No mundo dos eventos, planejar um orçamento está longe de ser uma das partes mais legais a serem executadas, porém, é a etapa mais decisiva para um evento lucrativo.

Utilizar os recursos financeiros de um evento com coquetéis sofisticados ou pagamentos estrondosos para a presença de celebridades, por exemplo, pode parecer uma ótima ideia para atrair mais pessoas. Porém, quando entendemos a fundo o nosso budget, percebemos que nem sempre gastar dinheiro com estes tipos de ações é a melhor opção.

Acompanhar os recursos levantados é essencial para melhorar o retorno sobre o investimento (ROI) e gerenciar o seu custo total, contudo, você não precisa ser um gênio da matemática para manter os gastos do seu evento no controle.

Pensando nisso, a Eventbrite preparou um guia especial para que produtores de eventos possam criar e gerenciar seus orçamentos para o próximo ano.

FASE 1: Esclareça a sua estratégia de orçamento

Antes de mergulhar no orçamento do seu próximo evento, é importante pensar onde você gostaria de investir o seu budget

Veja a melhor maneira de obter dados que irão ajudá-lo a priorizar os recursos em ações estratégicas:

1. Dados financeiros de eventos anteriores:

Caso os seus eventos de 2020 possuam edições passadas, com certeza existirão dados valiosos que mostrarão como você utilizou o budget. Com esses dados em mãos, identifique os gastos de cada área, quais delas tiveram um investimento maior e se os valores são iguais ou diferentes de um ano para o outro. 

Ao identificar as áreas que mais consumiram o seu budget, você conseguirá iniciar o seu orçamento com mais precisão, sabendo onde deverá investir em mais recursos. Além disso, mesmo antes do sinal verde para a utilização deles, é interessante a criação de um orçamento preliminar, pois, desta forma, você já possuirá um documento de trabalho que poderá ser atualizado à medida em que as negociações forem avançando.

2. Considere o cenário financeiro atual para os eventos de 2020 e suas fontes de receita:

Uma pesquisa realizada no começo de 2019 pela Eventbrite com organizadores de eventos, sobre as tendências do setor, revelou que 70% da receita de seus eventos vem da venda de ingressos, seguido por patrocínio (50%) e parcerias/co-organizadores (35%). E o maior gerador de crescimento da receita foi marketing e divulgação, citado por 79% dos respondentes.

Analise suas principais fontes de receita e as estratégias que geram mais crescimento para projetar o potencial do seu evento.

Continue a leitura para obter algumas ideias de como administrar melhor os seus gastos com marketing — que deve ser o destino da maior parte do seu orçamento — independentemente do tamanho do seu evento.

3. Defina metas:

Identifique as áreas que precisarão ter redução de gastos. Você pode definir metas específicas para gerenciar melhor o seu budget.

Independentemente das metas escolhidas — conseguir mais recursos com os seus patrocinadores ou descobrir novas maneiras de atrair novos patrocínios, sem que você precise mexer em sua reserva de emergência — trabalhar com essas táticas manterá você e a sua equipe focada. Defina metas desde o início do projeto, incluindo a quantidade de ingressos que terão que vender e a receita de patrocínio que você precisará gerar.

 #Dica: Ao precificar corretamente o seu evento, as chances de você obter um aumento em seus lucros são altas.

4.  Consiga rapidamente a aprovação dos envolvidos:

Quanto mais cedo você conseguir a aprovação dos recursos com as partes envolvidas, melhor. Um orçamento com valores garantidos pode ajudá-lo na conquista de mais recursos.

#Dica: Tenha, no mínimo, 3 propostas para as áreas que estão dentro do seu orçamento, por mais que exista um fornecedor que você já esteja acostumado a trabalhar. Com valores diferentes em mãos, a negociação ficará mais interessante e favorável para você. 

FASE 2: Faça um mapeamento de despesas específicas

Agora que você já sabe quais são as áreas do seu evento que demandam mais recursos do seu budget, é hora de listá-las para que seja possível realizar um acompanhamento especial de cada uma delas em seu orçamento 

5. Mapeie as suas maiores despesas e tome decisões certeiras:

Mapear as despesas que geram mais gastos em seu evento, irá ajudá-lo a priorizar e investir no que realmente importa. Depois de definir as áreas abrangentes, você deverá começar a detalhar e a preencher os custos.

Seja o mais específico possível com estas despesas em seu orçamento e coloque nos mínimos detalhes tudo o que será gasto.

 #Dica: Em grande parte dos orçamentos, existem duas colunas principais — a do custo projetado e a do custo real. Quanto mais você detalhar, mais precisos serão os números contidos nestas colunas. 

6. Não se esqueça dos detalhes:

Veja quais são os itens que precisam entrar em seu orçamento e deixe-o o mais completo possível:

  • Despesas com Local;
  • Despesas com Equipe;
  • Despesas com Equipamentos;
  • Despesas com Decoração;
  • Despesas com as atrações (palestrantes/artistas);
  • Despesas com Branding;
  • Despesas para melhorar a experiência dos participantes;
  • Despesas com viagens.

#Dica: Use cores distintas ao criar o seu orçamento em uma planilha, pois elas o ajudarão a identificar rapidamente os itens pertencentes de cada área. 

7. O high-tech precisa entrar no budget:

Investir na tecnologia certa pode fazer uma diferença enorme em sua capacidade de maximizar o budget do seu evento. 

Na maioria das vezes, as despesas de tecnologia que precisam entrar em seu orçamento são:

  • Aplicativo para evento;
  • Plataforma para venda de ingressos e inscrições;
  • Livestream;
  • Chatbot para facilitar a comunicação com os participantes.

