No mundo dos eventos, planejar um orçamento está longe de ser uma das partes mais legais a serem executadas, porém, é a etapa mais decisiva para um evento lucrativo. Pensando nisso, a Eventbrite preparou esse guia de como planejar orçamento para eventos.

Utilizar os recursos financeiros de um evento com coquetéis sofisticados ou pagamentos estrondosos para a presença de celebridades, por exemplo, pode parecer uma ótima ideia para atrair mais pessoas. Porém, quando entendemos a fundo o nosso budget, percebemos que nem sempre gastar dinheiro com estes tipos de ações é a melhor opção.

Acompanhar os recursos levantados é essencial para melhorar o retorno sobre o investimento (ROI) e gerenciar o seu custo total, contudo, você não precisa ser um gênio da matemática para manter os gastos do seu evento no controle.

Pensando nisso, a Eventbrite preparou um guia especial para que produtores de eventos possam criar e gerenciar seus orçamentos no próximo ano.

Veja como planejar orçamento para eventos em 4 fases:

FASE 1: Esclareça a sua estratégia de orçamento

Antes de mergulhar no orçamento do seu próximo evento, é importante pensar em que você gostaria de investir o seu budget. 

Veja a melhor maneira de obter dados que irão ajudá-lo a priorizar os recursos em ações estratégicas:

1. Dados financeiros de eventos anteriores:

Caso os seus eventos de 2020 possuam edições passadas, com certeza existirão dados valiosos que mostrarão como você utilizou o budget. Com esses dados em mãos, identifique os gastos de cada área, quais delas tiveram um investimento maior e se os valores são iguais ou diferentes de um ano para o outro. 

Ao identificar as áreas que mais consumiram o seu budget, você conseguirá iniciar o seu orçamento com mais precisão, sabendo em que deverá investir em mais recursos. Além disso, mesmo antes do sinal verde para a utilização deles, é interessante a criação de um orçamento preliminar, pois, desta forma, você já possuirá um documento de trabalho que poderá ser atualizado à medida em que as negociações forem avançando.

2. Considere o cenário financeiro atual para os eventos de 2020 e suas fontes de receita:

Uma pesquisa realizada no começo de 2019 pela Eventbrite com organizadores de eventos, sobre as tendências do setor, revelou que 70% da receita de seus eventos vem da venda de ingressos, seguido por patrocínio (50%) e parcerias/co-organizadores (35%). E o maior gerador de crescimento da receita foi marketing e divulgação, citado por 79% dos respondentes.

Analise suas principais fontes de receita e as estratégias que geram mais crescimento para projetar o potencial do seu evento.

Continue a leitura para obter algumas ideias de como administrar melhor os seus gastos com marketing — que deve ser o destino da maior parte do seu orçamento — independentemente do tamanho do seu evento.

3. Defina metas:

Identifique as áreas que precisarão ter redução de gastos. Você pode definir metas específicas para gerenciar melhor o seu budget.

Independentemente das metas escolhidas — conseguir mais recursos com os seus patrocinadores ou descobrir novas maneiras de atrair novos patrocínios, sem que você precise mexer em sua reserva de emergência — trabalhar com essas táticas manterá você e a sua equipe focada. Defina metas desde o início do projeto, incluindo a quantidade de ingressos que terão que vender e a receita de patrocínio que você precisará gerar.

#Dica: Ao precificar corretamente o seu evento, as chances de você obter um aumento em seus lucros são altas.

4. Consiga rapidamente a aprovação dos envolvidos:

Quanto mais cedo você conseguir a aprovação dos recursos com as partes envolvidas, melhor. Um orçamento com valores garantidos pode ajudá-lo na conquista de mais recursos.


#Dica: Tenha, no mínimo, 3 propostas para as áreas que estão dentro do seu orçamento, por mais que exista um fornecedor que você já esteja acostumado a trabalhar. Com valores diferentes em mãos, a negociação ficará mais interessante e favorável para você. 

