Quando o assunto são eventos de grandes proporções, como formaturas e feiras comerciais, que recebem muitas pessoas e demandam tantos fornecedores, a organização pode parecer uma tarefa árdua e sempre com inúmeros detalhes.

Enquanto as formaturas envolvem grandes comissões de alunos e lidam com o glamour de um evento social, as feiras comerciais abrangem uma exigência ainda maior por se tratar da imagem corporativa de diversas empresas em um só lugar.

Pensando nisso, esse passo a passo destaca as principais etapas para que você consiga elaborar ambos tipos de eventos de forma rápida, completa e eficiente. Vamos conferir?

1 – Elaborando o briefing da organização de eventos formaturas e feiras comerciais

O primeiro passo certamente é o mais importante! Tenha em mente que aqui você irá definir a essência do seu evento: seus objetivos, o público-alvo, o tipo de abordagem, tema e a estrutura que será necessária.

Quanto mais detalhes for possível identificar, melhor será o direcionamento que você dará ao planejamento. Vale a pena realizar uma reunião especificamente para essa etapa e se manter aberto às contribuições da sua equipe.

2 – Data, local e horário

Na maioria das vezes, as feiras já têm essas informações definidas bem antes de convidar os expositores. Por outro lado, as formaturas exigem um cumprimento de calendário acadêmico e acabam dependendo das datas dos grandes pavilhões.

Ainda assim, o quanto antes você tiver essas informações em mãos, melhor para estruturar as próximas etapas de forma mais assertiva.

3 – Não esqueça o checklist!

Identificado o perfil do seu evento e definidos os detalhes mais importantes, chegou a hora do famoso checklist! Como as formaturas e feiras comerciais geralmente são organizadas com um ano de antecedência, o checklist deve percorrer toda a linha do tempo, considerando prazos realistas e com certa margem para imprevistos.

Confira: Checklist de planejamento de eventos

Lembre-se de que esse documento será seu guia para toda e qualquer atividade, sendo assim muito importante mantê-lo atualizado a cada ação realizada ou alterada. Dessa forma, toda a equipe poderá contribuir com determinadas etapas.

4 – Defina os responsáveis pelo projeto

Ter uma equipe bem estruturada e cada qual com as suas atividades é a chave para um excelente gerenciamento de projeto. Para isso, definir pelo menos de três a cinco responsáveis é o ideal.

A dica para essa seleção e coordenação de equipe é realizar um mapeamento de aptidões, afinal, não adianta designar uma função para quem nunca sequer teve contato com ela. No caso das formaturas, essa equipe é a famosa “comissão”.

5 – Que tal realizar uma visita técnica?

O local já foi escolhido, mas você já se familiarizou com ele? A visita técnica é indispensável para qualquer tipo de evento e pode ser realizada toda vez que o organizador sentir a necessidade.

Nesse momento será possível mapear as necessidades básicas para o funcionamento do evento, como água, pontos de energia, esgoto, rotas de fuga, extintores e mangueiras para o caso de acidentes.

Leia também: 6 dicas para fazer visita técnica em espaços para eventos

6 – Conheça seu público

Antes mesmo de começar qualquer comunicação, é necessário realizar um estudo mais aprofundado a respeito do perfil do seu público. Vá além da faixa etária e identificação de gênero, conheça seus interesses! Dessa forma o contato ficará ainda mais aproximativo e pessoal.

7 – É hora de enviar o Save the Date

O envio do Save the Date poderá ser realizado seis meses antes, para que os convidados e participantes da feira já possam se programar e reservar a data. Além disso, se o evento for ocorrer em outra cidade ou exigir um trajeto muito longo, a pessoa consegue programar sua logística de transporte e até hospedagem (caso necessário).

8 – Quais são as atrações do seu evento?

Ainda que com focos diferentes, a atração de uma formatura ou feira comercial é motivo de grande  ansiedade. No primeiro evento, os formandos acabam por decidir com a comissão por meio de votações e pesquisas.

Já para as feiras comerciais, essas atrações podem tanto estar na programação geral do evento, como palestras, demonstrações e shows, quanto em cada estande. Lembre-se de avaliar se condiz com o perfil do público, além do tema e objetivo do seu evento, sendo que outro ponto importante é a popularidade e experiência do convidado. Aqui você também poderá pensar nos brindes do seu evento, então basta usar a criatividade!

