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Como melhorar o meu evento?

produtor de eventos

A dúvida de todo produtor de eventos: como melhorar meus eventos?

Você se lembra de quando iniciou a carreira de produtor de eventos? Certamente esse período trouxe alguma insegurança, justamente pelo desafio de organizar algo com um planejamento tão bom quanto à expectativa do público a respeito do resultado final. É normal que surjam receios e até certa ansiedade, mas são sentimentos que se perdem à medida que se adquire experiência, embora saibamos também que essa não é a única forma de gerar uma produção incrível.

Mesmo os organizadores mais experientes já falharam em algum sentido, então é importante manter-se atualizado a respeito do mercado em que atua, ter olhar atento às inovações e formas de tornar seus eventos mais atrativos. Outra dica com relação ao perfil do profissional é estar aberto ao constante desafio de melhoria. Uma vez que você adota a prática de análise dos próprios processos utilizados na organização do seu evento, ele já começa a fugir da mesmice e torna os demais planejamentos mais críticos e, por consequência, assertivos.

Vale ressaltar que para aqueles que já começaram e adquiriram um know-how excelente na produção de eventos, deve-se ir além e atualizar também os estudos de marketing, comportamento do público e áreas correlatas, que possam estar ligadas ainda ao perfil dos eventos que costuma organizar. Além disso, existem algumas práticas que podem ajudar a melhorar o seu evento desde a fase do planejamento, e que também auxiliam quem está iniciando a carreira de organizador.

1. Construa um checklist amigo de todo produtor de eventos

Quem nunca criou um checklist que acabou não ajudando tanto assim no dia do evento? Já pode ter acontecido de você estruturar o documento e deixar escapar alguma informação, ou até de encher de conteúdos sem a estruturação e filtro necessários.

Embora alguns pontos comuns estejam presentes, a dica é organizá-los da melhor forma para que seu evento também se desenvolva melhor. Se necessário, faça alguns rascunhos e peça ajuda aos colegas para validar seu conteúdo e garantir que os pontos principais sejam cumpridos com excelência.

Confira: checklist para o dia do evento com 20 itens superimportantes

2. Invista no marketing

Uma falha cada vez mais frequente talvez seja pensar que o marketing é uma estratégia dispensável, mas você já pensou que é justamente essa prática a responsável por trazer pessoas ao seu evento?

Agora é a hora de investir no mapeamento do seu público e direcionar sua comunicação de forma ainda mais assertiva. Sejam cartazes, posts nas redes sociais, chamadas de rádio ou televisão, essas estratégias serão mais eficientes se houver o direcionamento correto.

3. Prevenir para não precisar remediar

À medida que forem surgindo pendências e até “pontas soltas” no planejamento, busque resolvê-las o quanto antes! Sabemos que imprevistos acontecem, e você deve estar pronto para solucioná-los assim que surgirem.

O ideal é que se faça um planejamento de riscos para o seu evento, e que já antecipe os planos B e C, caso o A dê errado. Tenha os fornecedores também alinhados às eventualidades que podem acontecer, dessa forma você terá como remanejar o planejamento também no dia do evento.

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4. Mantenha a calma!

Quando você inicia a carreira como produtor de eventos/organizador, uma das melhores características que se pode ter é saber manter a calma – mesmo que não seja lá tão fácil. Como dito no item anterior, vale investir em um mapeamento dos riscos que podem acometer seu evento. Porém, se algo der errado, você também deverá saber equilibrar razão e emoção de forma que tudo seja solucionado da forma mais tranquila para você e os participantes.

Lembre-se que a satisfação do seu público deve vir em primeiro lugar, principalmente se a falha afetá-los diretamente, caso contrário, a tendência é o problema ser resolvido com mais facilidade internamente e sem impactos na programação.

5. Experiência que faz crescer

Você já deve ter escutado que, como tudo na vida, são os erros e experiências que nos fazem crescer, certo? Pois com os eventos não poderia ser diferente. Por mais que cada um tenha suas particularidades, algumas situações podem ser parecidas e você deve estar atento para desenvolvê-las da melhor forma.

Para aprimorar seus conhecimentos, é interessante elaborar um caderno de anotações e feedback para guiá-lo nas ações futuras. Sente para conversar com seus colegas e gestores também! Eles certamente terão algum case para agregar ao seu conhecimento.

