Muita gente ainda confunde a profissão de promotor de eventos com organizador ou produtor. Isso acontece porque todos eles fazem parte do universo de eventos, mas cada um tem uma função bem específica, embora trabalhem juntos em todo o processo para a realização de um evento. A dúvida pode surgir até mesmo para quem trabalha ou tem interesse em ingressar na área.

Basicamente, a diferença é que um organizador fica com toda a parte de planejamento e execução do evento e o produtor cuida da estrutura do local, das atrações e também dos alimentos e bebidas que serão servidos na festa. Já o promotor é quem irá criar e executar a parte de divulgação do evento para o público-alvo.

Principais funções do promotor de eventos

Como já diz o nome, o promotor é quem “promove” o evento para os participantes e para o público que possa se interessar pelo assunto. Esse profissional é peça-chave para desenvolver ideias para os clientes que o contratam e chamar a atenção dos convidados. Para ser bem sucedido na área é preciso que essa pessoa seja ligada em tudo que acontece no mercado e na concorrência.

Renato De Stefano, diretor da agência Apiconnect, conta que as ações promocionais geralmente são feitas com posts pontuais nas redes sociais do evento: “Além de postagens no LinkedIn, Instagram e Facebook, também disparamos Save The Dates e e-mails marketing para bases afins.”

Durante o evento, o promotor também é a figura que distribui ingressos, brindes, faz sorteios e entrega os prêmios, caso o evento tenha esse caráter. Um exemplo disso são festas ao ar livre, com tempo ensolarado, em que os promotores distribuem chinelos, garrafas de água e protetor solar para os convidados. Esse tipo de ação acontece com frequência em casamentos e festas corporativas.

Outra função essencial do promotor é, além de criar, oferecer às pessoas alguns materiais promocionais, que podem ser em formato de flyers, folders, adesivos, marca-página e displays. É interessante que ele inclua nessa estratégia a criação da arte para banners que podem ser  espalhados estrategicamente pelo local do evento. É uma forma inteligente de manter o interesse do público e fixar a marca do seu cliente na memória dos participantes.

Em casos específicos, o cliente pode pedir que o promotor faça relatórios relacionados à experiência dos participantes, como uma avaliação para saber como foi a repercussão do evento. É o que ressalta Sulauei Brito Geraldi, diretora da agência Peônia Produções & Eventos: “Sempre é preciso fazer o famoso feedback no final do evento, pois temos que saber qual foi o impacto nos clientes e se a demanda atendeu as expectativas. Algumas vezes realizamos relatórios no meio das ações para saber onde podemos melhorar para no final chegarmos não no 100%, mas sim 110%”.

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“Geralmente os relatórios são gerados por área de interesse, como quantificação de participação, qualificação dos participantes, pesquisa de satisfação, alimentos e bebidas, parte financeira gasta no evento e serviços em geral”, lembra Renato.

Perfil ideal do promotor de eventos

Para ter sucesso como promotor é preciso, em primeiro lugar, ser capacitado e ter experiência na área, mas não é só isso. Como o mercado de eventos tem crescido muito no Brasil, há profissionais cada vez mais empenhados em fazer o seu melhor. Uma das características mais importantes é a disciplina, porque o profissional deve estar preparado para lidar com muitas funções e situações ao mesmo tempo.

Pessoas extrovertidas, simpáticas e com facilidade de comunicação ganham pontos extras, já que a todo tempo terão que manter contato com diversos perfis de pessoas, passando por clientes, fornecedores e convidados do evento.

Para que o promotor consiga um contrato de trabalho, precisa ter poder de convencimento, explorar seus cases de sucesso e, principalmente, mostrar que tem muitos contatos na área, pois facilita para o cliente saber que não precisa se preocupar com possíveis problemas no caminho.

Sulauei ressalta algumas habilidades para ser um bom promotor: “Para se dar bem na profissão é preciso ter conhecimento sobre o evento, ser organizado, criativo, versátil, empático, carismático, ter jogo de cintura, agilidade, saber fazer networking, desenvolver uma comunicação aguçada e ser bastante negociador”.

Uma dica para que você seja bem sucedido na relação com o cliente é se mostrar disponível para resolver crises em qualquer hora do dia e aceitar suas sugestões. É importante para o cliente se sinta seguro ao saber que você está focado 100% no evento e que seu principal objeto é fazer dele um sucesso.