Para fazer um planejamento de show é preciso muita organização, uma equipe experiente, poder de liderança para estabelecer metas, e principalmente, prestar atenção a detalhes básicos, como leis de regulamentação, local adequado, perfil do público e atrações. Portanto, se você está no meio desse processo e não sabe por onde começar, fique tranquilo! Vamos te ajudar com um manual completo para que seu evento seja um sucesso de público. 

Primeiros passos 

Para começar o planejamento do show, faça uma lista do que será preciso organizar. Antes de sair contratando equipes e correndo atrás dos fornecedores, é muito importante que o evento esteja planejado e os custos estejam estimados para que tenha em mente o volume de dinheiro que esse espetáculo terá para ser usado. Dito isso, aqui vão algumas dicas para te ajudar a organizar um show, uma festa, ou até um festival.

Como escolher os artistas  

Na maioria das vezes a atração musical é a alma do evento de música. Faz sentido, portanto, escolher com atenção quem serão os componentes do seu line-up de acordo com o perfil do público. No pré-evento vale fazer uma pesquisa ou enquete para saber quais atrações seu público quer ver no show. Para te ajudar no planejamento, responda às perguntas: 

O artista cobra um cachê compatível com o orçamento do seu projeto? Ele representa uma força de público capaz de fazer com que suas vendas sejam significantes e você consiga ter gente no evento? Ele  terá disponibilidade para se apresentar na data do seu evento? Ele possui alguma demanda específica no Rider dele (tipo de equipamento usado, cenografia, som etc)?  Ele terá que se deslocar para ir ao seu evento? Virá de outra cidade ou outro país? Será necessário o acompanhamento deste artista durante a ida ao evento?

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“A Eventbrite acredita que um evento bem-sucedido é aquele que fala a língua do seu público e busca proporcionar uma experiência positiva para os participantes. Afinal, eventos são a maneira mais comum de encontro de pessoas através de experiências ao vivo, portanto capriche na proposta de criação de valor do seu evento! O que sua marca tem de diferente? Como ela contribui para a cena do entretenimento? Você iria ao seu próprio evento?”, explica Renato Cavazzani, Executivo de Contas de Música da Eventbrite. 

Outra sugestões de Renato para escolher o artista do seu show é pesquisar alguns números nas redes sociais. “Procure descobrir quantos fãs o artista tem na região onde ocorrerá o evento. No Spotify, por exemplo, você consegue ver no perfil do artista (no menu “Sobre”), quantos seguidores este artista possui em cada cidade. Veja também o número de seguidores nas redes sociais, o alcance, curtidas das postagens e visualizações em vídeos do YouTube. Se você fizer isso comparando com artistas do mesmo gênero, poderá ter uma boa noção da relevância de público do artista”.

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Contratação de artistas

O processo de contratação de artistas ainda é desconhecido durante o planejamento de show, isso porque costuma ser um processo burocrático que envolve pontos mais detalhados, cláusula e valores. Para facilitar, juntamos alguns pontos os quais julgamos relevantes para que você tenha em mente na hora de assinar o contrato:

“Artistas geralmente cobram menos se contratados com mais antecipação. Portanto se você tiver tempo, busque contratar o artista assim que puder, desta forma você terá melhores condições de parcelamento assim como poderá negociar melhor o cachê”, conta o executivo.

Além do cachê colocado (valor cobrado exclusivamente para o artista se apresentar), há também os custos agregados que, às vezes, podem representar até mais do que o cachê colocado. Portanto, busque entender se o artista precisará se locomover, pois você será responsável pelo pagamento das passagens dele e da equipe dele. 

Se precisar de hospedagem, você também será responsável por isso. Veja quais mais são as necessidades do artista para que haja total transparência na hora de estruturar seus custos.

Toda contratação de artista envolve a assinatura de um contrato. Fique atento, portanto, aos prazos de pagamento, às demandas do artista e às obrigações que você tem como contratante.

Definição do local

A definição do local é parte essencial de um planejamento de show e de suma importância para o êxito do seu evento. Aqui também é preciso responder algumas perguntas: Ele comporta a quantidade de pessoas que você quer receber? O valor de locação é compatível com seu orçamento? Ele já possui algum tipo de estrutura como som, bar, banheiros, iluminação, cenografia, camarins, equipe de limpeza e staff ? Ele possui os alvarás e licenças necessárias para realização de eventos? O local é de fácil acesso?  Se não, como você poderá ajudar os seus clientes a chegarem no evento? Depois disso, fica fácil acertar os últimos detalhes e escolher o local adequado que inclui segurança, estrutura e conforto para os participantes. 

Lista de fornecedores

Esse é outro ponto crucial para o planejamento do show, pois os fornecedores serão os responsáveis por toda a estrutura do show e sem eles nada acontece. Se você já tem alguns contatos no universo da organização de eventos, a dica é pedir indicações de empresas de confiança para evitar surpresas no dia do evento. 