9 – Comunicação e venda de ingressos

Com todos os detalhes definidos, é hora de investir na comunicação do seu evento, pensando justamente que ela será a maior responsável por direcionar o interessado à decisão de compra.

Aposte em um planejamento de identidade visual único para que o participante consiga identificar as peças do seu evento frente a tantos e-mails e malas diretas. O importante é se destacar positivamente, sem erros no texto, linguagem excessivamente rebuscada ou cores chamativas. A linearidade será sua grande amiga.

Para a venda de ingressos, opte por uma plataforma de fácil entendimento e personalize sua página para que o público se sinta mais familiarizado também. Atente-se às políticas de reembolso, escolhas de mesa/estande e disposição das informações para não causar confusão e impedir a participação de ninguém.

10 – Alinhamento com fornecedores

Os fornecedores já foram contratados, mas que tal repassar os combinados com cada um deles? É um esforço que vale a pena, já que dessa forma você consegue deixar claro que ele é parte importante desse evento, tanto quanto os demais.

Se necessário, reúna a todos para repassarem as atividades de cada um até no próprio espaço do evento para se ambientarem melhor.

11 – Mapeando o ambiente

Por se tratar de grandes pavilhões, o ideal é que se tenha um arquiteto na equipe para orientar melhor como será o preenchimento de tanto espaço. Um cálculo correto dos espaços otimiza a prestação de serviços de outros fornecedores e facilita a movimentação de pessoas pelo local.

Para isso, realizar o mapa do evento e entregá-lo aos fornecedores, expositores e formandos é tão importante! Fixá-los no próprio evento também é muito importante, além de facilitar no gerenciamento de riscos.

12 – Montagem do evento

Em ambos os casos, a montagem pode se iniciar três dias antes do evento, principalmente nos quesitos cenografia, mobiliário e equipamentos. Portanto, nesse dia, tenha em mãos o mapa do evento, o mapa do local com cabeamento e encanamento, o contrato do local, as exigências de segurança e o checklist com todos os procedimentos que serão realizados em cada dia.

Designar ao menos duas pessoas para acompanhar essas montagens facilita o trabalho e aumenta a garantia de uma atividade fluida e sem estresses.

13 – Credenciamento e receptivo de sucesso

Investir em uma equipe de operação de porta eficiente e bem instruída é a chave para o conforto e confiança dos participantes do seu evento. Quando os staffs tem em mente todo o fluxograma de possíveis ações, de imprevistos ou não, o participante identifica a boa organização e elimina qualquer suspeita de funcionários ineficientes.

Para o credenciamento, vale considerar as opções mais ágeis para a entrada do participante, evitando filas ou reclamações. Aproveite que hoje existem inúmeras ferramentas para locação na operação de porta e selecione os melhores fornecedores.

14 – É bom monitorar as atividades

Durante o evento, você e sua equipe deverão estar sempre em contato para coordenar as atividades previstas. Quando se fala de formaturas, existe uma série de protocolos e cerimônias que devem ser cumpridas sem atraso. Já nas feiras comerciais, é importante realizar um verdadeiro trabalho de fiscalização dos seus fornecedores e dos demais, levados pelos expositores, visto que as chances de irregularidades aumentam conforme o público começa a chegar.

15 – Pós-evento

Sucesso de evento? Agora falta pouco para finalizar o processo.

Realize a conferência de itens quebrados, perdidos ou esquecidos na chapelaria – alguém poderá solicitar. Acompanhe a desmontagem dos itens para garantir a integridade do espaço utilizado e prepare-se para as análises administrativas e de público, que virão após a atualização do banco de dados.

Nessa etapa você poderá ainda medir o ROI do seu evento e realizar uma SWOT junto com a sua equipe, preparando-se para as próximas produções. Tenha em seu planejamento uma estrutura de comunicação com o participante, também para o pós-evento. Dessa forma você mostrará o quanto foi importante recebê-lo em seu evento.

Viu só, nem é tão difícil assim! Agora que tal contar conosco para essa organização? Vem conversar com a gente! Teremos o prazer de apresentar soluções ainda melhores para os seus eventos.