Post atualizado em março de 2020.

Nós sabemos que imprevistos acontecem e  precisamos estar preparados para eles quando estamos organizando um evento.  

Pode ser que o espaço cancele o contrato no último minuto e você não tenha mais tempo para encontrar outro, ou a previsão do tempo está péssima e seu evento será ao ar livre. Aí não tem outro jeito, é preciso cancelar.

É difícil e delicado cancelar um evento em cima da hora, ainda mais se o evento for pago.

Para evitar que o seu suporte ao cliente fique sobrecarregado de pessoas correndo atrás do reembolso, é preciso fazer um cancelamento bem-feito e mostrar a integridade da sua marca.

Então como devo fazer para cancelar um evento?

Aqui vão algumas dicas que podem te ajudar a transformar uma situação infeliz em uma oportunidade para mostrar um ótimo atendimento ao cliente.

  • Comunique-se com seus participantes e cancele as suas vendas

Se você tem certeza de que é preciso cancelar o seu evento, o primeiro passo comunicar os participantes e parar a venda dos ingressos. Seus participantes são  a sua prioridade, você deve ter uma comunicação imediata com eles após a sua decisão.

Determinar em quanto tempo de antecedência será possível comunicar aos participantes, não é tarefa fácil, mas o ideal seria de no mínimo 24hs. No entanto, se for possível avisá-los com uma semana ou um mês de antecedência- melhor ainda! Pois assim os que estiverem viajando para comparecer ao evento poderão ter tempo para se reprogramar com suas reservas de passagens e hotéis.

Para se comunicar de forma eficiente, não envie apenas um e-mail, e se possível, faça  ligações, pois algumas pessoas não verificam a sua caixa de entrada todos os dias e muitas vezes alguns dos e-mails podem migrar para a caixa de spam.

Desta forma, tome todas as iniciativas possíveis para se certificar de que todos tenham recebido a notícia. Seu site, redes sociais, e-mails marketing ou outros materiais promocionais também são bons canais para fazer o anúncio.

Quando enviar aos participantes a notícia sobre quando o reembolso será creditado em suas contas, seja claro sobre os valores e datas.

Por fim, deixe a sua assinatura com o nome do Diretor do evento, isso dá um toque mais humano ao contato.

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  • Emitir reembolsos totais

Se o seu evento for pago, você deve emitir um reembolso total para cada participante – e iniciar o processo rapidamente.

Agora, se o evento será executado em vários dias e apenas um deles foi cancelado, é perfeitamente justo oferecer ao participante um reembolso proporcional ao valor de um dia – o cancelado.

Adiar o evento ao invés de cancelar?

Se você possui a opção de mudar o espaço ou a data do evento, você pode oferecer aos participantes a transferência do ingresso – mas é preciso oferecer a restituição também, pois a nova data e/ou o local podem não funcionar para todos.

  • Reflita

Uma vez que todos estão cientes do cancelamento do evento,  reflita sobre o que poderá ser feito melhor da próxima vez.

O que deu errado? O que você pode fazer diferente no futuro? O que fez os participantes se interessarem  pelo seu evento? Quantos participantes estarão dispostos a comprar ingressos para mais um dos seus eventos no futuro? Estes tipos de insights podem ajudar a melhorar a organização do seu próximo evento.

A situação de ter que cancelar um evento é terrível para qualquer organizador, mas feito de  forma aberta e responsável,  não será motivo para o fim da sua carreira.

Na verdade, esta experiência pode agregar, ou seja, pode ser que essa experiência seja construtiva para um evento muito bem-sucedido no futuro.

Você precisa cancelar um evento na Eventbrite? Saiba como fazê-lo na nossa Central de Ajuda, aqui.