Considerada a quinta profissão mais estressante de 2017, em um ranking divulgado pela Forbes, o coordenador de eventos está constantemente à beira de um colapso e, também por isso, precisa que sua equipe esteja sempre alinhada sobre todos os processos, conseguindo otimizar ao menos alguns dos milhões de afazeres do seu dia a dia. E na hora de contratar, sempre surge a dúvida sobre como montar uma equipe para eventos.

Independentemente do organograma estabelecido na empresa, espera-se algumas características e conhecimentos específicos para a equipe de eventos e, o coordenador também tem a missão de saber selecionar os perfis adequados para cada função – ainda mais para aumentar seu time, sem perder a qualidade do trabalho.

Mas então, qual seria a chave para tornar o processo de contratação o mais rápido e eficiente possível? Você pode começar com uma lista de perguntas para a entrevista que facilitará a busca pelo próximo integrante da sua equipe de sucesso.

Para te ajudar, aqui estão 15 perguntas, agrupadas por conjunto de habilidades, que vão contribuir no processo de entrevista do seu próximo candidato — o que inclui gerenciamento de tempo e de estresse, orçamentos, medidor de sucesso e tecnologia.

Confira agora como montar uma equipe para eventos, começando com as perguntas certas na entrevista:

  1. Gerenciamento do tempo

Quando você é um organizador de eventos, o relógio não parece ser um amigo tão bom assim. Por isso, também é importante que você avalie como o candidato aborda sua carga de trabalho, prioriza as tarefas e otimiza seu tempo. Mas antes, vale reservar um momento de autoavaliação sobre o mesmo assunto.

Apesar de não haver uma única resposta, você conseguirá ter certeza se o candidato for ou não compatível com a equipe já existente e os processos já determinados.

O que você deve perguntar:

  • Como você prioriza seu tempo? Quais ferramentas de organização você usa?
  • Ao começar um novo evento, quais seriam os seus primeiros passos?
  • Você já gerenciou mais de um evento de uma só vez? Você completou os dois eventos com sucesso e, em caso afirmativo, como?
  1. Gerenciamento de estresse

Você não quer que o novo integrante da sua equipe seja pavio curto. Então como o seu candidato lida emocionalmente com a pressão do dia a dia e até com imprevistos? Questionar esse ponto vai te ajudar a descobrir o nível de autoconhecimento dos candidatos, como lidam com conflitos e se são capazes de manter a calma quando as coisas não saem como o planejado.

O que você deve perguntar:

  • Fale sobre uma ocasião em que você teve que fazer uma mudança de última hora. O que você fez e quem estava envolvido?
  • O que você faz quando está se sentindo estressado?
  • Fale sobre uma ocasião em que você teve que lidar com um cliente difícil. Qual foi o resultado?

Confira: A importância de se contratar seguros para eventos

  1. Orçamento

Orçamentos são uma das partes mais frustrantes de um planejador de eventos, e podem determinar o sucesso ou o fracasso de seu evento. Talvez não seja necessário um especialista em contabilidade, mas é preciso alguém que saiba gerenciar muito bem o controle dos gastos, negociar com fornecedores e levar o orçamento a sério.

O que você deve perguntar:

  • Você já ultrapassou o orçamento? Como você lidou com isso?
  • Como você negocia com patrocinadores, fornecedores e parceiros para ampliar o orçamento?
  • Quais ferramentas você usa para gerenciar seu orçamento?

Saiba mais: Ebook grátis: Como melhorar o orçamento do seu evento com a gestão 12-6-1-Flash

  1. Medindo o sucesso

O sucesso de um evento é completamente relativo e você deve ter em mente que pode significar coisas diferentes para pessoas diferentes. Por exemplo: para você, um evento de sucesso pode ser atingir uma meta de receita ou de participações. Enquanto que para seus patrocinadores ou parceiros, o sucesso pode significar um retorno tangível de seus gastos. E para os seus participantes, o sucesso significa uma ótima experiência.

Por isso, seu candidato precisa ser capaz de entender as metas de alto nível em seu evento e trabalhar para o sucesso de acordo com o que foi definido.

O que você deve perguntar:

  • Como você mede o sucesso de seus eventos? Você usa dados qualitativos ou quantitativos?
  • Descreva a sua experiência de planejamento de eventos de maior sucesso. O que você fez para obter tanto sucesso?
  • O que é preciso para fazer um bom evento?
  1. Ferramentas, notícias e tecnologia

Profissionais atualizados sobre as tendências e ferramentas mais recentes em seu setor são de grande valor. Quando você tem integrantes da equipe experientes em tecnologia, por exemplo, sabe que serão mais eficazes e precisarão de menos treinamento, facilitando e muito a sua vida de coordenador.

Existem diversos cursos de atualização que podem ser feitos on-line em instituições renomadas e até mesmo em plataformas especializadas no assunto. Leia atentamente o currículo dos candidatos para descobrir se eles têm alguns cursos dessa modalidade.

O que você deve perguntar:

  • Que tecnologia ou software de evento você costuma utilizar no momento? Quais novas tecnologias de eventos você gostaria de experimentar?
  • Qual ferramenta de marketing você usa para promover eventos? Como você gerencia suas campanhas de marketing, publicidade em mídias sociais e via e-mail?
  • Como você se mantém atualizado sobre o mercado de eventos?

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Torne a sua equipe mais produtiva!

Conforme sua equipe cresce, os quesitos produtividade e eficiência se tornam cada vez mais importantes. Portanto, certifique-se de que esses valores estejam presentes desde a essência da equipe, para que se mantenham em todos os processos. Se você quer saber como aumentar a produtividade, basta fazer o download do: Guia Definitivo de Produtividade para Organizadores de Eventos.

Gostou dessas dicas? Então vem falar com a gente! Será um prazer poder ajudar nos seus eventos com assuntos cada vez mais próximos da sua rotina.