Não há nada melhor que realizar uma experiência fantástica e conseguir levar o público para seu evento. Neste sentido, o planejamento é um ponto muito sensível para o produtor ou organizador. Imagina uma festa para milhares de pessoas, com investimento alto, e no dia não tem convidados? Frustração seria a palavra da vez. É por isso que você precisa pensar em tudo, inclusive no ponto de venda e como organizará isso na porta do evento.

A grande sacada para planejar um evento de sucesso é, sem sombra de dúvidas, a forma como se organizam as coisas. É importante que se saiba da necessidade de um(a) profissional com habilidades para lidar com as etapas para o sucesso do evento.

Não hesite: a tecnologia é uma das maiores ferramentas para organização de um determinado evento. Atualmente, é possível contar com diversas ferramentas que ajudam você com informações estratégicas, a otimizar a experiência dos participantes e a divulgação da atração. E não para por aí.

Faça uma pesquisa para descobrir quais são aqueles recursos tecnológicos que têm tudo a ver com o seu evento. Esse recurso pode ser um aplicativo exclusivo para seu evento com diversas funcionalidades que encantarão os participantes e facilitarão a gestão dos produtores.

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Para os iniciantes, é necessário um pacote de medidas para alcançar este resultado.

Conversamos com Denis Kim, gerente de operações da Eventbrite no Brasil para saber como ter sucesso na bilheteria dos seus eventos. Confira abaixo.

Veja dicas de como organizar ponto de venda:

EB: Quais são os passos para vender na porta do evento?

Denis Kim: A primeira coisa que o organizador precisa saber é quantos ingressos ele quer vender e o preço. Com isso estabelecido, é importante apostar na identidade visual como informações de preços e o que o ingresso dá direito entre outros.

Um grande problema recorrente e que gera desconforto para os organizadores é o troco. Por mais simples que pareça, se o ticket médio do evento for baixo, as pessoas costumam pagar em dinheiro e se não tiver valores trocados na bilheteria pode gerar filas, desconfortos e insatisfação para os consumidores, entre outros.

Outra dica, não menos importante, são as ferramentas mais adequadas para auxiliar na bilheteria do evento. Nós contamos com o App Eventbrite, que utiliza tecnologia em tempo real auxiliando os organizadores nas informações mais importantes. Além disso, é possível integrar o app nas impressoras da bilheteria.

Além disso, definir o sistema de vendas com antecedência é extremamente importante. É necessário a preparação dos bilheteiros com antecedência e também a definição de lotes para venda. Trabalhar com lotes promocionais (tipo early bird) ajuda na antecipação das vendas e alguns organizadores optam por definir o preço de porta mais caro como estratégia, mas isso pode gerar também o “cambismo”, pessoas vendendo paralelamente na porta do seu evento, tome cuidado. Já imaginou a confusão que seria um cambista vendendo mais barato que você, no seu próprio evento?

Lá nos EUA, para acompanhar seu evento, Amy Sheehan, organizador do Califórnia Roots Music & Arts Festival utiliza o app para tudo. “Recebi relatórios em tempo real sobre os dados do meu evento e acompanhei quem e de onde os ingressos foram comprados, o aplicativo nos permite fazer os ajustes de marketing em tempo real”, afirma Sheehan.

A tecnologia permite ao organizador integrar as operações conectando com impressoras, utilização de QR Code, envio de ingressos por e-mail para os participantes entre outros.

Dicas básicas:

  • Contratação de pessoas ágeis e confiáveis;
  • Treinamento e preparação de como vender na porta do evento;
  • Organização de filas e controle de acesso;
  • Uso de tecnologia com acesso aos relatórios;
  • Facilidade de troco para participante;
  • Criação de novos lotes;
  • Captação de dados dos participantes;
  • Parceiros;
  • Tesoureiro e coordenadores de bilheteria.

Texto escrito por Jean Corrêa para o blog da Eventbrite Brasil.