Quando trabalhamos na área de eventos, é muito difícil  manter toda a equipe, fornecedores e outros profissionais envolvidos com o projeto, é complicado fazer uma boa gestão equipe de eventos.

A gestão de pessoas neste tipo de contexto é bastante delicada, uma vez que, dependendo da demanda, você ainda precisa contar com a colaboração de terceirizados, além de coordenar e ter a certeza de que a sua equipe interna esteja totalmente sincronizada e animada com o projeto   

Separamos algumas dicas que poderão ajudá-lo(a) a manter a sua equipe unida e focada antes, durante e depois do evento.

Confira nossas dicas para gestão de equipe de eventos:

  • Seja um líder

Sabemos que com as diversas demandas, de forma muito natural, o seu dia a dia com a sua equipe pode resumir-se em diversos follow-ups.

Entretanto, ao meio de tantas cobranças, você pode esquecer do essencial: perguntar à sua equipe se está tudo bem, se eles estão recebendo os insumos necessários para que as suas atividades sejam realizadas, se precisam de apoio etc. 

Mais do que cobrar, um verdadeiro líder veste a camisa da equipe e enxerga todas as atividades de forma macro.

  • Treine a sua equipe

É preciso que a sua equipe entenda o evento como um todo e, mesmo que alguns membros façam um trabalho mais operacional, é importante que você sente com todos e explique o objetivo do evento, fale sobre o perfil de quem participa e outros detalhes importantes da operação. 

Quando as pessoas conhecem bem o projeto e têm uma boa gestão de equipe de eventos, as ações são mais fluidas e certeiras.

Comunique-se com a sua equipe, explique o propósito e a importância do trabalho de cada um deles para que o evento saia como o planejado.

Ofereça um treinamento detalhado sobre cada função, mostrando o que pode e o que não pode ser feito e disponibilize ferramentas para que o trabalho seja executado da forma que você espera.

  • Faça reuniões constantes

Sente com o seu time e veja quais pendências poderiam ser solucionadas mais facilmente com a sua intervenção.

Muitas vezes, uma equipe fica desmotivada e sem direcionamento quando diversas atividades deixam de ser cumpridas simplesmente por falta de direcionamento.

Ao realizar reuniões periódicas, você ficará por dentro de todas as atividades e poderá ser muito mais ativo nas resoluções, evitando assim o acúmulo de trabalho e pendências. 

  • Monte um plano B

Profissionais que estão na linha de frente dos eventos, muitas vezes, são tomados por uma tensão enorme quando o grande dia se aproxima. 

Afinal, para que tudo ocorra bem, é preciso que todos os envolvidos — inclusive os fornecedores — entreguem o que foi combinado dentro dos prazos. 

O famoso “e se” pode paralisar a sua equipe e deixá-la sem rumo. 

Uma ótima alternativa é que vocês sentem e pensem em eventuais problemas que poderiam ocorrer no dia do evento.

Após listar todos os pontos, escreva na frente de cada um deles, como vocês poderiam evitá-los e, em seguida, faça uma terceira coluna com um Plano B, caso as sugestões de resolução não sejam suficientes. 

Acredite, essa ação dará segurança para todos do seu time! 

Leia também: Checklist para o dia do evento com 20 ações superimportantes

  • Estabeleça metas

Finalize cada reunião com novas metas para cada integrante do seu time. 

Por exemplo: A equipe de marketing deverá fechar 5 novas parcerias com mídias que tenham sintonia com o evento. 

Quando a equipe trabalha focada em resultados, todos saem ganhando.

Além de elogiar os que já a alcançaram, pergunte aos que não trouxeram o resultado esperado como você poderia ajudá-los.

  • Façam um checklist

Sabendo da importância dos prazos durante a criação de um evento, é essencial que vocês tenham um checklist em que, além das datas de entrega de cada atividade, seja também destacado o responsável por cada uma delas. 

A Eventbrite disponibiliza diversos checklists para download que podem facilmente ser adaptados à realidade dos seus eventos.

  • Envolva o seu time em algumas escolhas 

Para fazer uma boa gestão de equipe de eventos, deixe qualquer vaidade de lado e solicite a opinião daqueles que trabalham com você em algumas decisões importantes sobre o evento, como a escolha de um fornecedor, de um cardápio etc. 

Ser envolvido em questões importantes, faz com que o seu time sinta o quanto você confia nele e reconhece o seu trabalho.

  • Comemore sempre 

Por último, mas não menos importante: Celebre as vitórias com a sua equipe. 

É isso mesmo!

Após a realização do evento, leve todos para jantar ou organize um happy hour e agradeça o empenho de cada um. Afinal, após tanto trabalho, todos merecem uma recompensa, inclusive você!

Como uma plataforma inteligente e dinâmica, a Eventbrite poderá facilitar o dia a dia da sua equipe. Conheça as nossas soluções e crie seu evento com a gente!