Para que seu show saia conforme o planejado, pedimos para que Renato listasse alguns fornecedores mais comuns que provavelmente estarão no seu evento. São eles: serviço de bar, serviço de catering, iluminação/cenografia, staff para operação de porta (bilheteria e check-in), seguranças, Hosts e Hostesses, plataforma para venda online de ingressos, produtores e equipe de limpeza. 

Escolha de data

Escolher a data ideal para a realização do evento está entre as etapas do planejamento de show que parece uma coisa simples pode se tornar um pesadelo! Se você quer que seu evento lote é imprescindível escolher um dia em que as pessoas estejam disponíveis. Procure pensar em todas as variáveis ao escolher o dia do evento: Haverá outros eventos na região? São eventos parecidos com o meu? Em que época do ano será o evento? Fará frio? Calor? Terá muita chance de chover no dia? A data está próxima ou em um feriado? As pessoas estarão viajando nesta data? 

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Negociação com órgãos públicos 

Separamos uma lista de informações adicionais que fazem parte da organização para você poderá consultar e aprender em maior detalhes sobre a parte burocrática e legal que envolve um evento. Não se esqueça que cada evento possui um tipo de configuração e você terá de considerar apenas alguns dos órgãos, licenças, taxas e impostos listados abaixo. Após as definições iniciais, é hora de correr para que toda a sua documentação esteja pronta dentro dos prazos. Não deixe para a última hora! 

CET

  • Controla os acessos ao local do evento;
  • Fecha e abre rotas alternativas;
  • Realiza a contenção de trânsito local.;
  • Orienta motoristas nos arredores do show.

 

Polícia Militar 

  • Auxilia na organização de filas;
  • Patrulha os arredores do show, a fim de evitar roubos e furtos;
  • Seu efetivo ajuda a conter brigas e discussões;
  • Revista de público;
  • Inibe o consumo de drogas em espetáculos.

 

Segurança

  • Avalia o local do show em termos de contingente de público;
  • Expede alvarás de funcionamento;
  • Aprova projetos de cenografia;
  • Aprova projetos de pirotecnia de shows;
  • Atesta o bom funcionamento das instalações do venue.

 

Bombeiros

  • Aprovação de projetos de pirotecnia;
  • Atestado de Brigada de Incêndio;
  • AVCB – Atestado de Vistoria de Corpo de Bombeiros;
  • Elaboração de Projetos;
  • Vistoria de geradores, eletricidade, barricadas, extintores de incêndio e saídas de emergência.

 

Juizado de menores 

  • Autorizações especiais;
  • Regulamentação e fiscalização de classificação etária.

 

Principais taxas/ impostos e pagamentos 

ISS – Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza é pago por prestadores de serviços e sua alíquota é de 5%. O valor é descontado direto da receita de bilheteria em casos de shows.

ECAD – O Ecad calcula os valores que devem ser pagos pelos usuários de música de acordo com os critérios do Regulamento de Arrecadação desenvolvido pelos próprios titulares, através de suas associações musicais. A alíquota é de 5% da receita da bilheteria, mas pode ser pago também com base na previsão do tamanho do evento.

Bombeiros – O laudo de vistoria dos bombeiros é um documento pago, e de muita importância, pois sem ele, o evento pode ser interditado. O pagamento é feito por metro quadrado da planta apresentada.

Imposto de Renda – Sim, o promotor de shows é um mortal e precisa pagar o IR sobre cada show que realiza. E esse imposto, sabemos, não é baixo!

Polícia Militar – Quando o evento é grande e exige o aumento do contingente ostensivo nos arredores do local, é necessário avisar o batalhão mais próximo. Mas esse policiamento não sai de graça: o pagamento é feito por hora trabalhada / quantidade de efetivo extra, colocado nas ruas.

CET – Desviar o trânsito e criar rotas alternativas no dia do seu show pode ser bem caro! A CET fecha valores de acordo com horas trabalhadas, previsão de carros circulando e leva em conta outros fatores.

ART – A ART deve ser emitida por um arquiteto ou engenheiro responsável por estrutura colocada em um show. O pagamento varia de empresa para empresa que presta esse serviço e emite o documento.

OMB / Sindicato dos Músicos – Tanto a Ordem dos Músicos do Brasil quanto o Sindicato dos Músicos recolhem taxas a serem pagas sobre o valor do contrato entre promotor e artista. Portanto, a base do cálculo geralmente é o valor do cachê do artista.

SATED – O SATED é o Sindicato dos Técnicos que trabalham em shows e espetáculos e também recolhe uma taxa por apresentação. A base de cálculo também é o valor do cachê pago pelo promotor ao artista.

Depois desse guia completo para planejamento de show, com certeza você vai tirar de letra cada etapa para a realização do seu evento, certo? A Eventbrite está aqui para facilitar todos os processos para a organização de eventos e deseja que seu show ou festival seja um verdadeiro sucesso!