Quando você está elaborando a estratégia de relacionamento com seus clientes, muitas vezes a realização de um evento é o mais recomendado por se tratar justamente da entrega da experiência aos participantes.

Dentre os diversos tipos de eventos, um dos mais escolhidos pelas empresas é o workshop, uma vez que ele oferece um ambiente propício para aprendizado e troca de conhecimento tanto para o palestrante, quanto para os participantes, devido ao seu dinamismo.

Para entender como organizar um workshop, primeiramente é necessário compreender o que traz seu conceito. Sendo assim, trata-se de um modelo de aula onde um especialista de determinada área compartilha seus conhecimentos com o grupo, envolvendo muito mais prática do que teoria.

Portanto, um workshop se define pela proposta apresentada ao participante de adquirir conhecimento por meio da experiência em grupo em atividades com os devidos estímulos de criatividade, troca de informações e trabalho em equipe.

Com duração média de 8 horas, e geralmente realizado em um único dia, é importante que você separe pelo menos 20 minutos da programação para intervalos (com ou sem coffee break), tanto na parte da manhã quanto da tarde. Dessa forma, os participantes se mantêm engajados e atentos durante toda programação, absorvendo ainda mais as informações que serão passadas.

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Visto como uma ótima estratégia para trabalhar o fortalecimento de branding da empresa, o workshop pode ser uma grande oportunidade de se tornar referência em um determinado tema, resultando em uma percepção de marca consistente de credibilidade que começa nos funcionários e se dissemina para a rede de contatos de cada um. Por isso, selecionar criteriosamente o porta-voz é o ponto mais alto do planejamento, uma vez que ele será o responsável por interagir com os participantes, tirar dúvidas e debater todos os subtemas envolvidos na proposta geral.

Por tratar-se de uma tipologia de evento ainda mais focada na entrega da experiência ao participante, você deve ter em mente que as vantagens do workshop dependem de diversos aspectos do planejamento, como escolher locais de fácil acesso e que contribuam para um ambiente confortável, equipamentos de qualidade, materiais de comunicação objetivos e de fácil entendimento, tema atrativo e atual, dentre diversos outros aspectos. Foi pensando justamente na proporção dos detalhes que reunimos um passo a passo com as ações necessárias para seu workshop ser um sucesso!

1. Definindo o tema

Escolher a temática principal do seu workshop será o primeiro passo, e claramente o mais importante, visto que ela será responsável por guiar os próximos passos, tornando-se critério para as próximas escolhas.

Tenha em mente que o tema é a essência do evento e esse posicionamento deverá ser consistente o suficiente para que o participante consiga percebê-lo em cada detalhe. Outro ponto de atenção nessa etapa está em escolher uma temática atual e, de preferência, tendência no segmento. Além de fazer brilhar os olhos do potencial participante, você contribui para a atualização de estudantes e/ou profissionais interessados. Para te ajudar a definir, pode ser interessante investir em uma pesquisa sobre os temas mais utilizados pelos concorrentes, ou até sobre o que seu público sente falta – o que nos leva para o próximo passo!

2. Que tal conhecer seu público?

Conhecer o público que irá participar do seu workshop é tão importante quanto definir o tema, e essas etapas se completam muito bem! Identificar o perfil do seu público pode te ajudar na escolha da temática principal e das secundárias, da mesma forma que esses temas auxiliam na escolha dos demais itens que compõem a sua própria programação, além de identificar as características principais do público.

Para que a construção de um perfil detalhado se torne ainda mais fácil, defina as personas que você quer atingir. São homens, mulheres, ou o sexo não interfere? Qual a faixa etária? Esses participantes são estudantes ou funcionários de uma instituição específica? Qual a área de atuação?

Desenhando essas personas – ideal que sejam no máximo três -, você poderá escolher melhor os palestrantes do workshop e até onde será logisticamente melhor para realizar o seu evento. E então você já deve determinar o limite de participantes, a fim de definir os próximos passos.

3. Vender ingressos ou disponibilizar inscrições?

Uma das questões fundamentais para planejar um evento é definir se ele será pago ou gratuito, e essa decisão deverá estar muito clara para os participantes, além de depender dos recursos que você terá para o evento e o que se pretende realizar.

Comece avaliando se o seu workshop terá um palestrante muito prestigiado, a dimensão do público, o tipo de alimentação e ambientação que serão oferecidos ou até se esses participantes terão brindes e kits mais sofisticados. Nessa questão, é necessário avaliar a finalidade estratégica que foi traçada para seu evento.

