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6 dicas de excel para organizadores de eventos

Sorteios no excel e mais 5 dicas imperdíveis!

Sorteios no excel e mais 5 dicas imperdíveis!

À primeira vista, uma planilha de Excel cheia de dados do evento pode ser muito intimidante. O que todos aqueles dados significam? Por onde você deve começar?

O Microsoft Excel é um aplicativo versátil, com uma série de funcionalidades. Neste blog post, vamos analisar as 6 funções mais relevantes para os profissionais de eventos, explicar o que elas fazem, e te mostrar como aplicá-las. Falaremos sobre as funções PROCV, Tabelas Dinâmicas, Consolidação, Formatação Condicional, Correlação e Sorteios no Excel com a fórmula Aleatório.

Para quem também usa a Eventbrite, vamos dar dicas sobre como incorporar suas vendas e relatórios de participantes.

Vamos lá?!

 

1) Sorteios no excel com a fórmula Aleatório

O que é isso?

Os sorteios no excel podem ser feitos de forma simples com a função “Aleatório”. Esta fórmula do excel retorna um número aleatório real maior ou igual a 0 e menor que 1 distribuído uniformemente. A cada mudança na planilha, um novo número aleatório real é retornado.

Como ele pode te ajudar?

Como organizador de eventos, você deve saber que sorteios no excel podem ajudá-lo a impulsionar a divulgação e o engajamento do seu evento. E os sorteios no excel são mais simples do que parecem.

Como você faz isso?

Imagine que você queira fazer um sorteio no excel de uma caixa de som para um dos seus 50 primeiros inscritos. Veja como fazê-lo:

1) O primeiro passo para isso é extrair um relatório dos participantes (veja como fazê-lo com a Eventbrite clicando aqui) e abri-lo no excel.

2) Em seguida, selecione os e-mails dos primeiros 50 participantes inscritos e cole-os em uma nova aba.

3) Agora selecione estes dados, clique em “Inserir”,  “Tabela”.

4) Ao lado da coluna com os e-mails escreva no título “Sorteio” e no campo logo abaixo digite a seguinte fórmula: =ALEATÓRIO() (ou =RAND() se seu excel estiver em inglês) e pressione “enter”. Neste momento, o excel mostrará resultados entre 0 e 1 para cada e-mail que você tiver na lista. Note que a cada mudança que você fizer na planilha, estes números aleatórios mudarão. Então para que você não perca o resultado do primeiro sorteio feito, sugerimos que siga o próximo passo.

5) Selecione toda a coluna com os números aleatórios, clique em CTRL+C (Windows) ou Command+C (Mac) e, em seguida, clique em “início”, selecione a seta próxima a “Colar” e clique em “Colar Valores”.

6) Agora basta você identificar qual e-mail corresponde ao maior número de sorteio (àquele mais próximo de 1). Para isso selecione a coluna do sorteio, em seguida clique em “Início”, “Formatação Condicional”, “Regras de Primeiros/Últimos”, “Mais regras” e, finalmente, digite 1 e pressione “OK”. O excel irá destacar o maior valor daquele conjunto de dados, o que representa justamente o vencedor do sorteio!

Para saber mais informações sobre usando a fórmula Aleatório, acesse este link.

Viu só como é simples fazer sorteios no excel? Veja as nossas próximas dicas!

 

2) Formatação Condicional

O que é isso?

A formatação condicional no Excel permite que você formate células de acordo com o seu valor. Você pode destacar as células com uma determinada cor, aplicar uma cor no texto, ou mostrá-lo em negrito quando o valor da célula se encaixa em uma condição específica. Por exemplo, se o valor da célula for maior que 100, você pode determinar que a célula fique verde e seu texto em negrito.

Se o valor da célula não atender à condição que você criou, a célula permanecerá com a formatação padrão do excel. Uma célula pode ter até três condições de formato, cada uma com sua formatação. Por exemplo, se o valor foi maior que 200, você pode exibir o texto em vermelho, mas se o valor estiver entre 100 e 200, o texto será exibido em verde.

