Pré-evento

Como avaliar o seu evento com a análise SWOT?

 

Como fazer um planejamento de eventos?

Como fazer um planejamento de eventos?

Durante todo o desenvolvimento do projeto do seu evento, você só torcia para que tudo ocorresse da melhor maneira, e que aqueles possíveis imprevistos que listou no planejamento não acontecessem, certo? Pois sabemos que na prática não é bem assim. Ainda que nos dediquemos a cada detalhe, a possibilidade de algo não sair como o esperado, é considerável. E então, muitas vezes nos pegamos com a dúvida: como fazer um planejamento de eventos?

De todo modo o evento acontece e, para os clientes, no melhor dos cenários, foi um tremendo sucesso! Mas como bom organizador, você sabe que terá que fazer uma avaliação pós-evento para conseguir mensurar atitudes e escolhas que talvez não tenham apresentado tanta eficiência, e que exigem certo aperfeiçoamento para que os próximos sejam ainda melhores.

Pensando na necessidade de uma avaliação completa e de fácil entendimento, é interessante utilizar uma das ferramentas de planejamento mais utilizadas no mundo empresarial, a análise SWOT (também conhecida por FOFA), cuja prática conduz a um processo de melhoria contínua e, consequentemente, a um planejamento estratégico do evento seguinte.

Afinal, o que é análise SWOT e como fazer um planejamento de eventos?

O termo SWOT surge de um acrônimo das palavras “Strenghts, Weaknesses, Opportunities e Threats”, que significam respectivamente a sequência: Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. Para muitos, essa análise é conhecida e aplicada como FOFA, ou FFOA, utilizando a tradução direta para formar o acrônimo.

Embora soe complicada, a SWOT trata-se de um sistema muito simples de detalhamento utilizado para auxiliar no posicionamento estratégico de absolutamente qualquer assunto, e se adequa desde as micro e pequenas empresas, até as multinacionais.

Construída em quadrantes, a análise permite uma melhor visualização do seu negócio e, por que não, do seu evento? Os termos geralmente ficam dispostos desta forma:

Forças

Aqui você deverá colocar todos os pontos positivos do evento, o que deu certo e as características do seu trabalho como organizador que se mostram como vantagem para seu evento e até perante a concorrência. E você pode fazer questionamentos como:

  • Quais foram suas melhores atividades?
  • O planejamento foi coerente com a realização?
  • Quais fornecedores contribuíram para que o evento acontecesse com tranquilidade?
  • Qual o nível de engajamento dos participantes do evento?

Além disso, você pode avaliar pontos como:

  • A união da sua equipe
  • Os processos utilizados no planejamento que foram realmente eficientes
  • As parcerias com os fornecedores
  • A disposição da equipe do local para que os imprevistos fossem resolvidos
  • Qualidade dos materiais, equipamentos e alimentos contratados

Leia também: O que é plano de marketing e por que é importante para o sucesso do seu evento?

Fraquezas

Nesse quadrante você irá colocar tudo o que interfere ou prejudica seu evento de algum modo. É um dos pontos que exigem maior sinceridade na análise, reconhecendo as falhas do planejamento e até da execução do evento. Para tal, você pode pensar nas perguntas:

  • O briefing foi coletado de forma completa, ou faltaram informações que influenciaram em suas decisões?
  • Como foi a comunicação com seu cliente? E com seus fornecedores?
  • Os fornecedores estavam alinhados do que deveria acontecer no evento?
  • A equipe estava engajada para bem conduzir o evento?
  • A alimentação estava adequada? Houve algum constrangimento devido intolerâncias ao cardápio?
  • Os equipamentos contratados estavam de acordo com o ambiente?
  • Os prazos foram respeitados?

Esse tipo de questionamento deve ser visto como “oportunidades de melhoria” e não como “erros”. Desta forma, você conseguirá se preparar para os próximos eventos e transformar essas fraquezas em forças!

Oportunidades

As oportunidades se caracterizam por forças externas que acabam influenciando de forma positiva no seu evento, sendo que elas podem acontecer de diversas formas, exigindo assim pesquisas e/ou planejamento para prever minimamente as chances de acontecerem. Alguns exemplos a se considerar são:

  • Investimentos externos
  • Alteração da economia
  • Tendências de mercado que aumentem a procura por determinado tipo de evento
  • Lançamento de novas tecnologias
  • Algum evento que de alguma forma complemente o seu

Lembre-se de que as oportunidades estão relacionadas aos desejos do seu público, e conhecê-lo se torna ainda mais importante! Desta forma, você conseguirá prever os próximos eventos e transformá-los em algo certeiro.

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Ameaças

Completamente o oposto das oportunidades, as ameaças lidam com as forças externas que acabam influenciando negativamente seu evento e devem ser tratadas com muito cuidado, já que afetam também os resultados. Como exemplo, temos:

  • Clima: deve-se prever uma mudança no tempo para que os participantes e fornecedores estejam em condições confortáveis
  • Mudança de leis e permissões para o evento
  • Evento semelhante no mesmo período
  • Mão de obra desqualificada
  • Tecnologia desatualizada
  • Fatalidades

Aqui a análise vai além e considera muito a segurança do seu evento, o que poderia interferir no bom andamento? É importante considerar absolutamente todas as hipóteses, tanto no planejamento quanto no pós-evento. Afinal, o que aconteceu que infelizmente causou um retorno negativo?

Em resumo, abraçar a prática de realizar a análise SWOT em momentos estratégicos faz com que seu evento cresça cada vez mais em valor e qualidade. Há quem aplique a SWOT até na vida pessoal, então dá para ver o quanto ajuda, não é mesmo? Dedique-se ao olhar crítico para seu próprio evento, só assim você poderá elaborar melhor o planejamento, selecionar as práticas que pedem aperfeiçoamento, e garantir eventos de sucesso!

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Escrito por

Sou relações-públicas e trabalho com eventos há alguns anos. Vou trazer a vocês, dicas e novidades do mercado para que seus eventos sejam um sucesso, além de mostrar as diversas formas que a Eventbrite pode facilitar na concepção e execução dos seus projetos. Vem com a gente!

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