Trabalhar em eventos
Trabalhar em eventos: veja dicas de profissionais da área!

Trabalhar em eventos é a meta de muitos profissionais que têm paixão por este mercado. E essa ocupação é, de fato, extremamente gratificante.

A função permite que você se relacione com pessoas inspiradoras, assim como possibilita que você tenha experiências incríveis e faça com que os participantes do seu encontro construam memórias que ficam para a história, uma vez que nenhum dia é igual ao outro.

Entretanto, é preciso saber que esta não é uma profissão para qualquer um. O trabalho pode ser difícil e exigente, já que requer habilidades que certas vezes não são tão simples de serem encontradas.

Trabalhar em eventos é cruzar criatividade, competência, personalidade (forte), agilidade e network de todas as pessoas da equipe. Sem essa junção de experiências e perfis, todos os eventos seriam iguais. Trabalhar com eventos é queimar numa fogueira todas as cartilhas, livros ou conceitos que você um dia tenha seguido ou aprendido, e começar sempre do zero”, avalia Pedro Moraes, especialista em produção executiva para eventos corporativos, reality shows e transmissão de eventos para TV, sendo pós-graduado em Gestão Avançada de Projetos de Arte e Entretenimento pela universidade Capilano University.

Isso mesmo, seguir nessa profissão é algo bem movimentado, cheio de altos e baixos. “Por mais preparados que a gente esteja, sempre aparece algo novo para aprender a lidar e às vezes temos que ter uma resposta rápida para conseguir lidar com imprevistos”, completa Ricardo Zanettini, especialista da Avalon Eventos.

E ainda tem outro ponto bastante importante, que é ressaltado por Giovana Maia: “Para trabalhar com eventos, realmente é preciso amar, pois o trabalho é muito duro, mas totalmente gratificante. Há sempre muito trabalho a ser feito, muitos detalhes a serem resolvidos.”

Pensando nisso, a Eventbrite conversou com esses três profissionais de destaque na área – tanto no Brasil quanto fora do país – e reúne no bate-papo a seguir os principais pontos aos quais você deve estar atento no pré, durante e pós-evento.

Confira as dicas de profissionais sobre como é trabalhar em eventos!

Faça as suas anotações e boa leitura!

Pré-evento

Não tem como negar: o processo de desenvolvimento, a metodologia e a pré-produção do evento são os pontos mais importantes e mais enriquecedores do que o resultado em si.

E antes de sentar para fazer o projeto, Moraes aconselha que você faça a seguinte pergunta: “Quais experiências e memórias eu quero criar para o público do meu evento?”.

Além disso, é nessa fase também que você deve fazer a previsão de público e de orçamento. “Se for menos gente, temos que acertar o orçamento, se for mais, temos que nos preparar para receber todos muito bem”, conta Zanettini.

Procure, ainda, estar com tudo muito alinhado entre clientes e fornecedores parceiros. “E mesmo com tudo resolvido, no dia do evento pode ter certeza que irão surgir inúmeras novas solicitações e eventualidades a serem solucionadas”, diz Giovana.

Outro ponto importante: o checklist! Apesar de cada um desenvolver a sua própria metodologia, lembre-se de que esse é um trabalho em constante desenvolvimento no processo de todos os planejadores e produtores e é preciso ter tudo muito bem organizado.

Confira: Checklist para o dia do evento – com 20 ações superimportantes

“Por isso, a lista de checagem deve ser minuciosa e abranger todo e qualquer item e detalhe do evento e estar alinhado com o tempos e movimentos do que vai acontecer”, conta, ainda, Giovana.

Assim, liste os pontos críticos e saiba se cada um deles está sendo bem supervisionado e cuidado por membros da equipe.

Durante o evento

Aqui, para trabalhar em eventos, você deve pensar em dois pontos essenciais: a equipe e o público. “Faça uma reunião de equipe – do técnico de TP (profissional responsável pela transmissão ao vivo do evento) até o garçom. Esses minutos antes da abertura de portas são os mais importantes de todo o evento e, se faltar algo, você estará à mercê de dezenas de conclusões ou decisões de uma equipe que não sabe exatamente quais são os objetivos ou KPIs”, ressalta Moraes.

É necessário que tudo esteja 200% claro para todos, pois, se alguma coisa der errado, a responsabilidade é sua, como coordenador.

“Quando você pensa no público, avalie qual o caminho que ele percorre. As portas estão sinalizadas? Onde é a chapelaria? O guarda-chuva está molhado, onde fica o porta guarda-chuvas? Quem vai pegar o convidado na porta do carro se estiver chovendo? Se coloque na pele do convidado e se pergunte absolutamente tudo da hora que chega, até a hora que vai embora. Se você fizer essas duas coisas, você não precisará se preocupar durante o evento, tudo dará certo”, completa o profissional.

Mas, caso ocorra alguma eventualidade, lembre-se de que é preciso ter uma equipe muito boa, cada um com a sua responsabilidade, e um coordenador geral para gerenciar tudo e resolver os problemas rapidamente para que o público não perceba nada e tenha um evento que além de satisfazer e agradar, também encante.

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Pós-evento

Certamente esta é a parte mais burocrática de todo o processo. Isso porque é aqui que acontece o fechamento fiscal, financeiro e relatórios para os clientes, além de ser quando você precisa juntar notas fiscais, gastos de verba de produção, desenvolver layout de apresentação post-mortem, borderôs, entre outros pontos bastante importantes.

“Por isso, junto com o cliente defina o que foi um sucesso e o que foi problemático para que os próximos eventos sejam cada vez mais assertivos e impactantes para o público-alvo”, aponta Zanettini.

Bons eventos! 😉