Após um evento é comum que os organizadores procurem alguns parâmetros que possam ajudá-los a mensurar se todo aquele esforço, suor e dedicação resultaram nos objetivos traçados no início do projeto e — sem dúvida alguma — a quantidade de público presente e o valor total dos ingressos vendidos são dois dados que costumam ser avaliados.  

De fato, estamos diante de dois índices importantíssimos — principalmente para festas, shows e baladas — que não devem, em hipótese alguma, serem ignorados. Porém, dependendo do objetivo do evento, eles podem perder um pouco a relevância. 

Imagine uma feira de negócios que tenha como principal objetivo a apresentação de novas tecnologias para um público com alto poder de decisão; um evento onde os expositores estejam ansiosos com a possibilidade de novos contatos com gerentes e diretores de empresas que eles tentam há muito tempo diversas formas de comunicação, mas todas sem sucesso. 

No decorrer do evento, os expositores ficam contentes ao notarem os corredores lotados e a enorme quantidade de pessoas que circulam com sacolas cheias brindes e logotipos. Tudo parece perfeito, porém, é mínimo o número de contatos realizados por eles com pessoas que, de fato, eles almejam alcançar.

Cadê o target?

O fato é que muitos organizadores estão sempre preocupados em causar uma boa impressão aos expositores, patrocinadores e parceiros; uma forma que eles encontram para alcançar esse objetivo é procurar diversas maneiras de lotar os corredores do evento, afinal, não há nada mais legal que um evento cheio de gente e com estandes lotados.

Porém, não adianta pensar apenas em quantidade de público neste caso, é preciso fazer um trabalho minucioso de pesquisa e de marketing para que os seus expositores e patrocinadores encontrem o que eles realmente esperam do seu evento: qualidade de público e contatos inteligentes. 

Separamos aqui algumas dicas importantes que poderão auxiliá-lo nesta jornada:

1. Questione os seus expositores e patrocinadores

Embora o seu evento já tenha muito bem definido o perfil de quem visita e de quem expõe, por exemplo, sempre será válido perguntar aos seus expositores e patrocinadores o que eles esperam dessa parceria, qual o tipo de público que eles desejam alcançar e quais são os tipos de conexões que eles pretendem estabelecer.  

2. Procure as associações

Uma vez definido o perfil do público, que tal procurar associações que atuem no ramo de seu evento?

Ofereça às associações alguns benefícios — como códigos de desconto e alguns VIPs — e solicite um apoio na divulgação para alguns profissionais já traçados anteriormente por você.    

3. Use as mídias especializadas

Você sabe quais sites o seu target costuma ler? Quais são as fontes de pesquisa que ele costuma usar?

Ao encontrar estas informações, pode ser chegada a hora de entrar em contato com esses meios e tentar alguma forma de parceria. Uma espécie de permuta onde, ao divulgar o seu evento — on e off-line — você ofereça descontos exclusivos aos leitores, algumas entradas VIPs para clientes selecionados por vocês e, quem sabe, um estande simples para esse meio de comunicação.

4. Distribua entradas VIPs de forma estratégica

O que você acha de combinar com os seus expositores, patrocinadores e parceiros uma forma inteligente de distribuição de VIPs?

Crie uma regra onde só serão aceitos VIPs que pertencerem a determinado departamento, por exemplo, e que possuam um determinado cargo. Esse filtro fará com que os ingressos não sejam distribuídos a esmo e que você não encha o seu evento com um público que, infelizmente, não seja o esperado por você e seus parceiros.

 5. Ligue para alguns clientes

Solicite aos seus expositores e patrocinadores que cada um envie para você uma lista pequena — com 4 ou 5 nomes — que eles adorariam ver circulando nos corredores do seu evento.

Não prometa nada, porém, combine com a sua equipe uma força tarefa para se chegar até esses profissionais.

Tentem estabelecer um contato direto e pessoal, mostre para ele o quanto você ficaria honrado com a presença dele em seu evento. 

E claro, não esqueça de enviar uma entrada VIP!

6. Conheça melhor o visitante do seu evento

O processo de compras de ingressos — preenchimento do formulário de compras — pode ser um ótimo momento para você entender melhor o perfil do visitante

Entendemos que antes do início das vendas, todo evento já tenha esse perfil muito bem desenhado, porém, quando os ingressos começam a ser vendidos, alguns dados sobre o perfil do público poderão te surpreender. 

Leia Mais: Como criar perguntas personalizadas para os participantes. 

Portanto, ao criar um evento na plataforma da Eventbrite, você poderá coletar informações personalizadas sobre o seu público, como: poder de decisão, meios de comunicação que ele costuma utilizar, preferências de consumo etc.

Estas informações serão valiosas para que você possa — ao final do seu evento — apresentar aos seus expositores e patrocinadores o perfil do visitante e também para que seja possível traçar uma comunicação mais assertiva para este público em uma próxima edição.