Vai organizar um evento, mas não sabe por onde começar? Comece pelo início!

Vivendo em sociedade, constantemente nos relacionamos com grupos com os quais possuímos afinidade. A partir dessas interações, surge muitas vezes a realização de um evento, que pode estar inserido em nosso contexto social, empresarial ou institucional. Participamos como audiência e público em diversas atividades propostas, mas o que ocorre quando nos vemos envolvidos na organização ativa de um evento?

No início da organização de um evento, cada um dos membros integrantes da equipe organizadora podem ou não participar ativamente das distintas etapas do processo – o Pré, o Durante e o Pós Evento. Além disso, pode acontecer que nos encarreguemos de uma, várias ou quase todas as tarefas que serão realizadas para atingir o sucesso de um evento.

Um “evento bem-sucedido”, qualquer que seja seu tipo ou caráter, é aquele que cumpre os objetivos os quais foram propostos por seus organizadores. Por isso, é muito importante que separemos algum tempo para analisar e fixar quais são esses objetivos, não fazendo pressuposições.

Dependendo do tipo de evento, da área de alcance do mesmo (municipal, estadual, nacional, regional ou internacional) e da quantidade prevista de participantes, as ações a ser tomadas para atingir aos objetivos serão mais complexas, bem como será o maior o tempo, recursos financeiros e pessoal investidos no processo.

Como fazer para definir corretamente os objetivos de um evento?

Uma boa opção como exercício individual ou em grupo é pensar a respeito da meta, tentando visualizar o que irá ocorrer em cada espaço que estará disponível no dia ou dias de realização do evento. Imaginar esses momentos tentando focar nos resultados esperados.

Essa meta, ou visão do evento, deve possuir algumas características que serão de grande utilidade para começar e seguir adiante com o planejamento:

  • Ser específica: deixando claro e compreensível a direção em que devemos rumar.
  • Ser mensurável: em termos quantitativos, qualitativos, de tempo e custos, pois os recursos (tempo, dinheiro e pessoal) de que dispomos para o evento geralmente não são infinitos.
  • Ser consensual: todos os envolvidos no processo de organização devem estar de acordo no momento da definição da meta.
  • Ser realista: ajustando os recursos àquilo com que se pode contar, considerando mão-de-obra e tempo disponíveis até a data do evento.

A meta estará bem definida quando possamos nos preparar para planejar, respondendo a cinco perguntas: o quê?, quando?, aonde?, por quê ou para quê? e como? A partir disso, podemos trabalhar nos objetivos, que são os princípios que serão estabelecidos para que se possa chegar a essa meta única.

Os objetivos nos permitirão distribuir as ações a seguir em subgrupos, delegando responsabilidades e sabendo quem irá atuar na hipótese de alguma contingência.

A meta e os objetivos irão variar de acordo com:

  • O alcance do evento
  • O volume de público possível
  • As fontes possíveis de ingressos
  • Os recursos os quais necessitaremos

Uma vez que nos permitimos refletir e estabelecer esses objetivos, podemos avançar no planejamento e na organização do evento.

E agora, qual o próximo passo?

  • Etapas de um evento: o que ocorre em cada uma delas, de um modo geral?
  • Onde faço meu evento? Escolha da data e sede