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Evento sob controle: 5 dicas para gerenciar o seu projeto

Gerenciamento de projetos

Gerenciamento de projetos para eventos: 5 dicas para ter tudo sob controle!

Produzir um evento não é tarefa fácil, mas já dizia Confúcio: “Escolhe um trabalho de que gostes e não terás que trabalhar nem um dia na tua vida”. É assim mesmo com os eventos, não importa o estresse, a pressão pré-evento, os imprevistos de última hora. Para quem ama o que faz, cada desafio é apenas mais uma tarefa, que será cumprida e quando terminar, deixará aprendizado e mais experiência para o organizador.

Porém, para que o dia a dia fique mais leve e menos complicado, é preciso ter um gerenciamento de projetos muito bem definido e organizado, a fim de que ele não se torne um conjunto de atividades soltas e desencontradas.

Pensando nisso, a Eventbrite Brasil separou algumas dicas importantes para que você possa gerenciar o seu evento de forma eficaz:

Como fazer um gerenciamento de projetos?

1. Planeje

Planeje muito. Você já deve ter lido bastante sobre planejamento aqui no blog da Eventbrite. E você continuará lendo, pois planejar é indispensável e é também o ponto de partida de todo projeto, de todos os eventos. Faça um briefing com todas as informações necessárias, pesquise e ordene as ideias para organizar o passo a passo de suas ações.

Um jeito bacana de organizar ideias e cada passo de um projeto é utilizar um mapa mental. Existem diversos aplicativos e softwares que fazem isso hoje em dia, um deles é o Mind Meister, que permite criar mapas mentais on-line, individuais e colaborativos.

2. Faça um cronograma invertido

Após definir a data do seu evento, agende as atividades de acordo com os prazos de entrega de cada fornecedor. Assim, você não corre o risco de chegar no dia do evento e faltar alguma coisa. Se o seu evento acontecerá daqui a 45 dias, organize para que tudo esteja em seu endereço em até 5 dias antes. Em último caso, e se nada sair como planejado, você ainda terá alguns dias para pensar em um plano B.

Leia também: 10 coisas que todo organizador de eventos deve saber antes de contratar serviços

3. Atente-se para a equipe de trabalho

Durante o gerenciamento de projetos de seus eventos, procure trabalhar com fornecedores e parceiros que possam emitir nota ou recibo. Dependendo do cliente, você vai precisar comprovar cada custo em detalhes e dificilmente ele aceitará um contrato que foi feito na base da conversa. Isso vale também para recepcionistas, seguranças, garçons, e outros profissionais. Além disso, a nota é uma garantia de que o seu fornecedor é organizado o suficiente para merecer sua confiança.

Confira: Como fazer seu evento crescer – checklist com 10 sugestões práticas

4. Busque patrocínio

Um evento bem alinhado é mais fácil de ser comercializado. Quanto mais você faz o gerenciamento do seu projeto para que tudo seja perfeito, mais credibilidade seu evento terá na hora de correr atrás dos patrocinadores. Foque naqueles que têm maior ligação com a temática, desta forma, ele já terá um bom motivo para abraçar a sua ideia.

5. Divulgue 

Um bom evento consegue atrair seu público-alvo, e para isso é necessário divulgar nos canais certos. Encontre a ferramenta mais indicada para quem você quer atingir e vá à luta! Redes sociais, newsletter, comercial, imprensa, e-mail marketing. Todas as possibilidades são válidas, desde que sejam adaptadas para o seu público-alvo. Eventos voltados para adolescentes, por exemplo, dificilmente terão adesão por meio de mídia impressa (será que eles ainda conhecem o jornal?).

Com ferramentas de gerenciamento de eventos e venda de ingressos e inscrições como a Eventbrite, é possível promover o seu evento de forma simples e eficaz. Os organizadores que utilizam a Eventbrite contam com 2 mil disparos de e-mails e convites por dia, integrações com diversos serviços que ajudam a elevar ainda mais a experiência de criação e promoção de eventos, como Survey Monkey, Mailchimp, Facebook, Spotify e mais. Conheça os aplicativos parceiros no Eventbrite Spectrum.

Conclusão: o importante é ter o domínio de onde se quer chegar, planejar, pesquisar e organizar. Assim, fica muito mais fácil gerenciar o seu projeto e fazer um evento de sucesso!

Boa sorte!

Este guest post foi escrito por Juliana Müller

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Escrito por

Olá! Sou Relações-Públicas e pós-graduada em Gestão de Negócios e Marketing. Atuo como Coordenadora de Comunicação e Eventos na Câmara Brasil-Alemanha, sou presidente da ABRP RS/SC e membro da ABRP Nacional. Fã incondicional do Lulu Santos, apaixonada por Girafas e milimetricamente organizada, trabalho com eventos corporativos desde 2006.

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