Como ela pode te  ajudar?

O recurso formatação condicional é muito útil para destacar itens importantes em um mar de dados como, por exemplo, quando você for fazer sorteios no excel (como mostramos no exemplo acima). Você pode ver facilmente despesas que ultrapassam o limite do orçamento do seu evento, checar quais participantes indicaram ter alergia ou restrições alimentares para considerar em seus planos de cardápio, ou destacar os pedidos feitos dentro de um determinado período.

Aproveite para ler o post: Cardápio para eventos: o que servir?

Como você faz isso?

Selecione o intervalo de células que deseja formatar. No menu clique em “Início”, em seguida em  “Formatação Condicional” e “Realçar Regras das Células”. Lá você encontra uma série de opções que permitem formatar células com um valor que é “maior que”, “menor que”, “entre”, e “igual a X”. Você pode até mesmo formatar células que contêm um texto específico ou uma data que cai dentro de um intervalo especificado .

Depois de ter feito sua seleção, um pop-up irá aparecer em quer você pode digitar o valor relevante e escolher como você deseja formatar a célula. O Excel fornece uma série de sugestões de formatação, mas se você quiser formatá-lo de outra forma selecione “Formato Personalizado”. Pressionando “OK” a formatação será aplicada.

Você também pode limpar a formatação selecionando “Limpar Regras” e escolhendo entre limpar as regras daquelas células selecionadas ou de toda a planilha.

Para mais informações sobre Formatação Condicional, acesse este link.

3) PROCV

O que é isso?

A fórmula PROCV (ou VLOOKUP, caso seu excel seja em inglês) permite pesquisar informações específicas na sua planilha. É semelhante ao hábito antigo de procurar o nome de uma pessoa em uma lista telefônica para obter seu número. O PROCV olha para um valor em uma coluna, e encontra seu valor correspondente na mesma linha em outra coluna. É especialmente útil se você tem uma grande quantidade de dados, de diferentes fontes.

Como ele pode te ajudar?

Se você quiser procurar qualquer informação sobre um pedido específico para o seu evento ou participante – tipo de ingresso, data do pedido, ou número de ingressos já vendidos – esta função te permite fazê-lo rapidamente.

Como você faz isso?

Escolha qualquer célula em branco em sua planilha e digite:

= PROCV(

Agora você precisa dizer ao Excel o que procurar. Suponha que a gente queira descobrir o endereço de e-mail correspondente a um número de pedido, e o número de pedido é 10350. A fórmula ficaria assim:

= PROCV (10350

Nota importante: Se você estiver procurando por uma informação de texto (ou um código que contém letras e números), é necessário colocá-la entre aspas como no exemplo abaixo:

= PROCV ( “cartaz”

Em seguida, você precisa dizer ao Excel onde ele deve procurar os dados, especificando o intervalo de células (o dado que você usa como referência – neste exemplo, o número de pedido 10350 – deve estar na primeira coluna deste intervalo de células. Caso contrário, você deve reorganizar as colunas para que fique assim). Então, se seus dados começam na célula A2 e se estendem até a C70 você deve digitar A2:C70, ou simplesmente, selecionar esse intervalo com o mouse.

A fórmula agora se parece com isso:

= PROCV (10350, A2:C70

Você também precisa especificar em qual coluna os dados que você quer buscar estão (no nosso exemplo, o e-mail). No entanto, você não deve simplesmente olhar o número da coluna em que este dado está, mas sim, contar a partir da sua coluna de referência (neste caso, a do número de pedido). Então, se o número de pedido na coluna A e o e-mail está na coluna C, isso equivale à 3ª coluna do seu intervalo de dados. Logo, você tem que digitar 3. Veja:

= PROCV (19970, A2: C70,3

Por fim, você deve indicar para o Excel se você está à procura de uma correspondência exata ou aproximada. No primeiro caso (exata) digite “falso” e no segundo (aproximada) digite “verdadeiro”. Em seguida, feche o parêntesis. A sua fórmula completa deve ficar assim:

= PROCV (19970, A2: C70,3,falso)

Agora pressione “enter” e o excel deve mostrar as informações que você está procurando.