8.Estipule os custos de marketing:

Existem diversas maneiras de economizar recursos em relação ao marketing do evento, porém, é preciso entender a eficácia de cada estratégia promocional — os dados desempenham um papel importante nesta etapa.

Observe atentamente os seus gastos nesta área e verifique as vendas de ingressos que foram realizadas em cada campanha. Em seguida, decida investir o seu budget em canais que geram mais retorno sobre o investimento (ROI) e pare de investir naquilo que não agrega positivamente em seus números. 

Veja alguns canais em que você poderá realizar o marketing do seu evento sem precisar investir muito dinheiro:

  • Redes Sociais: Use-as para publicar informações sobre o seu evento de forma orgânica quantas vezes for necessário;
  • SEO: Escolha uma plataforma de venda de ingressos com domínio líder no mercado, que ofereça recursos para que você otimize a página do seu evento para que ela apareça entre os primeiros resultados no Google.
     

#Dica: Sabia que conquistar um novo participante para o seu evento pode custar até 7X mais do que fidelizar os que você já possui? Faça ações criativas que estimulem os participantes anteriores a voltarem aos seus eventos!

FASE 3: Dicas práticas para montar um orçamento

É raro encontrar alguém que ame gerenciar um orçamento de eventos. E mesmo que você seja aquela pessoa que gosta de acompanhar todos os pagamentos e gastos, saiba que são muitas as informações que precisam estar em constante alinhamento e sintonia para que o budget não seja ultrapassado e para que você obtenha grandes resultados. 

A seguir, veja algumas estratégias que irão ajudá-lo:

9. Considere o ROI do evento:

Ao elaborar um orçamento, você busca por meio dele calcular qual será o retorno de seu investimento. Use-o para controlar os custos totais, pois assim você atingirá  as suas metas e aumentará a sua margem de lucro para a próxima edição.

 Não sabe como calcular o ROI? Use essa simples equação e descubra:

 [(Receita total de vendas – Custo total do evento) ÷ Custo total do evento] x 100: ROI

 Se o seu ROI for 1X, isso significa que você não obteve sucesso e que perdeu a mão no seu orçamento. A maioria dos eventos visa um ROI de pelo menos 2 ou 3X.

10 . Tenha uma reserva de emergência:

É impossível imaginar alguns imprevistos dias antes do evento acontecer. Trabalhar com uma reserva de recursos no seu orçamento irá deixá-lo tranquilo, caso você precise absorver um custo inesperado, como o valor de um pedido que foi maior do que o estipulado ou o pagamento de algum palestrante convidado de última hora, por exemplo.

 #Dica: Dependendo do tipo e do tamanho do evento, planeje ter uma reserva entre 5% e 25%.

11. Evite erros corriqueiros:

Um grande motivo que contribui para que um planejamento de orçamento não dê certo, é o fato de as pessoas simplesmente ignorá-lo. Investir seu tempo com essa importante etapa irá ajudá-lo a acompanhar a evolução em tempo real. Para facilitar, utilize a tecnologia ao seu favor, como aplicativos, em que você e sua equipe possam acompanhar e atualizar as despesas e lucros do evento.

Aprenda com os erros de eventos anteriores e os transforme em aprendizado, para que você possa organizar eventos cada vez melhores.

 #Dica: Não ofereça apenas pacotes convencionais aos seus patrocinadores. Trabalhe junto com eles para que você possa descobrir o os objetivos que desejam alcançar e colabore para oferecer uma parceria valiosa e duradoura. 

Leia Mais: Como gerar valor aos patrocinadores do seu evento. 

12. Saia da caixa e aumente o seu budget:

Ainda não começou a aproveitar seus recursos? Essa é a hora de usar a criatividade para promover o seu evento e proporcionar uma experiência incrível aos seus participantes. Sabemos que os custos de marketing não podem ser eliminados, mas é possível tomar decisões inteligentes sobre como administrar o recurso que você destinou.

Tenha sempre em mente as seguintes ações:

  • Divulgação com a ajuda de influenciadores;
  • Utilização de ferramentas de tecnologias gratuitas;
  • Parceria com marcas e empresas locais.

FASE 4: CRIE O SEU MODELO DE BUDGET

Se você está começando a criar um orçamento do zero para o seu evento, uma planilha em branco pode parecer bastante assustadora e, na maioria das vezes, tentar ajustar os seus dados financeiros em um modelo de orçamento desatualizado e copiado da internet, poderá tornar a sua vida mais complicada.

Felizmente, com apenas 5 perguntas, será possível desenvolver um orçamento para 2020 que provavelmente irá atendê-lo também nos próximos anos.

 As perguntas são:

  • Por que você está fazendo um orçamento? Especifique as necessidades do seu evento e faça uma divisão das principais áreas de gastos;
  • Quais são os seus custos exatos? Acompanhe a evolução do seu evento e liste os itens necessários em cada categoria;
  • Qual é a receita projetada para o evento? Faça uma estimativa do que você ganhará, incluindo a venda de ingressos, patrocinadores, fornecedores etc.;
  • Existem gastos variáveis desconhecidos para incluir no orçamento do seu evento? (reserva de emergência);
  • Você poderia facilitar o seu orçamento com tecnologias? Use aplicativos e outras ferramentas que ajudem a automatizar as tarefas orçamentárias e que facilitem o trabalho ao fornecerem um cenário financeiro mais preciso.

#Dica: Não tem facilidade com planilhas? Existem ferramentas simples que poderão auxiliá-lo no começo, como as Planilhas do Google, que não exigem download de software em seu computador e você ainda pode compartilhar e acompanhar as atualizações em tempo real com a sua equipe.