FASE 2: Faça um mapeamento de despesas específicas

Agora que você já sabe quais são as áreas do seu evento que demandam mais recursos do seu budget, é hora de listá-las para que seja possível realizar um acompanhamento especial de cada uma delas em seu orçamento

1. Mapeie as suas maiores despesas e tome decisões certeiras:

Mapear as despesas que geram mais gastos em seu evento, irá ajudá-lo a priorizar e investir no que realmente importa. Depois de definir as áreas abrangentes, você deverá começar a detalhar e a preencher os custos.

Seja o mais específico possível com estas despesas em seu orçamento e coloque nos mínimos detalhes tudo o que será gasto.

#Dica: Em grande parte dos orçamentos, existem duas colunas principais — a do custo projetado e a do custo real. Quanto mais você detalhar, mais precisos serão os números contidos nestas colunas.

 2. Não se esqueça dos detalhes:

Veja quais são os itens que precisam entrar em seu orçamento e deixe-o o mais completo possível:

  • Despesas com Local;
  • Despesas com Equipe;
  • Despesas com Equipamentos;
  • Despesas com Decoração;
  • Despesas com as atrações (palestrantes/artistas);
  • Despesas com Branding;
  • Despesas para melhorar a experiência dos participantes;
  • Despesas com viagens.

#Dica: Use cores distintas ao criar o seu orçamento em uma planilha, pois elas o ajudarão a identificar rapidamente os itens pertencentes de cada área. 

3. O high-tech precisa entrar no budget:

Investir na tecnologia certa pode fazer uma diferença enorme em sua capacidade de maximizar o budget do seu evento. 

Na maioria das vezes, as despesas de tecnologia que precisam entrar em seu orçamento são:

  • Aplicativo para evento;
  • Plataforma para venda de ingressos e inscrições;
  • Livestream;
  • Chatbot para facilitar a comunicação com os participantes.

4. Estipule os custos de marketing:

Existem diversas maneiras de economizar recursos em relação ao marketing do evento, porém, é preciso entender a eficácia de cada estratégia promocional — os dados desempenham um papel importante nesta etapa.

Observe atentamente os seus gastos nesta área e verifique as vendas de ingressos que foram realizadas em cada campanha. Em seguida, decida investir o seu budget em canais que geram mais retorno sobre o investimento (ROI) e pare de investir naquilo que não agrega positivamente em seus números. 

Veja alguns canais em que você poderá realizar o marketing do seu evento sem precisar investir muito dinheiro:

  • Redes Sociais: Use-as para publicar informações sobre o seu evento de forma orgânica quantas vezes for necessário, além disso, crie conteúdos em diferentes formatos para engajar com o seu público, entreviste os palestrantes, grave um vídeo ou podcast com eles e compartilhe nas redes sociais, em posts orgânicos;
  • SEO: Escolha uma plataforma de venda de ingressos com domínio líder no mercado, que ofereça recursos para que você otimize a página do seu evento para que ela apareça entre os primeiros resultados no Google.

#Dica: Sabia que conquistar um novo participante para o seu evento pode custar até 7X mais do que fidelizar os que você já possui? Aposte em ações criativas que estimulem os participantes a voltarem aos seus eventos!

Baixe nossa planilha de orçamento para eventos!

FASE 3: Dicas práticas para montar um orçamento

É raro encontrar alguém que ame gerenciar um orçamento de eventos. E mesmo que você seja aquela pessoa que gosta de acompanhar todos os pagamentos e gastos, saiba que são muitas as informações que precisam estar em constante alinhamento e sintonia para que o budget não seja ultrapassado e para que você obtenha grandes resultados. 

A seguir, veja algumas estratégias que irão ajudá-lo:

1. Considere o ROI do evento:

Ao elaborar um orçamento, você busca por meio dele calcular qual será o retorno sobre o seu investimento. Use-o para controlar os custos totais, pois assim você atingirá  as suas metas e aumentará a sua margem de lucro para a próxima edição.