Por exemplo, caso o seu objetivo seja atrair um novo público para a empresa, divulgando sua marca e atuação, basta um mailing bem direcionado à persona e, dessa forma, convidar porta-vozes dentro da própria empresa para palestrar e apostar em uma preparação mais simples para que não seja necessário cobrar pela participação dessas pessoas. Nesse caso também, é provável que a empresa já tenha certa verba pré-estabelecida para a ação.

4. Os clássicos: data, local e horário

Agora você deve estar se perguntando porque esse não seria o primeiro passo, mas sem uma definição de tema, público e formas de participação, fica ainda mais difícil saber quais serão as melhores opções. Sabendo a verba disponível, você consegue definir o tipo de local que será utilizado, além de conseguir pelo menos identificar a melhor região ou cidade para realizar seu evento. A dica aqui é procurar sempre por lugares mais amplos e que permitem maior conforto para as atividades. Enquanto isso, considerando a rotina e o perfil dos seus participantes fica mais fácil definir se o workshop acontecerá durante a semana ou no final de semana, e ainda o período integral, ou somente manhã, tarde ou noite. A depender do horário, você poderá ainda procurar por locais com iluminação preferencialmente natural ou até mais abertos, desde que ofereçam boa acústica e ventilação – pense que tudo contribui para o conforto do participante.

5. Selecionando as atrações para o seu workshop

Conseguir captar e manter a atenção dos participantes pode parecer uma tarefa difícil, principalmente pela quantidade de informações que um dia inteiro de evento pode ter. Além disso, você, como organizador, deve se manter atento aos palestrantes “em alta” para determinado assunto, observando sua desenvoltura e capacidade de driblar uma possível distração por parte do público. Para definir quem será responsável por ministrar determinada temática, você pode se apoiar em três pilares:

– Perfil do público:

Traçado nas etapas anteriores, você conseguirá definir a linguagem utilizada durante o workshop e sua didática em si.

– Temática escolhida:

Definida a temática principal e, se for o caso, as secundárias, você poderá iniciar a busca por palestras e abordagens em eventos semelhantes.

– Popularidade e perfil do palestrante convidado(a): de acordo com o budget estimado para o seu workshop, é interessante avaliar o convite para palestrantes que não sejam da mesma região em que o evento acontecerá. Dessa forma, sua ação se torna inovadora e seus participantes têm a oportunidade de experienciar novas formas de captar conhecimento.

6. Produção gráfica a todo vapor!

A identidade visual do seu workshop será responsável por aguçar o interesse dos potenciais participantes. Além de demonstrar cuidado aos detalhes, cada elemento deve comunicar os objetivos traçados para o evento e transparecer a temática escolhida – e esse pode ser um importante ponto de partida.

Confira: Como avaliar o seu evento com a análise SWOT?

Com uma identidade consolidada, você terá que planejar os materiais que receberão essa arte, como flyers, folders, convites, banners e brindes em geral. Esses itens terão grande importância no que se diz respeito à presença de marca, tanto da sua própria empresa, quanto de seus patrocinadores e apoiadores. Mas atenção! Além de seguir os elementos, fontes e cores estabelecidas, a distribuição de texto deve ser feita de forma clara, contendo todas as informações relevantes para o evento de acordo com cada peça.

7. Organizando os equipamentos necessários

Por maior que seja a confiança em seu fornecedor parceiro, é uma grande responsabilidade checar todo o material que será usado, realizando diversos tipos de testes e já se planejando para contornar qualquer situação que venha a acontecer.

Não esqueça de detalhar em seu checklist todos os equipamentos e recursos que serão utilizados, juntamente com as suas características e até fotos para que, se for o caso, você possa repassar a função para outra pessoa. Ou seja, quanto melhor forem as especificações dos itens, mais fácil será para que qualquer um consiga compreender as ações e contribuir para o sucesso do evento.

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Mantenha seu fornecedor atualizado de toda e qualquer informação que possa interferir na data, cheque a voltagem e mapeie as tomadas do espaço, confira os itens necessários para cada palestrante e também procure realizar testes com as apresentações e vídeos, salvando em diferentes formatos para evitar contratempos.

8. É hora de divulgar!

Como você deve ter imaginado, a divulgação do seu workshop também deverá ser pautada de acordo com todas as análises que envolvem o planejamento, desde o público até a temática. Dessa forma, você conseguirá atingir seus stakeholders de maneira ainda mais eficaz.

