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Como aproveitar feedbacks para crescer seu planejamento de eventos

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Trabalhar com eventos: como aproveitar feedbacks para crescer seu evento?

Post atualizado em setembro de 2017

Não tem como negar: por mais que você pense em cada detalhe, trabalhar com eventos sempre traz críticas construtivas a serem feitas. E quanto maior é o evento, mais provável é que nem todos os que participam fiquem completamente satisfeitos com a experiência, o que pode gerar feedbacks negativos.

Mas você não deve levar esse fato para o lado pessoal. Pelo contrário! O mais importante é descobrir onde errou e tirar proveito dos fatos apontados pelos participantes para que você melhore cada vez mais. Lembre-se de que os eventos de sucesso são aqueles que acolhem e valorizam a crítica como uma forma de crescer e melhorar.

Para desenvolver um encontro cada vez mais redondinho, é importante saber como encontrar, ouvir e incorporar esse lado negativo (que, na realidade, é construtivo). Essa é, inclusive, uma parte crucial do processo de crescimento, pois o feedback é um passo para se tornar cada vez melhor. Tenha na cabeça que a venda de ingressos é apenas um sinal de que o caminho está certo. Mas é o fato de deixar os participantes felizes com a experiência que faz com que trabalhar com eventos seja tão gratificante.

Ficou interessado em colocar essa estratégia em prática? Então siga os passos a seguir!

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Trabalhar com eventos: como conseguir feedbacks

Depois do evento, uma maneira fácil de ouvir os participantes é pedindo que eles deem suas opiniões. Para tanto, uma pesquisa deve ser enviada dentro de 24 horas passado o evento – e ela deve ser curta para que as pessoas topem participar.

Outro ponto importante: prefira respostas múltipla escolha, que são mais práticas para quem está participando da pesquisa. Elas, de alguma maneira, devem incluir um campo para que o entrevistado indique o tipo de participação que teve no evento, pois assim você terá mais informações na manga para usar a seu favor. Inclusive, você deve procurar saber os níveis de satisfação dos participantes ano a ano, pois assim você consegue determinar as mudanças que surtiram efeito e os pontos que precisam ser repensados.

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Inclua, também, a importante pergunta no questionário: Quão provável seria a sua recomendação desse evento para pessoas conhecidas? Os participantes que lhe derem de seis para baixo, numa escala de um a dez, são aqueles que merecem ainda mais sua atenção e com quem você precisa se preocupar mais. Isso porque os que passam os feedbacks negativos são os que farão com que você consiga reestruturar os pontos baixos do seu evento, fazendo um encontro de ainda mais sucesso nas próximas oportunidades.

Dica: Utilize a ferramenta de envio de e-mails da Eventbrite para mandar uma pesquisa pós-evento para os participantes e para manter contato com eles. Para a sua próxima grande organização, você pode enviar e-mail marketing avisando que mais um grande dia está a caminho e sendo preparado com muito carinho por você e sua equipe. É possível enviar até dois mil e-mails gratuitos por dia pela Eventbrite. Saiba mais aqui.

Quer mais uma boa maneira de receber opiniões? Fique ligado no que é dito nas redes sociais. Certamente, aqueles que comparecerem ao seu evento farão comentários por esse meio de comunicação, o que permite que você encontre referências, tanto positivas quanto negativas. Por exemplo, se você se deparar com uma queixa sobre os banheiros ou a qualidade do som, já sabe no que precisa trabalhar para as próximas oportunidades.

Por último, lembre-se de ouvir, também, os patrocinadores, que acabam passando a sua visão sobre o trabalho feito. Além de terem suas opiniões sobre os detalhes do evento, eles também podem ter ouvido queixas através de suas próprias pesquisas ou divulgação. Desta forma, certifique-se de que você está escutando todos os envolvidos para ter ainda mais sucesso no próximo encontro.

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Quando é preciso responder?

Em certos casos, o feedback precisa ser atendido. Para que entenda, receber a queixa de apenas uma pessoa falando que não havia suficientes opções de comida vegetariana pode não justificar uma ação mais próxima. Mas se vários participantes disserem o mesmo, significa que você não soube atender ao público bem o suficiente.

Em outros casos, no entanto, é preciso analisar o que vai, ou não, ser respondido. Isso porque certamente você também receberá queixas sobre pontos que estão fora do seu controle. O tempo ruim e um acidente de carro na estrada para o local, por exemplo, não são fatores que você possa interferir, já que são imprevistos.

Mas se o feedback for muito sério, responda diretamente ao participante explicando cada detalhe da queixa, assim como coloque na página do evento um posicionamento mais extenso, caso seja necessário. Neste caso, você pode até fazer uma mensagem mais pessoal, mostrando que é o líder do evento e que há alguém assumindo a responsabilidade pelo que deu errado, para que a pessoa perceba que você se preocupa com a opinião dela e que vai melhorar nas próximas oportunidades.

Por fim, se ao analisar as respostas houver um consenso crítico sobre o que deu errado, detalhe como será diferente na próxima vez, quando for feito o anúncio do evento que está por vir.

Bons feedbacks, bons eventos!

Está organizando o seu próximo evento? Conheça a Eventbrite!

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