Para mais informações sobre PROCV acesse este link.

 

4) Tabelas dinâmicas

O que é isso?

Tabelas dinâmicas são um dos recursos mais poderosos do Excel. Elas permitem agrupar dados de maneiras diferentes para que você faça comparações e encontre padrões. Este recurso é extremamente útil para analisar e tirar conclusões de grandes e complexos conjuntos de dados.

Por exemplo, se você quiser descobrir dados demográficos de participantes que compraram ingressos VIP, você criaria uma tabela dinâmica usando o tipo de ingresso e idade, tipo de ingresso e gênero ou tipo de ingresso e faixa de renda (supondo que você tinha pedido esses dados no momento da inscrição) para construir um perfil completo.

Como elas podem te ajudar?

Ser capaz de compreender a fundo suas vendas e dados de participantes é muito valioso para orientar suas atividades de marketing e vender mais ingressos/inscrições no futuro. Tomando o exemplo acima, se você descobriu que os ingressos VIP foram principalmente comprados por mulheres, com idades entre 30-40 anos e vivendo em São Paulo, você poderia focar mais neste grupo demográfico da próxima vez.

Quanto mais dados você tiver, mais inteligência você poderá extrair, por isso não deixe de usar a ferramenta de perguntas personalizadas da Eventbrite quando for criar o formulário de inscrição para o seu evento. Você também pode usar tabelas dinâmicas cruzando dados de vários eventos – basta usar o “Nome do evento” como o seu identificador único e, em seguida, quebrar os dados por evento. Veja a receita bruta de cada evento, a divisão entre mulheres e homens, ou quais canais de mídia social levaram participantes para o seu evento.

Leia também: Como coletar informações dos participantes de seu evento

Como você faz isso?

Clique no intervalo de dados que você deseja analisar, vá até a aba “Inserir” e clique em “Tabela Dinâmica”. Em seguida, clique em ‘OK’ no pop-up que aparecerá e o Excel irá criar uma tabela dinâmica em branco.

Uma caixinha se abrirá e você poderá escolher os campos que deseja analisar na tabela.  Nela você verá listados todos os nomes das colunas que você selecionou. Para indicar ao Excel como organizar a tabela dinâmica, arraste e solte o campo desejado para a seção “Linha”. Continuando com o exemplo acima, iríamos utilizar o “Tipo de ingresso”.

Agora precisamos dizer ao Excel com quais dados queremos comparar o “Tipo de ingresso”, que já selecionamos. Neste caso, você iria seleccionar “Idade” e arrastá-lo para a área de “Valores”. A tabela dinâmica será imediatamente atualizada e você verá quantos ingressos de cada tipo foram vendidos para cada  faixa etária.

Para mais informações sobre Tabela Dinâmica acesse este link.

 

5) Consolidação

O que é isso?

O recurso de consolidação permite mesclar e resumir dados de várias planilhas diferentes em uma única planilha mestre. É uma grande ferramenta para combinar dados quando várias pessoas trabalham com versões diferentes do mesmo arquivo.

Como ela pode te ajudar?

Se você tem diferentes departamentos ou equipes mantendo orçamentos separados, mas usando o mesmo modelo de planilha, você pode trabalhar com o gasto total do evento e realizar outros cálculos usando o recurso de consolidação.

Não deixe de acessar: Planejamento, Orçamento e Venda de Eventos: Kit com 4 ebooks + 2 planilhas

Como você faz isso?

Há duas maneiras de consolidar dados: por posição ou por categoria. Mas como consolidar por categoria é semelhante ao uso de uma tabela dinâmica, vamos nos concentrar na consolidação por posição.

