A organização de qualquer tipo de evento depende da dedicação de um produtor que sabe seguir o planejamento de um evento e
lidar com prazos.

Todas as atividades envolvidas no planejamento, organização, execução e realização do evento – seja ele corporativo, social, esportivo etc – devem ser acompanhadas de perto.

Cumprir os prazos é fundamental na realização de eventos, porque os atrasos frequentemente prejudicam os clientes e os participantes, além de abalar a reputação e confiança de todos os fornecedores envolvidos na organização.

Para garantir bons resultados, pode ser uma boa ideia a criação de um checklist, ajudando o organizador a não esquecer de nenhum detalhe. Ele deve envolver os momentos antes, durante e depois do evento, e seguir uma ordem cronológica para facilitar a compreensão. Nós usaremos como ponto de partida o dia do evento.

Planejamento de um evento – saiba como cumprir os prazos em todas as etapas:

No dia do evento

No grande dia, o ideal é ter tudo pronto para começar a receber os participantes do evento, com a melhor estrutura possível, gerando um impacto positivo. A contratação de um promoter de festa, por exemplo, ou até detalhes da decoração são questões que precisam estar completamente resolvidas. Entretanto, é fundamental o seguinte checklist:

  • Equipe descansada para receber os participantes com alegria e proatividade;
  • Pedir para profissionais chegarem mais cedo, para receberem instruções;
  • Fazer uma última passagem de áudio e vídeo, para garantir;
  • Revisar o fluxo de credenciamento com o staff responsável.

1 a 3 dias do evento

Com três dias de antecedência, a equipe responsável já pode começar a revisão final de toda a estrutura, com o objetivo de contornar mais facilmente possíveis problemas com a estrutura do evento, como imprevistos com a cenografia de palco, para exemplificar.

Como nem sempre é possível dispor de tanto tempo, o período de um dia já pode ser importante para a resolução de contratempos e cuidado com detalhes finais, que sempre fazem bastante diferença. É importante incluir nesta etapa:

  • Teste de microfone, caixas de som, vídeo;
  • Ter ensaiado as apresentações dos palestrantes;
  • Testar o espaço de coffee break ou happy hour;
  • Testar o fluxo das ferramentas de check-in dos convidados;
  • Revisar a instalação dos equipamentos da locação de iluminação;
  • Revistar os detalhes da decoração;
  • Revisar as ferramentas de comunicação interna;
  • Revisar a estrutura das salas;
  • Outros aspectos, dependendo do tipo de evento planejado.

5 a 7 dias antes do evento

O credenciamento é um dos últimos detalhes na organização de um evento, mas é crucial para o sucesso no grande dia. Geralmente os participantes se dirigem a esse setor quando chegam ao evento. Lá, confirmam a inscrição e recebem uma credencial, que pode ser uma pulseira, por exemplo, dando acesso aos espaços do evento. O credenciamento também é importante para identificar presenças e faltas.

O credenciamento depende bastante da contratação do serviço de casting eventos e feiras, que fornece os profissionais mais adequados para atuar em diferentes tipos de ocasiões. Um erro comum é deixar essa etapa da organização para a última hora, e isso pode comprometer bastante a experiência do cliente e dos participantes dos eventos, pois não há tempo útil para treinamentos, por exemplo.

Com relação à entrada dos participantes, é necessário estudar muito bem o local e seus pontos de acesso, para evitar imprevistos nesses momentos iniciais do evento.

No caso de feiras ou exposições, esse também é o último momento para tentar sensibilizar mais expositores para a participação. Assim, as marcas têm tempo para cadastrar o melhor time e contar com boa estrutura no dia.

2 a 3 meses antes do evento

Com cerca de 60 a 90 dias até o evento, pode-se considerar que a organização se encontra em fase de gerenciamento e ajustes. Nesse momento, os fornecedores, prazos de entrega, pagamentos e outros aspectos já foram definidos e seguem em acompanhamento até o dia do evento.

A essa altura, é possível ter uma noção do nível das vendas de ingressos e pensar em estratégias para melhorar os resultados, atraindo mais interessados para a participação no evento. Algumas perguntas úteis para isso são:

  • Que campanhas têm funcionado melhor?
  • Que canais de atração têm maior conversão?
  • Vale a pena aumentar ou reduzir investimentos em algum canal?
  • Como criar boas campanhas de desconto?