Algumas dessas práticas você pode ter adotado há anos, mas elas estão te levando para uma repetição de processos ou abrindo portas para novas produções? Muitas vezes, nos deparamos com briefings que pedem inovações, ou ferramentas de comunicação que nunca utilizamos, ou até aplicativos em alta no mercado que a princípio não nos parecia funcional. Pois estas são estratégias essenciais para renovar a forma que você organiza os eventos e principalmente os meios para melhorar o seu evento perante o público.

6. Comunicação atrativa

Quando você pensa em comunicação digital é normal que o Facebook apareça como primeiro item a ser criado, mas não é bem assim. Para que o seu evento tenha uma comunicação atrativa e com responsabilidade pela informação, é ainda mais interessante que comece com a criação de um site oficial – seja ele da sua agência ou propriamente do seu evento – e que também faça o link entre seus perfis nas redes sociais.

Para isso, nem sempre um web designer é necessário, já que existem ferramentas intuitivas onde você mesmo consegue criar a identidade do seu evento e personalizar os conteúdos à sua maneira. E então é só seguir a mesma linha nas demais plataformas, explorando o melhor dos vídeos, posts, hashtags, fotos e demais particularidades.

Leia também: Como criar um site profissional para seus eventos?

7. Aposte na tecnologia

Não é à toa que a venda de ingressos pela internet tornou-se o meio mais utilizado pelos organizadores de eventos, já que de forma rápida e segura os participantes do seu evento conseguem adquirir seus ingressos ou realizar sua inscrição pelo site, aplicativo e até por plataformas específicas.

Aqui o cuidado é apenas selecionar melhor as plataformas que serão utilizadas e a linguagem ideal para alcançar o público correto do seu evento. Mas além da facilidade do acesso remoto, o mundo digital oferece também ferramentas para te auxiliar em todos os processos do seu evento.

A própria Eventbrite oferece recursos ideias para o produtor de eventos incrementar o seu site, com widgets e formulários de inscrição, controlar o check-in dos participantes com o app Eventbrite Organizador, além de conteúdos e materiais para desenvolver um planejamento completo e objetivo para cada tipo de evento.

8. Crie uma divulgação eficiente

Uma divulgação eficiente é aquela que consegue explorar o melhor das plataformas selecionadas de acordo com o público-alvo e, principalmente o perfil do evento. Aqui a dica é estruturar os canais de comunicação para que a divulgação do seu evento aconteça de forma mais objetiva.

Para obter ainda mais sucesso como produtor de eventos, as estratégias de marketing serão suas aliadas na missão, auxiliando ainda no conteúdo de cada peça e seus objetivos específicos, tornando sua divulgação muito mais eficiente.

9. Dedique-se à imagem do seu evento

Muito além de produzir peças de comunicação bonitas, o produtor de eventos deve garantir que seu conteúdo se converse. Não há nada pior para o seu evento do que informações desalinhadas e contraditórias! Você mesmo pode criar os conteúdos, mas vale pedir para alguém de fora ler e verificar o entendimento.

A criação de design dos materiais para cada veículo deve caminhar muito unida à criação de conteúdo para que seja traçado um caminho que realmente conduza o participante à confirmação de presença no seu evento, sempre de forma sutil e polida.

10. Invista em atrações inovadoras

Nesse ponto é ainda mais relevante buscar o sentido real de “inovação”. O que seria isso que os cliente tanto pedem? A partir do momento em que você entende que inovar é simplesmente fazer o uso de algo aparentemente comum, de forma diferente e inusitada, seus eventos tendem a se destacar no mercado.

Inovação não precisa ser, necessariamente, o uso de tecnologia. Por exemplo, você já pensou em inserir uma peça de teatro em uma convenção de vendas? Ou utilizar personagens diferentes para a recepção? E que tal contratar um grupo de flash mob para chamar a atenção do seu público no lançamento de algum produto? São ações como essas que causam impacto nos participantes por meio da entrega de experiência.

Para melhorar o seu evento, o primeiro passo é buscar atualizações de mercado, ficar atento às oportunidades de inovação e se manter disposto ao constante aprendizado. Gostou das dicas que apresentamos? Vem conversar com a gente!

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Escrito por

Sou relações-públicas e trabalho com eventos há alguns anos. Vou trazer a vocês, dicas e novidades do mercado para que seus eventos sejam um sucesso, além de mostrar as diversas formas que a Eventbrite pode facilitar na concepção e execução dos seus projetos. Vem com a gente!

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