Como qualquer pessoa no setor de eventos sabe, nem o mais minucioso planejamento pode prever o clima, o cancelamento de um local ou artista ou, como estamos lidando atualmente, uma pandemia global. Quando contratempos inesperados inviabilizam seu evento, um plano de contingência o ajudará a decidir sua próxima jogada. Mas e se você não tiver um?

O ponto é que, apesar do seu conhecimento e experiência, a adaptabilidade ainda é a habilidade mais valiosa que você pode ter como profissional de eventos. E com várias opções de formatos digitais, você pode se sair melhor em qualquer desafio.

Alguns chamam de transmissão ao vivo, outros de webinar ou evento virtual. O que importa é que as expectativas dos participantes sejam atendidas – ou, melhor ainda, superadas. Leia mais para descobrir como organizar eventos online.

Veja o lado positivo dos eventos online

Você não apenas pode salvar seu evento em face de medidas externas, mas também ter benefícios diretos em seu novo formato on-line. Você pode:

  • Abrir seu evento para mais pessoas
  • Economizar em custos como viagens, fornecedores e locais
  • Utilizar ferramentas sociais e bate-papos para manter o engajamento

Como organizar eventos online?

Determine se o seu evento é adequado para um público on-line

O que funciona off-line no mundo real pode não funcionar no virtual. Mas isso não significa que seu workshop, aula ou seminário on-line devam ser inferiores. É possível oferecer uma experiência de qualidade em qualquer formato.

Uma transmissão de um show ou performance ao vivo seria perfeita para a experiência digital, pois amplia o escopo do seu evento além dos limites físicos e faz com que os visitantes on-line sintam que fazem parte da ação ao vivo.

Por outro lado, uma oficina de construção que exige que os participantes usem materiais físicos que eles não possuem não funcionaria.

Eventos que normalmente são fóruns de discussão e liderança, como uma prefeitura sobre o fechamento da disparidade salarial de gênero, poderiam agregar valor semelhante em um formato on-line. E se você está preocupado em perder os benefícios do networking, fique tranquilo. Ao incentivar os convidados a participarem da seção de comentários e bate-papo, você oferece um espaço para as pessoas interagirem, compartilharem seus pensamentos e discutirem o evento em tempo real.

Como organizar eventos online: escolha a tecnologia certa

Você precisará decidir sobre a plataforma na qual transmitirá seu evento ao vivo ou apresentação on-line. Se você deseja exibir o ambiente do seu local – ou apresentar um artista – um serviço de transmissão de vídeo como o Facebook Live é o mais apropriado.

Às vezes, você precisa adotar uma ferramenta que priorize a participação do participante do evento. Para este formato, recomendamos o Zoom, que permite:

  • Integrar-se às plataformas do Facebook e do YouTube;
  • Promover a interação, com os recursos de bate-papo e perguntas e respostas.
  • Incluir a função virtual de “Levantar a mão” e acompanhar o interesse do seu público pelo seu conteúdo

Outro parceiro que indicamos para isso é a brasileira INAC Live, que também permite a interação dos participantes, além de:

  • Possibilidade de realizar sorteios;
  • Processo personalizado de acordo com a sua necessidade.

Obviamente, se você estiver procurando por uma experiência perfeita de inscrição e emissão de ingressos, precisará de uma plataforma avançada de venda de ingressos que permita criar uma estratégia de preços e oferecer vários tipos de ingressos. Plataformas modernas de inscrição e venda de ingressos, como a Eventbrite, facilitarão a promoção do seu evento on-line com integrações de inscrição e marketing no Facebook e Instagram.

Não economize em equipamentos de produção

Parte da sensação de que você está lá é ter uma experiência visual e de áudio perfeita. Aqui estão alguns pontos de atenção para garantir que seu público permaneça engajado:

  • Teste seu vídeo e áudio antes do evento: você poderá corrigir quaisquer problemas antes que eles afetem a experiência do participante;
  • Use uma câmera e um fone de ouvido de boa qualidade: a câmera do computador fará o trabalho, mas é importante se lembrar do público. As pessoas participam de eventos e reuniões ao vivo pelas experiências ricas e imersivas que oferecem. Portanto, invista em uma câmera e microfone de qualidade para garantir que sua presença nas telas seja nítida e clara;
  • Verifique se a sua conexão é sólida: é uma chatice total se um Wi-Fi instável faz com que a sua música ao vivo seja cortada a cada 3 minutos. A qualidade é melhor em uma conexão sólida à Internet com fio; caso contrário, verifique se você tem Wi-Fi que pode ser reparado.

Aprimore suas habilidades de apresentação

Você pode ser um mestre de cerimônias habilidoso, mas trabalhar com uma plateia ao vivo é bem diferente de engajar participantes digitais. Considere estas táticas para garantir a atenção deles:

  • Olhe para a câmera: essa tática imita a sensação pessoal do contato visual. Avalie as reações olhando para a tela, mas alterne olhando para a câmera para que o público sinta que você realmente está falando com eles;
  • Use ferramentas de engajamento: quando apropriado, compartilhe sua tela, anote o conteúdo compartilhado, envie pesquisas e peça feedback no bate-papo.

Gerencie a logística de passar do live para o virtual (para organizadores da Eventbrite)

Agora que você sabe como organizar eventos onlines que rivalizam com sua experiência pessoal e impressiona seus participantes, dê uma olhada em algumas das coisas logísticas que você precisará gerenciar ao fazer a alteração:

  • Configuração de evento somente on-line: personalize tipos de tickets e participe da hospedagem ao hospedar digitalmente para permitir uma experiência perfeita;
  • Configure um webinar pago: a Zoom e a Eventbrite se uniram para tornar esse processo o mais suave possível. Crie seu webinar no Zoom e faça login na sua conta da Eventbrite para estabelecer este evento on-line;
  • Automatize a maioria das atividades do seu evento on-line: Use Links Digitais para configurar lembretes e recursos como acesso a materiais.

Altere seu evento de presencial para virtual: se você precisar alterar o local do evento de um endereço físico para um virtual, siga estas etapas.

  1. Clique no seu evento em “Gerenciar eventos” na sua conta;
  2. Vá para “Informações básicas” no seu Painel de Eventos;
  3. Selecione o ícone de lápis ao lado do local do seu evento;
  4. Clique no menu suspenso “Local” e selecione “Evento on-line”. Siga as etapas para criar uma página de evento de transmissão ao vivo.

Há algumas etapas extras que você deve lembrar quando alterar seu evento presencial para um evento virtual:

  • Certifique-se de comunicar as alterações aos seus participantes;
  • Quando você altera sua configuração de local para on-line, a Eventbrite não envia automaticamente o link da transmissão ao vivo para seus participantes. Você pode incluir o link no seu e-mail de confirmação para os participantes ou enviá-lo posteriormente.

Conclusão

Organizar um grande evento não é tarefa fácil. Mas com essas dicas e sua capacidade de adaptação, você pode oferecer aos participantes uma experiência on-line pela qual vale a pena pagar.