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Infográfico: passo a passo para organizar o seu evento

Como organizar um evento

Infográfico: como organizar um evento?

Organizar eventos é muito prazeroso e é uma tarefa que requer organização e paciência. No entanto, é preciso estar atento a alguns detalhes que fazem com que o encontro planejado dê certo e saia dentro do que foi pensado. Apenas um passo esquecido pode acabar atrapalhando todo o planejamento.

Para garantir que tudo vai dar certo é preciso seguir alguns passos importantes dentro deste universo. Isso não significa que eles representam pontos que geram tensão e dificuldade para o seu grande dia. Pelo contrário! São passos simples que dão aquela mãozinha do começo ao fim do evento.

Pensando nisso e para facilitar o seu trabalho, a Eventbrite elaborou um infográfico com o passo a passo e as dicas a seguir sobre como organizar um evento, para ajudar na hora de planejar o seu evento, fazendo com que  tenha muito sucesso. Pronto para pegar o papel e a caneta, e anotar tudo o que vem logo abaixo?

Passo 1: Tenha um objetivo definido

Antes de dar qualquer passo, é preciso que você tenha bem claro o motivo pelo qual o evento será realizado. A ideia é aumentar as vendas de um produto oferecido por sua empresa? Divulgar a sua marca? Compartilhar conhecimento por meio de um curso? Promover a discussão sobre um assunto em um workshop? Produzir um mega festival ou uma grande festa? Tudo isso deve fazer parte do seu planejamento para que você consiga fazer com que o encontro tenha uma finalidade clara.

Passo 2: Defina o formato

Ao pensar no encontro, é preciso, também, determinar qual o tipo de evento que você quer desenvolver. Mais do que isso: você precisa definir, também, que tipo de encontro atrai mais a atenção do seu público-alvo. Se for um formato de palestras, por exemplo, quem deve estar presente para fazer com que o seu objetivo seja alcançado? Pense em quais profissionais o público do evento gostaria de ver, assim como nos temas que devem ser abordados por eles.

Passo 3: Pense nos convidados

Ao definir o objetivo e o formato do seu evento, você precisa passar para o próximo passo: quais pessoas participarão desse encontro? Isso fará, inclusive, com que você possa fechar os passos que vêm a seguir. Aqui você ainda deve pensar se os participantes serão convidados, se precisarão se inscrever ou comprar ingressos. No segundo caso, disponibilize um site para eventos  com o objetivo de vender ingressos ou inscrições. Plataformas como a Eventbrite, oferecem tudo que o organizador precisa para lotar o seu evento, desde envio de convites por e-mail até relatórios que mostram como suas vendas estão indo e quais canais de divulgação você deve apostar mais.

Leia também: Como criar um hotsite grátis para o seu evento?

Passo 4: Feche uma data

Tente definir a data o quanto antes, pois assim você pode reservar o dia escolhido com os seus convidados, já que eles também já foram definidos. No entanto, ao pensar em quando seu evento será realizado, é preciso ter em mente, também, qual a melhor data tanto para a sua empresa quanto para as pessoas que você quer que estejam presentes no grande dia. Mais: esteja atento aos outros eventos que vão rolar no segmento em que atua.

Passo 5: Quanto você vai desembolsar

Quando você se perguntar: como organizar um evento? Tenha em mente que todo e qualquer evento precisa de verba para acontecer. Por isso, para que você não tenha surpresas lá na frente, faça um orçamento, pensando em possíveis parceiros e patrocinadores.

Aqui também é a hora de você fazer orçamentos dos itens e serviços que serão usados, assim como é ideal que você faça uma grande pesquisa de fornecedores para saber quais são os melhores preços praticados no mercado.

Baixe: Kit de planejamento, orçamento e venda de eventos

Passo 6: Determine o local

Este é outro ponto importante: definir onde você fará o encontro. Além de selecionar o melhor lugar para receber os seus convidados (o que pode acontecer dentro da sua empresa, num local oferecido por um parceiro ou em um espaço alugado), é preciso, ainda, que você pense na logística, definindo qual a melhor forma de os participantes chegarem ao lugar.

Além disso, pense no mobiliário e decoração que serão necessários para que o evento seja um sucesso, prevendo se será preciso alugar mais mesas e cadeiras, por exemplo. Defina, também, o que será servido para os presentes, pensando no cardápio que estará disponível. É recomendável que o evento, por menor que seja, ofereça ao menos café, suco e água.

Passo 7: Materiais para a organização

Coloque no papel o que você vai precisar de material para organizar e divulgar o seu evento. Crachá, caneta, flyer e cartazes estão dentro dessa lista, assim como os brindes, que podem ser sacolas ou bloquinhos de anotações, por exemplo.

Passo 8: Desenhe um plano B

É claro que você organiza cada detalhe pensando em não precisar se preocupar na hora H. Mas é sempre bom ter um plano B para todos os pontos do seu evento, porque imprevistos podem acontecer. O melhor, então, é já ter algo desenhado do que ser pego desprevenido, não acha?

Passo 9: Vender ingressos ou inscrições

Como mencionamos no passo 3, caso você venda ingressos ou inscrições para o seu evento, você irá precisar de um site de venda on-line de ingressos, e até mesmo, dependendo do tipo de evento, suas parcerias ou necessidades, de um PDV (ponto de venda). Ao invés de contratar uma empresa ou profissional para fazer um site para o seu evento, você pode ter um hotsite, que será criado e publicado exclusivamente para o evento que está organizando.

A maneira mais simples, rápida e fácil de fazer isso é escolher uma plataforma de gerenciamento e venda de ingressos e inscrições, criar seu evento, publicar e utilizar todas as ferramentas de divulgação e promoção disponíveis. No caso da Eventbrite, os organizadores de eventos contam com diversas soluções para todas as fases do evento e com mais de 170 parceiros que fazem parte do Eventbrite Spectrum, os aplicativos integrados com a plataforma que complementam a experiência de criação de eventos dos organizadores e produtores.

Passo 10: O grande dia

Deixe cada passo do evento planejado com um checklist, que deve ser repassado aos que estiverem envolvidos com o evento (tanto da sua empresa como fornecedores e prestadores de serviço). Isso minimiza as possíveis falhas e ainda faz com que o trabalho flua de forma mais organizada.

Agora, confira nosso infográfico com o passo a passo de como organizar um evento:

Como organizar um evento

Como organizar um evento? Veja nosso infográfico.

Está organizando o seu próximo evento? Conheça a Eventbrite!

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2 Comentários

Bianca Pacheco November 2, 2017 'Contestar', 'depth' => $depth ))); ?>

Receber o infográfico por email

    Fernanda Mizzin November 23, 2017 'Contestar', 'depth' => $depth ))); ?>

    Olá Bianca! Iremos te enviar o infográfico! 🙂

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