Organizar um evento empresarial é uma boa oportunidade para entrar em contato com stakeholders, clientes, fornecedores, gerar novos negócios, além de gerar exposição para sua empresa e marcas.

Entretanto, antes de ir direto para o ponto de contato, é preciso definir qual o melhor tipo de evento para utilizar de acordo com os objetivos a serem alcançados.

A seguir, vamos ver alguns modelos de eventos que sua empresa pode realizar:

1. Apresentação

Ideal para anunciar novidades, sejam elas um novo produto, um relatório de metas, um novo posicionamento estratégico, um novo executivo, escritório etc. De forma gera, acontece de forma unilateral, com o organizador enviando a mensagem para os presentes. Indicado para a presença de fornecedores, clientes, parceiros, investidores, autoridades etc.

2. Conferência

No mundo empresarial, uma conferência pode ser organizada para reunir pessoas que trabalham em uma mesma empresa ou segmento. O objetivo é discutir tendências, oportunidades relacionadas ao negócio e gerar novos acordos.

3. Coquetel

Tem como objetivo principal o relacionamento e estreitamento dos laços com fornecedores, clientes, parceiros etc. Acontece de forma descentralizada, com os participantes estabelecendo diversos contatos durante sua realização. Estimula e fortalece o networking.

4. Coletiva de imprensa

Indicado para quando a empresa precisa fazer um comunicado coletivo à imprensa. Pode ser utilizada em casos de oportunidades, como na apresentação de um produto, ou em momentos de crise. Tem como objetivo tornar uma mensagem pública, eliminar rumores, atingindo o maior número de pessoas possível ou determinado público. Entretanto, é precisa ser conduzida com profissionalismo, uma vez que os porta-vozes serão questionados pelos jornalistas.

5. Palestra

Oportunidade para determinado funcionário ou executivo da empresa compartilhar seu conhecimento sobre determinado assunto. Reforça a posição da  empresa como referência em determinado segmento.

6. Workshop

Similar a uma palestra, o workshop integra a participação do público e a aplicação dos conceitos em uma oficina prática. Dessa forma, recomenda-se a realização com grupos menores e a utilização de moderadores. Também é uma oportunidade para introduzir certo conteúdo visando a venda de pacotes maiores, como cursos completos ou serviços, por exemplo.

7. Feira

São eventos grandes onde empresas de um único ou de diversos segmentos se reúnem para apresentar novidades, gerar experiências para clientes e parceiros, fazer negócios etc. Podem ser comerciais, de serviços, industriais, de entretenimento, educacionais etc.

2º etapa

Definido o tipo de evento que sua empresa deseja realizar, é preciso seguir em frente para torná-lo viável e fazê-lo acontecer. Neste caso, a primeira pergunta que surge é:

Qual o tamanho do meu orçamento?

Eventos como apresentação, coquetel, palestras e workshops demandam um investimento menor. Já a realização de uma conferência, coletiva de imprensa ou participação em uma feira pedem investimentos mais robustos.

Uma dica para não esvaziar o seu caixa é fazer parcerias com os fornecedores a fim de reduzir os custos. Outra alternativa é procurar patrocinadores para investirem em seu evento.

Onde fazer meu evento?

Caso você não tenha a verba suficiente para realizar um evento nos moldes idealizados, flexibilize o projeto. Em vez de um espaço para 300 pessoas, que tal 250?

Veja também o que você pode oferecer em troca para o lugar que irá hospedar o seu evento. Contratos de longa duração aumentam seu poder de barganha.

Entretanto, na hora de fechar o contrato, não esqueça de levar em consideração fatores como localização, acessibilidade, instalações, ambiente (interno ou externo) etc.

Quem convidar?

A lista de convidados pode variar de acordo com o tipo de seu evento. No caso de apresentações, conferências, coquetéis e feiras o foco está em clientes, investidores, fornecedores e parceiros. Já no caso de palestras e workshops, o ideal é convidar profissionais relacionados à indústria, usuários do serviço, pessoas interessadas etc. Para a coletiva de imprensa, convida-se a impressa.

Em todos os casos, o ideal é partir do mailling da empresa e expandir para outros canais, como redes sociais, convites pessoais, publicidade etc.

Utilizar uma mensagem personalizada é um diferencial na hora de chamar a atenção do participante.

Como divulgar?

Por meio da plataforma da Eventbrite, é possível fazer toda a divulgação e credenciamento do evento de forma integrada. Além de criar um hotsite para o credenciamento ou venda de ingressos, ainda é possível enviar convites por meio de nossa ferramenta de e-mail marketing e integrar o seu evento com as redes sociais.

Por último, o usuário extrai toda a base de contatos dos participantes para ser aproveitada em uma próxima edição 🙂