Durante o evento

9 dicas de logística para evitar o caos na entrada do evento

Melhor maneira de controlar entrada de convidados para portaria

Melhor maneira de controlar entrada de convidados para portaria

A produção de um evento envolve inúmeras etapas que precisam ser seguidas a risco, garantindo assim o sucesso ao final de todo o processo. E a logística é um item fundamental na cooperação desse êxito, principalmente quando falamos sobre o controle de entrada do público no local.

É comum nos depararmos, logo de início, com situações embaraçosas nas portas de eventos, como a desorganização de filas, falta de informação, segurança ou a passagem de fornecedores por vias indevidas, gerando aquele estresse que poderia ser evitado com alguns cuidados no planejamento de logística

Mas logística não é só transporte?

Ao contrário do que muitos pensam, a logística de eventos não está atrelada apenas ao transporte de equipamentos ou convidados, mas também ao processo de comunicação e alinhamento com fornecedores, estratégias para criar a melhor maneira de controlar entrada de convidados para portaria e reduzir filas, entre outros pontos que impactam diretamente na experiência dos participantes. 

De acordo com Denis Kim, gerente de operações local da Eventbrite Brasil, “o maior problema na porta de eventos é a falta de alinhamento entre fornecedores e organizadores de eventos”. O profissional também destaca a falta de hierarquia na tomada de decisões e o estabelecimento de prazos como um impasse nos processos de logística.

Estas falhas, em muitos casos, podem gerar aos clientes uma má impressão e a sensação de despreparo por parte dos produtores e responsáveis. Por isso, é preciso ficar atento a cada detalhe da produção, incluindo a entrada do evento e todo o seu processo de logística.

Confira 9 dicas de logística para garantir a melhor maneira de controlar entrada de convidados para portaria e evitar o caos:

1 – Entenda o seu evento

Cada evento é único e, por isso, cabe ao organizador compreender com exatidão de que forma os setores estão interligados, assim como as interações entre eles e suas peculiaridades. Caso tenha dificuldades em entender todos os aspectos do evento, não hesite em buscar auxílio ou a consultoria de especialistas que lhe oferecerão uma visão externa da criação do evento.

2 – Acompanhe o pré-evento

Dê o máximo de atenção à preparação e montagem do seu evento, corrigindo falhas na raiz de cada problema. Um organizador que se dedica ao pré-evento, sem dúvidas terá menos problemas durante a operação do evento, podendo assim, focar nos detalhes e proporcionar uma experiência completa ao público.

3 – Mantenha a comunicação com os fornecedores

Os fornecedores são a máquina que permite o evento funcionar. Portanto, é importante manter uma comunicação clara e aberta com eles, evitando possíveis brechas capazes de gerar problemas no fornecimento, logística de entrega ou até mesmo expectativas por parte da organização do evento. Destaque para as áreas responsáveis pelos fornecedores que são cruciais à operação, além de promover a interação entre eles quando o seu trabalho estiver interligado de alguma forma!

4 – Defina uma hierarquia

Estabeleça uma hierarquia clara nas tomadas de decisões referentes ao evento. Isso trará aos envolvidos uma melhor forma de solucionar os problemas, assim como a definição dos responsáveis por cada área e situações específicas, evitando divergências de informações nos processos.

Você também vai gostar de ver: O kit indispensável para o planejamento dos seus eventos em 2018

5 – Tenha um equipe de apoio na entrada

Em qualquer evento, é essencial que o público tenha à disposição pessoas preparadas para fornecer informações e tirar dúvidas dentro e fora do local. Portanto, é importante ter uma equipe de apoio auxiliando os participantes e ajudando no fluxo de entrada do evento, para organizar a lista de convidados, ter um controle de acesso organizado e preparado para resolver qualquer problema que possa surgir de última hora e também promover a melhor maneira de controlar entrada de convidados para portaria.

6 – Descentralize

Centralizar informações e tomadas de decisão apenas mantém a organização como um gargalo no processo decisório do evento. Defina a abrangência de atuação de fornecedores e equipe, deixando as decisões técnicas ou específicas de cada área a um especialista adequado.

Leia nossas dicas sobre a capacitação de equipe para um evento!

7 – Abra os portões com antecedência

Uma das causas de tumultos nas portas de eventos é o atraso na liberação da entrada dos participantes. Para que o fluxo ocorra com mais tranquilidade e você consiga organizar a melhor maneira de controlar entrada de convidados para portaria, abra os portões com, no mínimo, 2 horas de antecedência – dependendo do número de ingressos vendidos. Desta forma, o público terá mais tempo para se acomodar no local e, caso surja algum imprevisto, será possível resolver sem pressa.

8 – Todo evento é um “acidente controlado”

Prepare planos preventivos e ações para todas as situações que você considere críticas às suas operações. O protocolo Incident Command System (ICS) 100/200 é uma boa forma de compreender os desafios e preparar planos que ajudarão a solucionar futuros problemas na logística do evento.

9 – Agilize o check-in dos participantes

O seu público é quem irá avaliar e compartilhar as experiências vividas durante o evento. Portanto, preocupe-se em agilizar as entradas de forma organizada e segura, garantindo o máximo de aproveitamento dentro do local. Com o check-in do aplicativo Eventbrite Organizador você contará com a tecnologia avançada de uma plataforma líder global na gestão de eventos e vendas de ingressos, podendo escanear facilmente os códigos de barras ou Códigos QR dos ingressos, para aumentar a segurança e evitar fraudes, além de ter o controle simultâneo do número de participantes no local e promover a melhor maneira de controlar entrada de convidados para portaria.

Leia mais: App Eventbrite Organizador agora disponível também para Android

As vantagens da Eventbrite não param por aí… A nossa equipe de operações também poderá oferecer uma consultoria prévia, permitindo ao cliente entender os desafios inerentes à logística do evento, além de fornecer serviços, equipes e soluções adicionais que trazem ao produtor rapidez, segurança e controle sob o seu evento, tornando a entrada do público mais simples e agradável!

Está organizando o seu próximo evento? Conheça a Eventbrite!

Escrito por

Olá, eu sou o Gui Mendes, publicitário e produtor multimídia! Estarei por aqui semanalmente com dicas práticas, cases e diversos conteúdos relacionados ao mercado de eventos, para que o seu projeto saia na frente e se torne ainda maior! =)

Fazer comentários