. Pelo valor simbólico de R$ 10, os participantes com maior interesse em determinada apresentação poderiam garantir seu lugar na plateia, sem espera e na primeira fila do auditório, enquanto os inscritos gratuitamente seguiriam utilizando o sistema tradicional.

“Ao acessar o hotsite de determinado evento, o participante podia escolher entre um dos dois modelos. Ao mesmo tempo, replicamos o formato em escala para todos os cerca de 90 eventos hospedados dentro da conferência”, afirma Hugo Bernardo, country marketing manager da Eventbrite no Brasil.

Dos 5.500 inscritos, cerca de 1.000 optaram pelo modelo de inscrições pagas, trazendo uma receita bem maior que a prevista pelos organizadores.

Adeus, filas!

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Durante os cinco dias de realização (de 22 a 26 de setembro), a Social Media Week São Paulo ocupou quatro auditórios do MIS, todos eles com eventos simultâneos, em um total de 960 horas de programação. “Havia um desafio logístico enorme”, ressalta Paulo, da ABRADi.

Mas o que parecia complexo se tornou simples com o uso da tecnologia. Cada espaço contou com dois iPhones 5s fornecidos pela Eventbrite para a realização do check-in. Enquanto uma atendente conferia as inscrições dos participantes pagantes, a outra realizava o check-in do público tradicional.

“De um lado, o check-in mobile nos auxiliou com o controle das entradas e com gestão da emissão dos certificados após o evento. Do outro, as informações geradas foram imprescindíveis para a consolidação dos dados e para a produção de relatórios entregues aos patrocinadores”, diz Paulo.

Agora, com a expertise logística adquirida, os organizadores da Social Media Week São Paulo pretendem aumentar o número de participantes e melhorar o acesso aos eventos hospedados na conferência. “Vamos expandir as atividades ocorridas fora do MIS para aumentar o alcance do evento”, afirma Paulo.

Em relação a parceria com a Eventbrite, os organizadores são todos elogios. “Tivemos total apoio da equipe da Eventbrite na capacitação do nosso staff e rápido retorto na resolução das intercorrências. Sem dúvida, recomendamos o uso da ferramenta como plataforma para a administração e para a promoção de eventos”, afirma Paulo. Que venha a #SMWSP 2015!

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