Check List

Checklist de desprodução de eventos

checklist de desprodução de evento

Checklist de desprodução de evento: o que é e como fazer?

Quando você vai começar o planejamento de um evento é recomendado definir muito bem o que será feito em cada etapa, inclusive no pós evento. Um checklist de desprodução de evento pode te ajudar nisso.

Mas afinal, por onde você começaria? De qualquer forma, o start ideal é feito pelo estudo e destrinchamento do briefing.

Somente após o levantamento de todas as informações e conceitos que deverão estar presentes em seu evento, é que você poderá começar a pensá-lo  estrategicamente. Um dos documentos mais conhecidos e utilizados durante todas as etapas do evento é o checklist, que tem basicamente o dever de listar todas as atividades a serem realizadas, e apresentar as informações necessárias para auxiliar na garantia das ações.

Seja qual for o tipo de evento a ser organizado, seu planejamento pode ser dividido em três grandes etapas responsáveis por estruturar o gerenciamento de tempo, recursos necessários e as ações a serem tomadas, além de alguns documentos e ferramentas fundamentais para te ajudar nesse processo.

Confira: Checklist dia do evento com 20 ações super importantes!

Pré-evento

Na etapa do pré-evento, podemos considerar que o evento encontra-se ainda muito abstrato, no mundo das ideias – é justamente por isso que trata-se de uma fase tão importante.

Ao receber o briefing do cliente, ou até de confeccioná-lo, é importante que todas as ideias do brainstorm sejam documentadas e filtradas para então definir o que realmente será aplicado, considerando o objetivo a ser alcançado ao final do evento. O planejamento começa a ficar ainda mais consistente quando os itens começam a ser definidos, principalmente o local e o que irá compor a ambientação.

Em seguida, você já poderá partir para o projeto do evento e estabelecer uma agenda pré-evento. Essa etapa é fundamental para não deixar nenhum detalhe passar despercebido. Aqui você também poderá estruturar e já começar a aplicar suas estratégias de comunicação e divulgação.

Para quem pensou que ia ficar parado, nessa etapa temos ainda as visitas técnicas e, dependendo do evento, as reuniões para captação de patrocinadores e apoiadores do evento, além da seleção e visitas aos fornecedores que irão integrar sua equipe.

Leia também: 6 dicas para fazer visita técnica em espaço para eventos

Trans Evento

Hora de colocar a mão na massa! Essa etapa abrange o período de início até o último dia do evento.

Para que você fique tranquilo, vale preparar uma pasta com todos os documentos relevantes do evento, como: planta baixa do local, mapa de cenografia e equipamentos, rooming list (se houver), contrato do local, alimentos e bebidas contratados, descritivo de decoração, checklist de produção e contato de todos os parceiros que estarão presentes.

Feito isso, você estará um passo a frente de muitos imprevistos, visto que você terá como conferir o que foi contratado, como deve ser realizado e com quem será necessário falar a respeito, desde a sua chegada ao local.

Nessa etapa, será necessário o máximo de atenção e organização para coordenar o evento, acompanhar a montagem, checar os itens, orientar a recepção dos participantes e acompanhar os horários planejados na programação. Afinal, tudo deverá estar funcionando.

Pós-evento

Há quem pense que o pós-evento é tarefa fácil, mas esse talvez seja o momento que exija ainda mais dedicação. Tão importante quanto as etapas anteriores, aqui você terá a missão de avaliar e analisar todos os resultados e metas alcançadas ou não. Além de uma avaliação da própria organização do evento, você ainda terá em mãos a avaliação do público que compareceu.

Antes mesmo de partir para os dados, será necessário ainda recorrer a mais um tipo de checklist: o de desprodução de evento. Será ele o responsável por conduzir as análises que deverão ser feitas.

Mas afinal, o que é e por que fazer um checklist de desprodução de evento?

O termo é utilizado para identificar as ações que compõem o próprio pós-evento, sendo eles equivalentes. Agora, você já pensou em preparar um checklist apenas para a desprodução do seu evento?

Não que seja um processo tão complexo quanto seu nome, porém é tão importante quanto todas as demais etapas. Aliás, fica mais fácil de entender se você pensar como uma revisão das ações que foram tomadas durante o planejamento e que agora seguem o caminho inverso, do resultado ao que foi contratado.  Para te auxiliar nesse processo, identificamos os 5 pontos principais para realizar uma desprodução (ou pós-evento) completa!

1. Levantamento financeiro

Muito antes até de fechar o evento, você deve ter montado uma planilha contendo a previsão de custos, calculando taxas e impostos certo? Agora chegou a hora do fechamento! Nesse momento, é bom ter em mãos todos os dados dos fornecedores para realizar os pagamentos, “planilhar” os custos extras, para ao final emitir a nota fiscal e poder identificar o impacto financeiro do seu evento.

2. Conferência de ambientes

Talvez a etapa mais simples e também a única em que você ainda estará no local do evento, conferir os salões, camarins, cozinhas e demais espaços torna-se fundamental para evitar valores extras no fechamento ou até para entregar a tranquilidade que os participantes vão precisar – principalmente quando se trata da chapelaria. Lidar com um espaço locado e, por vezes, de arquitetura delicada, essa etapa ficará mais fácil se você tiver fotos de tudo para poder comparar, caso surja alguma dúvida a respeito de danos na estrutura.  

3. Comunicação com o público

Como estão os canais criados para comunicação com os participantes do seu evento? Aqui, o ponto superimportante é se programar para atualizar as informações desses canais. Vale colocar um agradecimento ao público que esteve presente ou até publicar depoimentos sobre as atrações. Só não se esqueça de especificar cada ação no checklist de desprodução de evento.

4. Manutenção de interatividade

Não basta investir somente no planejamento de comunicação e marketing para promover o seu evento, você deve pensar a longo prazo e mantê-lo vivo entre os participantes. Que tal interagir com o seu público até chegar a próxima edição?

As pesquisas de satisfação já estão na regra, mas o ideal é que você veja além disso. Alguns projetos incluem ideias como postar as fotos do evento nos canais, fazer sorteios pós-evento, lançar campanhas, contagens regressivas, e até outras pesquisas das atrações para o próximo evento.

5. Análise com soluções

Chegou o momento tão esperado: fazer o relatório do evento! É aqui que você irá reunir todos os dados resultantes do seu evento para poder identificar o que foi um ponto positivo ou negativo desde o planejamento até a execução.

Aqui você deverá ser extremamente crítico a respeito do que realmente foi uma ameaça para seu evento, mas também o que se tornou uma oportunidade de melhoria para os próximos. No checklist de desprodução de evento, você pode colocar essa etapa no modelo de análise “SWOT” e destrinchar cada atitude que deverá ser tomada para encontrar soluções.

Veja: como fazer a análise SWOT para avaliar o seu evento

Para que o seu checklist de desprodução de evento seja completo e funcional, lembre-se de estruturar muito bem os documentos que o antecedem. Dessa forma, você conseguirá fazer as análises com mais facilidade, visto que todas as informações estarão em seus devidos segmentos.

Agora que você já sabe como melhorar os processos do seu evento, que tal conferir mais dicas para transformar seu planejamento? Vem conversar com a gente!

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Escrito por

Sou relações-públicas e trabalho com eventos há alguns anos. Vou trazer a vocês, dicas e novidades do mercado para que seus eventos sejam um sucesso, além de mostrar as diversas formas que a Eventbrite pode facilitar na concepção e execução dos seus projetos. Vem com a gente!

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