3 a 4 meses antes do evento

Com 4 meses, a organização tem um bom tempo para contato com todos os fornecedores, incluindo o aluguel de box truss, por exemplo, para a montagem de palcos e outras estruturas importantes para o entretenimento nos eventos. Algumas montagens podem demandar mais tempo para ficarem prontas, e por isso é recomendável providenciá-las com antecedência. O mesmo ocorre com equipamentos e serviços, dentre os quais é válido citar equipamentos para compor a iluminação e a locação de caixa de som, para exemplificar.

A grande vantagem de ter tempo de sobra é que é possível mudar de fornecedores mais facilmente em caso de problemas.

Também é nesse período que deve iniciar uma divulgação mais intensa do evento, engajando o público e incentivando a participação, bem como a venda de ingressos.

5 a 6 meses antes do evento

Quando iniciar a venda de ingressos é uma dúvida bastante comum entre os organizadores. Alguns eventos começam a venda assim que termina a edição anterior, enquanto outros vendem no próprio dia do evento. Tudo depende do objetivo da organização e do público participante.

As estruturas de lotes de ingressos ajudam a garantir a presença de mais pessoas, assim como a divulgação, que deve ser intensificada. Outra dica é esquentar a base de contatos para que o público fique sabendo do lançamento das vendas dos ingressos.

A divulgação pode ser feita com estratégias de marketing digital, além da contratação de promoters. A lista de contatos da empresa pode ser usada para o disparo de mensagens por e-mail, SMS ou até ligações, convidando para a participação e compartilhando links.

6 a 8 meses antes do evento

O que garante que as pessoas irão desejar comparecer ao evento pode ser o preço, a localização, a empresa organizadora. Porém, na maioria das vezes o que chama a atenção é o conteúdo que será transmitido, seja ele informativo como uma palestra ou de entretenimento, como um show.

Com antecedência pode não ser possível definir todas as atrações do evento, mas é importante já ter em mente nomes e estruturas que chamam a atenção do público para a venda de ingressos. Uma festa de comemoração de ano novo pode investir, por exemplo, em um mezanino de aço para criar uma ambientação para um DJ ou cantor famoso.

Com cerca de 8 meses também deve ocorrer a definição das fontes de receita do evento, que podem incluir patrocinadores além dos esquemas de vendas de ingressos. A identidade visual do evento também começa a aparecer com mais força, demonstrando profissionalismo.

7 a 9 meses antes do evento

Nesse momento a organização do evento deve se concentrar em definir a infraestrutura necessária para iniciar o planejamento e buscar os primeiros orçamentos com fornecedores.

Nesse momento é importante já conhecer o local em que o evento será realizado, até para compreender suas necessidades, como por exemplo, a necessidade de alugar um gerador de emergência, caso o local não tiver.

Também é preciso pensar no espaço que o evento irá ocupar, qual será a finalidade de cada parte, quais os tipos de estruturas e equipamentos necessários e onde eles devem ser instalados.

8 a 12 meses antes do evento

O local de realização do evento é uma das primeiras e principais decisões na organização e planejamento de um evento, e permite o plano de toda a estrutura e diversos outros aspectos. A antecedência pode ajudar na busca por orçamentos e datas mais convenientes, ajudando a garantir o aluguel do local mais adequado por um bom preço.

Contudo, em alguns casos pode ser necessário conseguir um alvará para eventos e isso pode requerer tempo para adquirir e reunir toda a documentação necessária.

Porém, antes de iniciar a procura pelo local de realização do evento, o ideal é contar com um planejamento e orçamento organizados, com total consciência do orçamento disponível. 

O começo de tudo: propósito do evento

Para o planejamento de um evento de sucesso, além de investir tempo e recursos, é preciso ter um propósito bem definido. Os profissionais responsáveis devem ter em mente os resultados que desejam alcançar, quantidade de pessoas esperadas, público que se pretende atingir e conquistar, entre outras questões que irão servir de base na execução do projeto.

Dicas especiais para lidar com os prazos

Muitas vezes os profissionais estão cientes da importância de realizar as atividades respeitando os prazos, mas encontram dificuldades para isso. Portanto, algumas dicas que podem ser úteis no planejamento de um evento são:

  • Seguir um checklist, digital ou no papel;
  • Usar aplicativos que facilitam a organização dos eventos;
  • Acompanhar diariamente e compartilhar informações da organização com a equipe;
  • Aprender com avaliações negativas e erros;
  • Prezar pela melhoria dos processos de organização e execução.

Desta forma, a empresa ou profissional autônomo responsável pelo planejamento de um evento pode realizar os processos de uma maneira mais tranquila, com maior confiança e melhores resultados.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.