Os patrocinadores abrem um leque de oportunidades para o seu evento e seus participantes. Mas aproximar-se de patrocinadores sem preparar uma boa introdução pode ser um pouco estranho e, até mesmo um tiro no pé. Então, como conseguir um patrocinador?

O desafio pode parecer assustador quando você não tem um ponto de contato dentro da organização em que pretende contatar. É por isso que muitos criadores de eventos recorrem à ferramenta mais antiga e confiável da internet: o e-mail.

A eficácia do e-mail, no entanto, depende da qualidade da sua escrita e da forma como você se comunica por meio de sua mensagem. Para ajudá-lo nesse ponto, apresentamos neste blog post os pontos-chaves para você começar.

“Quando se trata de e-mail, as palavras importam”, diz o gerente de marketing de conteúdo do Grammarly, Taylor Price, uma ferramenta que ajuda a escrever textos em inglês e a corrigir erros comuns de gramática. “As palavras escolhidas precisam convencer alguém de que vale a pena abrir seu e-mail. E isso começa com um bom assunto para a sua mensagem.

Como conseguir um patrocinador para seus eventos?

Dê aos patrocinadores um motivo para abrir sua mensagem

À medida que você começa a abordar possíveis patrocinadores, lembre-se de que seu objetivo não é vender patrocínio, e sim conseguir uma reunião e apresentar sua proposta. “Uma pessoa recebe em média mais de 120 e-mails por dia”, diz Price. “Se o assunto do seu e-mail é grande, com muitas informações ou se não é atrativo, é provável que acabe na lixeira.”

Em vez disso, crie um assunto que forneça ao patrocinador o contexto de por que você está entrando em contato com ele.

“Imagine que você entrou em contato com alguém que trabalha para um possível patrocinador em um evento de networking“, diz Price. “Se você está convencido de que ele se lembrará de você, é sempre útil mencionar isso no e-mail.”

Um assunto de e-mail que diz “Encontrei você em [nome do evento]. Vamos falar? ”Define o contexto da sua mensagem e estende um convite para continuar o relacionamento. A mesma estratégia funciona ao enviar uma referência por e-mail também. Tudo o que você precisa fazer é dizer: “[nome da pessoa] recomendou que eu entrasse em contato com você”.

Comece com uma mensagem atrativa

Convencer um possível patrocinador a abrir seu e-mail é apenas o começo. Seu próximo desafio é manter a atenção dele. Seja agressivo demais e o patrocinador em potencial rapidamente se perguntará por que abriu seu e-mail em primeiro lugar. O mesmo acontece se você não tiver certeza sobre o assunto que está escrevendo.

Encontrar um equilíbrio requer prática. Comece com estas boas práticas:

  1. Evite “espero que você esteja bem”

“Esse é um começo de conversa que estamos muito familiarizados”, diz Price. “Para conversas presenciais, é obrigatório, socialmente. Mas no e-mail você corre o risco de parecer falso”.

Existem melhores maneiras de quebrar o gelo e começar a trabalhar.

“Se você está escrevendo um e-mail que tem como objetivo obter resultados, nunca é demais fazer sua lição de casa”, diz Price. “Você não precisa perseguir alguém nas redes sociais, mas fazer uma pequena pesquisa pode ser um bom caminho. Inclua uma frase ou duas no começo do seu e-mail que mostrem que você está familiarizado com o trabalho do destinatário. ”

Digamos que seu cliente em potencial tenha sido reconhecido recentemente como líder do setor por uma publicação na imprensa. Uma breve nota parabenizando-o por suas realizações demonstrará que você está interessado em sua carreira, trabalho.

Leia também: 5 maneiras inteligentes de melhorar o assunto dos seus e-mails

  1. Mencione como vocês estão conectados

“Novamente, mencionar uma conexão mútua é uma grande vantagem”, diz Price. “As pessoas são muito mais receptivas se você foi encaminhado por alguém que conhece e respeita.”

Mas, embora seja importante contextualizar seu relacionamento com o patrocinador, não escreva um “livro”. Depois de mencionar brevemente sua conexão mútua, faça a transição para o propósito do seu e-mail.

Veja um exemplo: “Recentemente almocei com [nome da pessoa que o indicou], que compartilhou algumas de suas ideias. Eu fiquei impressionado! Acho que sua abordagem seria perfeita para um projeto em que estou trabalhando. ”

  1. Procure sua opinião de especialista

Lembre-se: o patrocínio deve ser vantajoso para ambos os lados. Pedir a um patrocinador em potencial a sua opinião, como especialista, ajuda a amaciar o ego – e todo mundo gosta de um elogio, né!? “Gostamos de ser considerados especialistas”, diz Price. “Nos agrada saber que nossas opiniões são importantes.”

A chave para o sucesso, de acordo com Price, é fazer com que seu pedido pareça “sem esforço”. “Lembre-se de que você não é a única pessoa que pede o seu tempo”, diz ele. “Se você deixar que eles saibam quanto tempo sua solicitação demorará, será mais provável que eles respondam e se comprometam.”

Você pode demonstrar o quanto você respeita seu tempo, mantendo sua solicitação concisa. “Você tem quinze minutos para me ajudar com o seu feedback de especialista?” São apenas algumas palavras de cumprimento que articulam o seu pedido perfeitamente.

Peça uma indicação ou reunião

Nesta fase, o patrocinador em potencial deve saber quem você é e, o que você quer dele. A última peça do quebra-cabeça está dizendo a ele o que você quer que ele faça. Seja explícito e inclua seu pedido para ação.

“Você seria capaz de me colocar em contato com [nome da pessoa]?” Ou “Podemos marcar uma ligação às 15h?” São perguntas que vão direto ao ponto e que o convida a um primeiro contato, compromisso.

Independentemente do que você conseguir fechar, evite assinar seu e-mail com “desde já, obrigado”.

“Se você agradecer antecipadamente a um patrocinador por fazer algo, isso pode parecer arrogante”, adverte Price. “Dependendo do contexto, pode parecer que você está esperando que ele faça alguma coisa.”

O fechamento com uma expressão de gratidão é usado para aumentar as taxas de resposta, por isso, embora você deva evitar agradecer antecipadamente aos seus clientes em potencial, um simples “agradecimento” pode ser uma boa saída.

Dê o próximo passo

Patrocínio é relacionamento. Quanto melhor você construir conexões com seus possíveis patrocinadores e estabelecer confiança, mais valioso será o seu evento. Com essas dicas de e-mail do Taylor Price e do Grammarly, você poderá iniciar o seu relacionamento com o pé direito.

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