Para muitos organizadores de eventos, os patrocinadores em potencial são difíceis de encontrar e ainda mais difíceis de converter. Mas não precisa ser tão difícil. Afinal, você tem algo que eles querem: a atenção do seu público-alvo. Mas, como encontrar patrocinadores?

Confira e siga estes cinco passos para encontrar patrocinadores para o seu evento, conquistá-los e construir relacionamentos duradouros, que poderão render patrocínios ano após ano.

1. Encontrar patrocinadores:

Os patrocinadores de eventos querem alcançar pessoas com probabilidade de se tornarem clientes fiéis e fãs de sua marca. Use seu conhecimento sobre os participantes para descobrir as marcas e os produtos que eles adoram e, em seguida, combine seus interesses com possíveis patrocinadores. Veja como encontrar o ajuste certo.

Encontre os possíveis patrocinadores do seu evento

Para se tornarem clientes, seus participantes precisam desejar o produto ou serviço que seus patrocinadores vendem. Pense nas necessidades de seus participantes, liste as empresas que podem atender à essas necessidades e você terá uma ampla gama de possíveis patrocinadores.

Isso não significa que você precisa se ater às empresas óbvias. “Digamos, por exemplo, que seu evento reúna cirurgiões cardíacos para uma reunião anual”, diz Chris Baylis, presidente e CEO do The Sponsorship Collective “As empresas farmacêuticas e seguradoras devem estar em sua lista. Mas, e os revendedores de automóveis? Ou bancos hipotecários?

Identifique quem é o tomador de decisões

Depois de listar as empresas que poderiam patrocinar seu evento, entre em contato para perguntar quem toma as decisões de patrocínio. Pode ser um gerente de marketing ou relações públicas, um gerente de patrocínio dedicado a esta função ou o proprietário da empresa. Guarde estas informações para mais tarde, mas não entre em contato ainda – você tem algumas coisas a fazer antes de arriscar a sua chance!

Organize a sua lista

Organize sua lista de possíveis patrocinadores em uma planilha. Inclua os seguintes assuntos para ajudá-lo a acompanhar o status de cada fase desse processo:

  • Empresa
  • Tomador de decisões
  • Contato feito
  • Reuniões Marcadas
  • Proposta submetida
  • Reunião de acompanhamento
  • Resultados

2. Use seus dados para comprovar o valor do patrocínio

As empresas querem ver o retorno sobre o investimento (ROI). Aproveite os dados do evento para mostrar o público que eles podem alcançar e a receita que podem gerar patrocinando seu evento. Não se esqueça de incluir:

Venda de ingressos/inscrições: Use o seu controle de presença para mostrar quantas pessoas um patrocinador pode alcançar e quanto seu evento cresceu nos últimos anos.

Dados demográficos dos participantes: os patrocinadores normalmente querem saber a idade, o sexo e a localização do seu público, mas você pode ir ainda mais fundo em sua análise, apresentando o nível de escolaridade, o cargo e a renda média, para demonstrar o poder de compra.

Informações demográficas de não participantes: reúna informações sobre fornecedores e mídia em seu evento, especialmente quais são os públicos atingidos por esses canais/serviços.

Ações nas redes sociais: acompanhe quando, onde e com que frequência seu evento é mencionado em um site, blog, rede social ou na imprensa.

Leia também: Manual – 10 maneiras de escrever posts que vendem ingressos nas redes sociais

3. Conecte-se com os patrocinadores do evento

Você fez todo o trabalho de pesquisa e análise para encontrar patrocinadores de eventos, agora é hora de usá-lo. Quando você começar a procurar patrocinadores, siga estas etapas para dar o seu melhor:

Elabore um discurso vencedor: escreva de duas a três linhas sobre o tipo de evento que você está organizando, o valor de um possível patrocínio e inclua um convite para uma breve reunião.

Conecte-se com possíveis clientes: ao abordar potenciais patrocinadores, seu objetivo é conseguir uma reunião – não fechar um contrato imediatamente. Conecte-se com os patrocinadores participando de eventos, interagindo nas redes sociais, entrando no LinkedIn ou enviando e-mails.

Acompanhe o andamento, sem ser insistente: os tomadores de decisão são profissionais ocupados, por isso se não te responderam imediatamente, isso não significa que você recebeu um “não” como resposta. Demonstre respeito pelo seu tempo, e vá direto ao ponto. Demonstre seu interesse e convide-o de novo para uma reunião.

Conheça e ouça: traga seus dados, mas não sobrecarregue seu futuro patrocinador apresentando todas as informações. Em vez disso, pergunte aos patrocinadores como eles medem seu sucesso e escolha as informações relevantes para eles. Mais importante ainda, tome notas sobre o que eles querem para personalizar a sua proposta.

4. Crie seus pacotes de patrocínio

Assim que um patrocinador demonstrar interesse, é hora de criar um pacote de patrocínio que reflita o patrocinador e as marcas do seu evento. Trabalhe para oferecer uma proposta que faça sentido para o seu futuro patrocinador.

Personalize sua proposta: Patrocínio é uma parceria entre seu evento e seus patrocinadores. Use as informações sobre os objetivos deles para mostrar como seu evento pode ajudar a atingir suas metas e justificar o investimento.

Empolgue-os: crie uma experiência de evento empolgante, com uma campanha de marketing experimental. No BottleRock Napa Valley, as vinícolas constroem áreas com pisos de madeira, lustres e sofás de couro branco para seus clientes se sentarem e saborearem os vinhos confortavelmente.

“Nossos patrocinadores de vinícolas realmente ajudam a transformar nosso espaço em algo que eu consideraria uma experiência VIP”, diz Jason Scoggins, que gerencia patrocínios na BottleRock. “Os patrocinadores da vinícola têm um fit perfeito com a nossa marca e experiência.”

5. Construa um relacionamento de longo prazo com os patrocinadores

Atenda às necessidades de seus patrocinadores para que eles voltem a construir experiências em seus eventos, que os participantes adoram. Use essas dicas para fortalecer o seu relacionamento com os patrocinadores.

Assim que a proposta for aceita, faça um checklist para que você acompanhe e cumpra a entrega de todos os itens que foram acordados.

Mantenha seus patrocinadores informados e envolvidos em todas as fases do evento.

Seja flexível. Se um pequeno ajuste nos planos, que pode beneficiar seu patrocinador e sem custo extra para você, faça-o com um sorriso no rosto.

Seja um anfitrião generoso. Se você puder estender as áreas VIPs ou outras experiências positivas para os funcionários e convidados especiais do seu patrocinador, faça!

Compartilhe dados sobre os resultados do patrocínio de seu evento (impressões, menções de marca, vendas e leads gerados).

Com pesquisa e coordenação, você pode obter patrocinadores de eventos e mantê-los por muito tempo como parceiros dos seus eventos.

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