O maior objetivo de um organizador é fazer um evento de sucesso, o que depende de muitos fatores, entre eles a boa comunicação com o cliente, com fornecedores e a satisfação dos participantes. O êxito pode ser ainda mais difícil se estivermos falando de um grande evento que precise demandar mais pessoas e processos para a realização. Para que tudo saia como o planejado é preciso que o trabalho tenha sido feito com disciplina, comprometimento e profissionalismo.

Outros fatores que ajudam na realização de um evento bem-sucedido é gostar de trabalhar em equipe, saber lidar com muitas informações, funções e exigências ao mesmo tempo e estar preparado para resolver problemas no meio do caminho, pois eles sempre aparecem. E se você tiver parceiros em que confia, eles podem colaborar para qualquer imprevisto, melhor ainda!

Como fazer um evento de sucesso

O primeiro passo é contar com uma equipe experiente e de confiança. Nada dá certo se as pessoas não sabem exatamente o que estão fazendo, ficam na dúvida ao ter que tomar decisões ou passam a responsabilidade para outro. Aqui é importante também ter todas as funções definidas para que o processo seja mais fácil e nenhum dos membros atrapalhe o colega na execução das tarefas.

Erika Fischer, proprietária da agência XK9 Comunicação e Eventos, conta que ainda há uma falha grave na relação entre produção e equipe: “Muitos organizadores não comunicam a equipe sobre a logística inteira do evento. Todos precisam ficar a par de tudo que irá acontecer, desde a pessoa que vai trabalhar no banheiro por exemplo, saiba quando o show acaba e o banheiro fica mais cheio, até o garçom, que precisa saber se há chapelaria ou área kids, caso algum convidado pergunte. A equipe precisa estar informada para saber orientar as pessoas. O ideal é que se faça um manual de eventos para os funcionários”.  

Já está com a equipe montada? Agora é hora de planejar todos os aspectos do evento – o que chamamos de briefing – como escolha do local, tipo e quantidade de público, tema, as ações que serão desenvolvidas na ocasião, custos, divulgação, possibilidades de parcerias e patrocínio.

Para isso é preciso desenhar todas as possibilidades, começo meio e fim, e ter uma noção do que as pessoas podem esperar desse evento. Nesse momento você e sua equipe também devem estabelecer as experiências e surpresas que podem impactar o público durante o evento.

Erika ressalta a importância de fazer um controle da quantidade de pessoas presentes para facilitar a qualificação no pós-evento: “É preciso ter esse controle para saber se o seu planejamento foi coerente, isto é, se você acertou nas métricas em relação a lista de convidados. Por exemplo, se você faz um evento muito cheio pode faltar comida, bebida, o banheiro precisa estar limpo… Tudo isso faz com que as pessoas tenham uma experiência negativa, o que prejudica no momento em que forem qualificar seu evento. Se foi uma festa que não agradou fica mais difícil das pessoas retornarem numa segunda ocasião”.

Como evitar erros para obter um evento de sucesso

Quer evitar cometer erros? Use sua vivência em eventos anteriores que deram certo. Se o trabalho atual tem pontos parecidos com os que você já realizou fica mais simples saber no que acertar.

Aqui também cabe elaborar um plano B caso as coisas não saiam como o planejado, ou seja, além de organizar o evento, você também deve pensar em soluções práticas para cada situação.

Erika já passou por situações inesperadas, mas agora já sabe exatamente o que fazer: “Você deve guardar uma quantia de verba para qualquer surpresa e sempre tenha um gerador extra, porque já aconteceu de faltar energia em um evento, o que me causou um transtorno bem grande. A reserva de dinheiro me salvou muitas vezes em alguns momentos de apuro”.

Outro conselho da empresária, para realizar um evento de sucesso é não contar com a sorte: “Geralmente os organizadores de eventos fazem isso. Imagine um evento programado para a área externa e começa a chover? Não tem cobertura e você precisa realocar as pessoas para um local pequeno, que não era o planejado inicialmente. Se o evento será no tempo frio é preciso uma estrutura de aquecimento e em tempo quente deve-se ter ventilação, ar condicionado, leques… Tudo deve ser planejado para que nada saia do script”.

Caso você faça algo para mais de 1.500 convidados é necessário que haja socorristas e ambulância no local, essa é uma parte importante que não pode falhar e deve estar prevista no seu planejamento. “Em áreas afastadas da cidade também é indicado que haja assistência médica”, alerta.

Outra saída, para facilitar seu trabalho, é terceirizar alguns setores que atuam no evento, como fotógrafos, iluminação, serviços de transporte e segurança, assim seus custos serão mais baixos e sempre terá gente nova agregando com opiniões criativas na sua equipe.  

E, finalmente, mantenha-se atualizado sobre o que acontece na sua área, principalmente porque a concorrência é forte e outros profissionais estão a todo vapor nas pesquisas e tendências de mercado. Para conseguir inovar, você deve estar munido de conteúdo fresco e atento às mudanças, desde novas ferramentas até ações e comportamentos que estão em alta.

“Um evento de sucesso é aquele tem boa comida, boa música e limpeza, mas o maior objetivo do seu evento não pode estar ligado apenas a essas questões, é muito mais! Você precisa focar em causar emoção e lembrança em que esteve lá naquele momento”, conta Erika.

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