A pandemia global do Coronavírus (COVID-19) está impactando o mercado de eventos. Essa incerteza temporária é algo que muitos organizadores de eventos estão passando. Nosso objetivo é compartilhar as melhores práticas ao redor do mundo, à medida que nossa comunidade enfrenta esse período cheio de desafios.

Ao invés de cancelar um evento, cada vez mais organizadores aproveitam a oportunidade para adiar o evento. Essa escolha não somente te ajudará a manter seu projeto em andamento, como também te dará mais tempo para avaliar e planejar uma experiência ainda melhor para o seu público. 

Aqui estão algumas dicas simples para adiar o evento, gerenciando expectativas e mantendo seu público informado e engajado:

1. Informe a seus fornecedores sobre seu plano de adiar o evento

Além da comunidade de participantes, seus contratos e relacionamentos com seus prestadores de serviço serão imediatamente afetados pelo adiamento do evento. Embora seja provável que eles já estejam se preparando para uma mudança de planos, você precisará se comunicar rapidamente com eles para discutir alternativas que sejam justas para todos. 

Comece por aqui:

  • Procure pelos seus direitos de reagendar ou cancelar serviços: verifique seu contrato para determinar quais cenários são cobertos e as políticas de seus fornecedores em relação ao adiamento do evento;
  • Avise o mais rápido possível: alguns prestadores de serviços permitem apenas o reagendamento dentro de um certo período de tempo antes da data do evento. Vinte e quatro horas é geralmente considerada a quantidade mínima de aviso prévio, mas um aviso mais antecipado é esperado se você souber mais cedo;
  • Verifique o que o seu seguro cobre: ​​se você tiver um seguro para eventos, poderá recuperar alguns dos custos adicionais incorridos como resultado do reagendamento. 

2. Informe aos seus parceiros e palestrantes

Todo o time que você organizou para dar palestra, se apresentar ou realizar ativações em seu evento precisará fazer ajustes na programação, então quanto mais rápido você puder ajudá-los a se reorganizar, melhor. 

Adicione à sua lista de tarefas:

  • Informe imediatamente aos patrocinadores, parceiros e palestrantes que precisarem viajar para o seu evento;
  • Discuta datas alternativas preferidas para determinar a melhor opção e fazer o reagendamento;
  • Se eles não puderem participar na nova data, peça ajuda para encontrar outros parceiros/palestrantes.

3. Faça o anúncio da reprogramação

Agora que você interrompeu a venda de novos ingressos, é hora de atualizar as pessoas que já compraram ingressos para o seu evento. A rapidez e a clareza com que você comunica as mudanças irá reforçar o compromisso com os participantes e aumentar a confiança na sua marca. 

Inclua o seguinte: 

  • O motivo do adiamento;
  • A nova data do evento;
  • Um link para sua política de reembolso;
  • Como obter suporte ao cliente;

Dicas Pro para organizadores da Eventbrite: 

Aqui está um exemplo para você se inspirar:

Prezado [NOME DO PARTICIPANTE],

Devido ao [CONSELHO/DECRETO LOCAL, REGIONAL ou NACIONAL] relacionado ao recente surto de coronavírus (COVID-19), decidimos reagendar o nosso evento. O [NOME DO EVENTO] será adiado para [DATA DO NOVO EVENTO] em [NOVO LOCAL].

Embora seja frustrante reagendar o evento, incentivamos todos a seguirem as orientações da Organização Mundial da Saúde (OMS) e das autoridades locais de saúde pública, e esperamos vê-lo nos próximos eventos.

Atenciosamente,

[ASSINATURA]

[CONTATO]

Uma vez que você construiu uma comunicação sólida, anuncie o adiamento em todos os canais promocionais possíveis, incluindo: 

    • E-mail: entre em contato com todos que compraram ingressos/inscrições para atualizá-los sobre o adiamento do evento;
    • Plataforma de venda de ingressos: Se sua plataforma inclui mensagens aos inscritos, aproveite isso como uma ferramenta eficiente de divulgação. A Eventbrite oferece mensagens na plataforma que permitem atualizar convidados e agendar comunicações por e-mail;
    • Postagens nas redes sociais: fique atento e responda comentários nas redes sociais prestando muita atenção à hashtag do seu evento. Observe as menções ao evento para poder respondê-las e considere entrar em contato com os usuários em particular para responder a qualquer reclamação pública;
    • Parceiros de mídia: assim como seus parceiros de mídia ajudam a compartilhar seu evento com novos públicos, eles também servem como um meio para comunicar mudanças e atualizações sobre o evento.

Dica Pro para todos os organizadores de eventos: comunique-se de acordo com a urgência da situação. Se você estiver comunicando uma mudança em um evento que aconteceria dentro de três dias ou menos, considere  um comunicado oficial e outros canais, além de redes sociais e do e-mail. O e-mail e uma postagem nas mídias sociais serão suficientes para eventos que aconteceriam em uma data mais distante. Avalie a capacidade dos seus parceiros de mídia para propagar a informação sobre seu adiamento.

4. Atualize sua página do evento

Agora que você cuidou de seus participantes e gerenciou as expectativas, atualize sua página do evento com as alterações. Adiar o evento pode te custar a perda de alguns participantes, mas agora você tem tempo para vender mais ingressos para a nova data.

Monitore o número de participantes que pediram reembolsos ​​e de novos participantes ​​para atualizar a logística do evento com um número exato de pessoas esperadas.

Dica Pro para organizadores da Eventbrite: aproveite nossa solução e atualize suas configurações de compra/inscrição para que o processo ocorra da maneira mais tranquila possível. 

5. Descreva e compartilhe as perguntas frequentes

A maneira mais fácil de suavizar a reação dos fãs chateados é esclarecer qualquer confusão e mostrar a eles que você está no controle com respostas às suas perguntas. Algumas delas podem ser:

  • Por que o evento está sendo adiado?
  • Onde estão as informações sobre o evento reagendado – incluindo alterações no local, palestrantes, número de ingressos disponíveis etc?
  • Como você está trabalhando com fornecedores, parceiros, expositores etc, para ajudá-los?
  • Qual é a sua política de reembolso?
  • Com quem eles devem entrar em contato para obter mais informações?

Dica Pro para organizadores da Eventbrite: publique suas perguntas frequentes diretamente na sua lista de eventos da Eventbrite.

6. Envolva seus participantes on-line

Para maximizar a participação mesmo com o reagendamento, envolva seu público on-line. Mantenha uma cadência de comunicação consistente para que eles não esqueçam as novas datas e continuem engajados, apesar da mudança.

Algumas ideias:

  1. Postar conteúdo nas redes sociais relevantes sobre o tema do evento.
  2. Convidar participantes para um grupo de bate-papo e engajar discussões on-line.
  3. Promover webinars ou eventos on-line sobre assuntos semelhantes.
  4. Continuar a promover o evento com as novas datas.

7. Dê a volta por cima após adiar o evento 

O adiamento do seu evento oferece uma oportunidade de voltar mais forte e impactante na nova data. Seja criativo ao pensar em maneiras como você pode agradecer o seu público por ficarem com você. Algumas coisas a considerar:

  • Dar descontos no próximo evento para aqueles que se inscreveram antes do evento ter sido adiado;
  • Oferecer uma bebida gratuita às pessoas que se inscreveram apesar da mudança de planos;
  • Agradecer aos participante leais em seu próximo evento com lugares reservados;
  • Fazer uma parceria com o seu patrocinador para fornecer kits VIP às pessoas afetadas pela mudança.

Lembre-se …

Se reunir é essencial ao ser humano. Seja para uma apresentação ao vivo do seu artista favorito, ou para fazer contatos com outros profissionais da indústria, os eventos desempenham um papel crucial em nosso senso de pertencimento.

Quando circunstâncias fora de seu controle te forçarem a adiar o evento, lembre-se de que você era a razão pela qual as pessoas queriam se reunir. E a paixão, dedicação e habilidades que fizeram de você um organizador de eventos tornarão sua comunidade melhor.