 Não sabe como calcular o ROI? Use essa simples equação e descubra:

 [(Receita total de vendas – Custo total do evento) ÷ Custo total do evento] x 100 = ROI

 Se o seu ROI for 1X, isso significa que você não obteve sucesso e que perdeu a mão no seu orçamento. A maioria dos eventos visa um ROI de pelo menos 2 ou 3X.

 2. Tenha uma reserva de emergência:

É impossível imaginar alguns imprevistos dias antes do evento acontecer. Trabalhar com uma reserva de recursos no seu orçamento irá deixá-lo tranquilo, caso você precise absorver um custo inesperado, como o valor de um pedido que foi maior do que o estipulado ou o pagamento de algum palestrante convidado de última hora, por exemplo.

 #Dica: Dependendo do tipo e do tamanho do evento, planeje ter uma reserva entre 5% e 25%.

 3. Evite erros corriqueiros:

Um grande motivo que contribui para que um planejamento de orçamento não dê certo, é o fato de as pessoas simplesmente ignorá-lo. Investir seu tempo com essa importante etapa irá ajudá-lo a acompanhar a evolução em tempo real. Para facilitar, utilize a tecnologia ao seu favor, como aplicativos, em que você e sua equipe possam acompanhar e atualizar as despesas e lucros do evento.

Aprenda com os erros de eventos anteriores e os transforme em aprendizado, para que você possa organizar eventos cada vez melhores e que não tenha mais que se perguntar como planejar orçamento para eventos.

 #Dica: Não ofereça apenas pacotes convencionais aos seus patrocinadores. Trabalhe junto com eles para que você possa descobrir os objetivos que desejam alcançar e colabore para oferecer uma parceria valiosa e duradoura. 

Leia Mais: Como gerar valor aos patrocinadores do seu evento.

 4. Saia da caixa e aumente o seu budget:

Ainda não começou a aproveitar seus recursos? Essa é a hora de usar a criatividade para promover o seu evento e proporcionar uma experiência incrível aos seus participantes. Sabemos que os custos de marketing não podem ser eliminados, mas é possível tomar decisões inteligentes sobre como administrar o recurso que você destinou.

Tenha sempre em mente as seguintes ações:

  • Divulgação com a ajuda de influenciadores;
  • Utilização de ferramentas de tecnologias gratuitas;
  • Parceria com marcas e empresas locais.

 FASE 4: CRIE O SEU MODELO DE BUDGET

Se você está começando a criar um orçamento do zero para o seu evento e não sabe como planejar orçamento para eventos, uma planilha em branco pode parecer bastante assustadora e, na maioria das vezes, tentar ajustar os seus dados financeiros em um modelo de orçamento desatualizado e copiado da internet, poderá tornar a sua vida mais complicada.

Felizmente, com apenas 5 perguntas, será possível desenvolver um orçamento para 2020 que provavelmente irá atendê-lo também nos próximos anos.

 As perguntas são:

  • Por que você está fazendo um orçamento? Especifique as necessidades do seu evento e faça uma divisão das principais áreas de gastos;
  • Quais são os seus custos exatos? Acompanhe a evolução do seu evento e liste os itens necessários em cada categoria;
  • Qual é a receita projetada para o evento? Faça uma estimativa do que você ganhará, incluindo a venda de ingressos, patrocinadores, fornecedores etc.;
  • Existem gastos variáveis desconhecidos para incluir no orçamento do seu evento? (reserva de emergência);
  • Você poderia facilitar o seu orçamento com tecnologias? Use aplicativos e outras ferramentas que ajudem a automatizar as tarefas orçamentárias e que facilitem o trabalho ao fornecerem um cenário financeiro mais preciso.

#Dica: Não tem facilidade com planilhas? Existem ferramentas simples que poderão auxiliá-lo no começo, como as Planilhas do Google, que não exigem download de software em seu computador e você ainda pode compartilhar e acompanhar as atualizações em tempo real com a sua equipe. 

Agora você já sabe como planejar orçamento para eventos? Siga nossas dicas e comece a colocá-las em prática!