Para que isso funcione, os dados em suas diferentes planilhas devem estar organizados na mesma ordem e usar os mesmos rótulos. Você pode até mesmo criar uma maneira de a planilha mestre ser atualizada automaticamente quando os arquivos de origem são atualizados.

Para obter o passo-a-passo detalhado sobre como consolidar por posição no Excel veja este documento da Microsoft.

 

6) Correlação

O que é isso?

O recurso de correlação no Excel te mostra o quão fortemente duas variáveis estão relacionadas entre si. Ele ajuda você a entender e explorar as relações lineares entre dois ou mais conjuntos de números. Por exemplo, se você quiser saber como o grau de satisfação dos participantes foi afetado pelo número de sessões das quais participaram, você poderia fazê-lo usando o recurso de correlação.

Duas variáveis podem ser correlacionadas de forma positiva (ou seja, mais de uma significa mais da outra) ou correlacionadas negativamente (mais de uma significa menos da outra).

Você também pode se interessar por: Como aproveitar feedbacks para crescer seu planejamento de eventos

Como ele pode te ajudar?

Além de ser capaz de medir o impacto da participação em várias sessões do evento na satisfação do participante, existem inúmeros outros fatores para escolher. Você poderia olhar para o preço do ingresso pago, em que dia do evento o participante foi, sua idade, ou mesmo a temperatura do ambiente – desde que o dado seja numérico, você pode medi-lo! Este tipo de conhecimento (que você não pode encontrar expressamente em formulários de feedback) pode te ajudar a fazer mudanças significativas nos seus eventos.

Como você faz isso?

Primeiro você precisa se certificar de que os dados que você deseja analisar estão localizados um ao lado do outro em duas colunas (lembrando que devem ser dados numéricos). Numa célula em branco digite o seguinte:

=CORREL(

Em seguida, selecione a coluna que contém um dos dados que você deseja correlacionar (em nosso exemplo, ela conteria os índices de satisfação dos participantes) e insira uma vírgula. Exemplo:

=CORREL(A1:A17,

Por fim, selecione a outra coluna que você deseja usar na correlação (em nosso exemplo, ela conteria o número de sessões das quais o participante participou) e feche o parêntesis. Lembrando que ela deve estar ao lado da primeira coluna selecionada. A sua fórmula agora deve ficar assim:

=CORREL(A1:A10,B1:B10)

Pressionando “enter”, o Excel trará o resultado da correlação entre os dois conjuntos de dados. Em estatística, a escala geralmente utilizada para representar a correlação entre dois fatores é a seguinte:

  •  >= 0,5 (maior ou igual a 0,5) significa uma grande correlação
  •  >= 0,3 (maior ou igual a 0,3) significa uma média correlação
  •  >=  0,1 (maior ou igual a 0,1) significa uma pequena correlação

Então, suponha que o resultado de nosso teste foi 0,59 (um número positivo). Poderíamos concluir que frequentar mais sessões deixou os participantes mais satisfeitos. Se o resultado fosse -0,59 (um número negativo) poderíamos concluir o oposto – que frequentar mais sessões fez os participantes menos satisfeitos.

Nota importante: Se você receber uma mensagem de erro da sua função Excel Correl, é provável que seja uma das seguintes:

  • #N/A – Ocorre se os intervalos de dados selecionados forem  de diferentes comprimentos.
  • #DIV/0! – Ocorre se um dos intervalos de dados selecionado for vazio ou se o desvio padrão dos seus valores for igual a zero.

Para mais informações sobre a Correlação de Dados, acesse este link.

Dominando algumas fórmulas simples, o Excel pode te fornecer um conhecimento valioso a partir dos dados de suas vendas, seus participantes e outros conjuntos de informação dos seus eventos. Aproveite estas dicas para se tornar cada vez mais um expert em eventos!

 

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Escrito por

Bem-vindo(a)! Sou entusiasta dos negócios de tecnologia desde o início de minha carreira. Ajudo organizadores de todos os tipos a simplificar a gestão de seus eventos e focar no mais importante: criar experiências inesquecíveis para os participantes.

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