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Como organizar um festival

Como organizar festival

Como organizar um festival? Dicas do Lollapalloza e muito mais!

Os festivais estão na moda! Não é a toa que as pessoas estão procurando e desfrutando de experiências personalizadas como nunca antes.

Todos os dias do ano, em algum lugar do mundo uma data (ou ocasião) é celebrada na forma de um eventoExistem épocas específicas em que cada comunidade comemora algum acontecimento, vinculado a um tema em particular que os representa.

Festivais geralmente abrangem uma grande parte de uma comunidade, em alguns casos 100% de seus integrantes. Quando falamos de comunidade, não só fazemos referência a um povo inteiro ou a uma cidade: uma escola pode realizar um festival para seus alunos e familiares, um grupo de teatro pode ser o organizador de um festival regional ou um conjunto de bandas de um gênero musical específico pode organizar um festival de música.

Para ficar ligado nas tendências do mundos dos festivais e colocar seu próximo evento na rota do seu público-alvo, veja aqui como baixar o ebook O Futuro dos Festivais: 8 macrotendências que todo organizador precisa saber.

Normalmente, são eventos com frequência anual – ou seja, acontecem uma vez por ano. Alguns bons exemplos são os festivais de rock, jazz, cinema, dança, cerveja, inverno e aqueles que misturam muitas paixões como o Festival Forró da Lua Cheia.

Suas agendas são muito ricas e variadas com a participação de figuras consagradas, novos talentos e de um grande número de participantes que anseiam desfrutar das atividades oferecidas pelos organizadores de festivais.

Os festivais podem ter uma duração aproximada de um a sete dias. Dependendo do público que querem atingir são realizados pela tarde ou à noite, com jornadas de 2 a 4 horas ou até mais se tomarmos como exemplo os festivais de música. Podem ser gratuitos, com pagamento à vista ou com entrada mediante algum recurso caso tenha um fim solidário. A venda de cotas de patrocínio também ajudam (e muito!) a fechar a conta!

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Inúmeras atividades devem ser levadas em conta no planejamento de um evento, contudo há quatro pontos que queremos destacar para você prestar especial atenção na organização do seu próximo festival:

  • Local:
    Pesquise de um a três espaços fechados e/ou ao ar livre nos quais seja permitido executar as atividades programadas do seu festival. Por exemplo: se for colocar música, que a música possa ser ouvida no volume desejado!
    Tenha um cálculo aproximado da quantidade de presentes para que o local não acabe sendo enorme ou muito pequeno.
    Trace um plano B em caso de chuva, qual alternativa o local escolhido por você oferece em uma situação como essa?
    E sobre o layout e a decoração do espaço, leve em conta se o público permanecerá de pé, sentado no chão ou em cadeiras.
  • Programação:
    Os nomes, artistas ou marcas convidados a se apresentar no festival são de extrema importância porque são justamente os que poderão influenciar na convocatória massiva do público.
    Pense que a combinação de convidar figuras consagradas e novas bandas ou talentos vai fazer com que o nome do seu festival alcance públicos distintos, mais comunidades!
    Se a programação do seu festival contemplar atividades paralelas, respeite os tempos previstos para cada uma porque assim tanto o público presente como os artistas convidados poderão planejar melhor como desejam aproveitar ao máximo o seu evento.
    Avalie ter um personagem (como um mestre de cerimônia) para a abertura do evento e também para chamar e dar início à apresentação de cada um de seus convidados. Os festivais com programação variada utilizam-se desse recurso para agregar valor a cada evento de sua intensa agenda.
  • Infraestrutura e Equipamento:
    Não adianta conseguir a confirmação dos melhores nomes e artistas para seu festival (ou daqueles nomes mais desejados por você) e não contratar uma excelente ou a mais adequada infra para seu grande evento.
    Meses de planejamento e dedicação podem ir por água abaixo se o público tiver uma experiência ruim com o sistema de som, por exemplo.
    O mais seguro é identificar e contratar empresas e profissionais qualificados e com experiência comprovada nesses tipos de eventos.
    Pense também na segurança de todos os seus participantes (público e convidados); se precisar de um palco, a estrutura deverá suportar o peso máximo do equipamento e a quantidade de pessoas que se apresentarão ao mesmo tempo.
    Ainda sobre segurança e bem-estar, lembre que o local escolhido por você precisa ter as autorizações municipais ou estaduais como alvará de funcionamento e etc.
  • Logística:
    Reveja os trajetos que seu público irá utilizar para chegar ao local do evento. Será necessário ter estacionamento? Será necessário ter serviço noturno de linhas de ônibus?
    Os fornecedores contratados para seu festival, poderão trabalhar de madrugada? Como e onde deve acontecer a carga e descarga de materiais.

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Imagem: Festival Internacional de Cine de Mar del Plata

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