Lembre-se de avaliar o budget disponível para esse tipo de planejamento e trace as ações fundamentais primeiro, mesmo que sejam as mais tradicionais – como as peças de comunicação impressa: flyers, cartazes, banners etc. Para isso, tenha em mente que essa tipologia de evento envolve estratégias educacionais com temas específicos e, por conta desse fator, a divulgação deverá ser feita de forma estratégica para alcançar o número de participantes esperado e com o perfil correto. Uma dica para ter um campo de alcance maior, e ainda trazer ainda mais credibilidade ao seu evento, é apostar em uma criação bem estruturada do evento no meio on-line, seja nas redes sociais ou somente com um site oficial. A respeito dos apoiadores e patrocinadores, que tal elaborar um kit com itens personalizados do evento que introduzam esse participante especial ao evento? Além de encher os olhos daqueles que recebem, você firma essa parceria para a data do workshop.

9. Um grande dia repleto de detalhes

O grande dia do seu evento chegou e, todo o seu planejamento deve ser colocado em prática! Ainda mais nesse momento, é necessário que você pense com a cabeça do participante e coloque-se no lugar dele(a) com relação às experiências.

Mais uma vez, tenha em mente três pontos principais que poderão te guiar:

– Credenciamento

Independentemente de o workshop ser uma das atividades da programação, a etapa do credenciamento mantém sua importância, uma vez que é nela que o participante receberá os materiais do evento, junto com a sua credencial para identificação. Por outro lado, você, organizador, conseguirá mensurar as pessoas que vieram ou não.

Para otimizar o processo, a sugestão é utilizar uma plataforma para eventos com a página do seu workshop contendo todas as informações relevantes aos participantes, formulários de ingressos ou inscrições e, como na Eventbrite, também a ferramenta específica para o credenciamento, com aplicativo disponível aos organizadores e o QR code no próprio ingresso dos participantes.

Além de facilitar os processos, já recebendo planilhas atualizadas com as informações dos participantes, você acaba facilitando o sistema de trabalho da sua equipe e evita filas na entrada. Se você quiser ainda mais seriedade para o seu evento, materiais impressos ou em um pen drive podem te ajudar.

– Intervalos

Conforme comentamos, planejar intervalos durante a programação é de extrema importância para que os participantes do seu evento se mantenham atentos e interessados nas atividades, além de ampliar as oportunidades de networking entre eles durante as pausas.

Frequentemente utilizado, o sistema de “coffee break” costuma agradar a todos, da mesma forma que oferecer kit lanches pode ser uma alternativa para garantir que todos se alimentem de maneira ainda mais prática. De acordo com o número de participantes confirmados, e atento às definições de perfil e temática estipulados, você conseguirá definir melhor os itens para compor esse formato de alimentação e calcular a quantidade correta dos alimentos e bebidas juntamente com o seu fornecedor.

– Fluidez

Para que seu workshop se torne ainda mais interessante, é considerável que você comece pela divisão dos assuntos a serem trabalhados, partindo dos mais densos ou técnicos, quando os participantes ainda estarão mais atentos. De qualquer forma, combine com os palestrantes para que, no intervalo entre um e outro, os participantes tenham tempo para tomar água e/ou ir ao banheiro – além do intervalo propriamente estabelecido.

Além disso, atente-se para organizar um espaço com palestrantes para que os participantes possam manifestar suas opiniões e dúvidas, além de fazer contribuições ao longo do workshop. Atente-se à essas questões, elas podem ser muito importantes para o planejamento do próximo evento.

10. Pós-evento de excelência

Tão importante quanto todo o planejamento que antecede o evento e é praticado no dia, o pós-evento demanda a captura do feedback dos participantes, e a análise interna com sua equipe e todos os colaboradores que participaram do grande dia – aplicar a matriz SWOT pode ser ideal nessa etapa.

Uma vez que você consegue pontuar as estratégias em destaque e aquelas que podem ser melhoradas, novas oportunidades de eventos e até de relacionamento com o seu público podem ser criadas. Tenha em mente que você também conseguirá avaliar de fora, com mais calma, novas temáticas e ideias para a próxima edição.

Além disso, não caia no erro de encerrar a comunicação com os participantes ao final do evento! Prepare um certificado bem elaborado para entregar ao final do workshop, mas pense que talvez o impresso não seja uma opção tão prática para aquele que recebe. Também não esqueça de enviar agradecimentos pela participação e, por que não, disponibilizar as fotos e questões apresentadas durante as atividades?

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Agora que você já sabe todas os passos e dicas para montar um workshop incrível, que tal reunir a equipe para um brainstorm? Toda ideia é válida e, mesmo que você não tenha muito conhecimento sobre determinado tema, o aprendizado sempre acontece. Venha conversar conosco sobre suas ideias, estamos prontos para te ajudar em seus planejamentos!

Veja nosso infográfico sobre como fazer um workshop: