Foram meses, se não mais, de planejamento para o grande dia do seu evento. Você investiu tempo e paciência, motivou toda uma equipe de colaboradores e agora olha só que sucesso! Os participantes se engajaram de forma orgânica durante a programação, qualquer imprevisto foi contornado de forma eficiente e seu evento terminou com diversos comentários positivos nas redes  sociais, trazendo aquela sensação de dever cumprido.

Mas vamos combinar que a satisfação pessoal por um trabalho bem feito é somente metade da recompensa e não só de investimentos imateriais vive o  seu evento, certo?

Agora chegou a hora de calcular o retorno sobre o investimento (ROI) do seu evento e descobrir se o planejamento financeiro também deu certo, terminando em saldo positivo, ou se será necessário reajustá-lo para as próximas edições.

A fim de te ajudar nessa missão, elaboramos um passo a passo com cinco etapas de como calcular o ROI com precisão.

Leia também: Como se destacar e entregar ROI aos patrocinadores de eventos

1- Aprenda como calcular o ROI do evento

Quando se trata de eventos em que o objetivo é gerar lucro por meio de venda de ingressos ou inscrições, esse cálculo é ainda mais simples!

Basta subtrair o custo total do evento da receita total das vendas e, depois, dividir pelo custo total do evento. O resultado é expresso em porcentagem, que você multiplica por 100. Dessa forma:

            Receita – Custo

ROI =  ————————   X 100

                   Custo

Para facilitar como calcular o ROI: Entenda como RECEITA, tudo aquilo que foi arrecadado com vendas e CUSTO, todas as despesas necessárias para o evento. Lembre-se que ao observar as despesas do seu evento, você deve incluir as suas horas de trabalho e da sua equipe, mesmo se não tiver feito pagamento extra pelo comprometimento deles. Isso dará a você uma ideia mais exata do custo real.

Utilizando essa fórmula simples, é possível analisar desde um negócio como um todo, quanto questões mais pontuais, como o seu evento, nesse caso, seu lucro. Se o ROI resultar em 100%, significa que dobrou seu investimento (bom trabalho!). Mas é importante falarmos também sobre o que acontece se o objetivo do seu evento não era gerar lucro das vendas de ingressos e inscrições, o que nos leva ao segundo passo.

2 – Identifique o objetivo principal do seu evento

Você já sabe que o objetivo do ROI é calcular o lucro com relação ao custo de um investimento, mas nos eventos em que são geradas oportunidades de venda para um negócio ou em que são realizadas ações de conscientização para uma causa, ele pode ser ajustado para calcular o valor líquido de todo o seu trabalho.

Para que isso aconteça da melhor forma, você deve apontar questões como: qual é o objetivo final do meu evento? Gerar oportunidades qualificadas? Atrair novos funcionários? Criar uma campanha de sensibilização ou lançar um novo produto?

Com essa lista pronta, identifique apenas um objetivo principal, seguido dos demais. Tenha em mente os demais objetivos, mas saiba que não serão eles que irão medir o sucesso do seu evento.

Por exemplo, se estiver organizando um evento de arrecadação de fundos para uma entidade beneficente, seu objetivo principal deve ser angariar fundos, mas um segundo objetivo poderia ser chamar a atenção para a sua causa.

Confira: Como avaliar o seu evento com a análise SWOT?

3- Defina os objetivos mensuráveis relacionados à sua meta

Uma vez definido o objetivo principal, você precisará definir as etapas específicas necessárias para atingir o resultado desejado. Digamos que seu objetivo principal é desenvolver o reconhecimento da marca. Você deveria medir fatores como o número de pessoas que participaram do evento e o volume de cobertura atingido na imprensa e nas mídias sociais.

Tornar esses fatores mensuráveis é, por exemplo, estipular que seus objetivos são: atrair 2.000 participantes, obter 1.000 seguidores nas mídias sociais e garantir destaques em 10 meios de imprensa.

Até mesmo algo tão intangível quanto estimular o  “espírito de comunidade em seus participantes” pode ser calculado com métodos palpáveis. Nesse caso, você poderia fazer uma pesquisa com os participantes sobre esse sentimento antes e depois do evento, e observar a diferença com base na análise de dados. Lembre-se apenas de usar o mesmo conjunto de perguntas e, assim, conseguir analisar o feedback quantitativo. Dessa forma, você saberá como calcular o ROI do seu evento, independentemente do objetivo do evento.

4- Colete dados e monitore seu progresso

Independente do modelo de ROI que você estiver usando – tradicional com base em receita ou com base em outros fatores -, chegou a hora de escolher como controlará o desempenho e como calcular o ROI.

Um bom começo é aproveitar seu canal de vendas de ingressos e inscrições para captar a incrível quantidade de opiniões disponíveis. Com as informações do participante, e de seu caminho na página on-line do evento , você consegue identificar o montante de vendas, o lucro, o número de desistências e muito mais!

A partir daí, é possível fomentar o uso de uma ampla variedade de ferramentas para acompanhar seu progresso. As pesquisas on-line podem, por exemplo, ajudar a medir a satisfação dos participantes. Um CRM, como o Salesforce, que integra com a plataforma Eventbrite, pode te ajudar a acompanhar as oportunidades geradas dos seus eventos. Se usa a Eventbrite, são mais de 170 integrações que permitem coletar e sincronizar facilmente dados com os eventos.

5- Analise e entenda os resultados

Você coletou uma porção de dados relacionados à sua meta e objetivos, e agora? Os dados coletados não dirão muito sobre o sucesso do evento por si mesmos, mas trabalhar com eles pode proporcionar a você uma visão mais profunda do seu ROI.

Para analisá-los de forma correta e conseguir compreender os resultados, vamos imaginar o seguinte cenário: suponhamos que seu evento captou 80 clientes potenciais de vendas qualificadas e seu objetivo era 50. Evidente que você ultrapassou a meta em 60%.

Agora você pode calcular o custo por cliente potencial, dividindo o custo de realização do evento pelo número de clientes potenciais obtidos. Nesse exemplo, o evento de geração de cliente potencial tem um retorno positivo sobre seu investimento, mesmo se não tiver gerado receita diretamente.

Gerando mais receita com seus dados

Agora que você já sabe todas as formas de calcular o ROI do seu evento, é só se preparar para uma coleta de dados que permita resultados mais concretos. Identifique a melhor plataforma para seus ingressos e inscrições já que, muitas vezes, esses resultados podem ser gerados com maior facilidade.

Pronto para tirar mais vantagens do seu evento?